Software de RRHH para pymes: qué funciones son realmente imprescindibles
Una pyme de 18 empleados recibe una visita de la Inspección de Trabajo. El inspector solicita el registro horario de los últimos cuatro años, los contratos vigentes y la documentación de prevención de riesgos. El responsable administrativo tiene parte en papel, parte en correos y parte en Excel sin firmar. Resultado: tres actas de infracción y una sanción económica que podría haberse evitado con un sistema de archivo mínimamente ordenado.
Esta situación no es excepcional. Es uno de los escenarios más habituales que afrontan las pymes cuando se enfrentan a una inspección sin haber organizado previamente su documentación laboral. El problema casi nunca es mala voluntad: es desconocimiento de qué se exige exactamente y en qué formato.
Este artículo recorre las obligaciones laborales que toda empresa debe tener bajo control, con independencia de su tamaño, y explica cómo gestionarlas de forma práctica sin necesidad de interpretar el Boletín Oficial del Estado cada semana.
Desde la reforma del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores en 2019, todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena están obligadas a registrar diariamente la hora de inicio y fin de la jornada de cada empleado. Sin excepciones por tamaño de plantilla.
El registro debe cumplir tres condiciones básicas:
Las sanciones por incumplimiento están tipificadas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000, LISOS). La ausencia de registro horario se considera infracción grave, con multas que van de 751 a 7.500 euros por cada acta levantada. En plantillas con varios centros de trabajo o turnos no registrados, el importe puede multiplicarse.
Un error frecuente es pensar que anotar entradas y salidas en papel o en un Excel compartido es suficiente. Técnicamente puede serlo, pero en la práctica presenta problemas de integridad: no hay forma de acreditar que los datos no han sido modificados a posteriori. Los sistemas digitales de fichaje, con registro de marca de tiempo y conservación estructurada, eliminan ese riesgo.
El contrato de trabajo debe formalizarse por escrito en la mayoría de los casos. Desde la reforma laboral de 2022, el contrato indefinido es la modalidad ordinaria: los contratos temporales quedan restringidos a situaciones tasadas, y su uso injustificado puede derivar en la presunción de contrato indefinido con las consecuencias económicas correspondientes.
Más allá del tipo de contrato, hay cuatro aspectos que la Inspección revisa con frecuencia:
Conviene recordar que el convenio colectivo aplicable determina aspectos clave como la jornada máxima, las categorías, los complementos salariales o las condiciones de los descansos. Aplicar el convenio equivocado —o no aplicar ninguno cuando existe uno sectorial— es un riesgo real en muchas pymes sin asesoría laboral especializada.
El cumplimiento laboral no termina en firmar contratos y registrar horas. Hay un conjunto de documentos que deben estar archivados, accesibles y en buen orden:
En la práctica, muchas pymes acumulan estos documentos en carpetas físicas sin estructura, con copias incompletas o directamente sin archivar. Cuando llega una inspección o una demanda judicial, reconstruir el historial laboral de un empleado puede resultar complicado y costoso.
La digitalización de la documentación laboral resuelve este problema: permite localizar cualquier documento en segundos, garantiza que no se pierde ninguna versión y facilita el acceso a la gestoría o asesoría cuando lo necesita.
Tratar datos de empleados implica cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Muchas pymes asumen que el RGPD solo afecta a sus clientes. No es así.
Los datos de los empleados —nombre, DNI, cuenta bancaria, número de Seguridad Social, datos de salud en caso de baja, registros horarios, geolocalización— son datos personales sujetos a la normativa. Esto implica, como mínimo:
Un caso que genera dudas frecuentes es la geolocalización de empleados. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado criterios al respecto: el seguimiento de localización de trabajadores es admisible si existe una finalidad legítima, se informa previamente y es proporcional. Activarla fuera del horario laboral o sin informar al empleado vulnera el RGPD.
La Ley 10/2021 de trabajo a distancia estableció un marco obligatorio para las empresas que aplican el teletrabajo de forma regular. Concretamente, cuando el trabajo a distancia supera el 30% de la jornada en un periodo de referencia de tres meses (o el porcentaje equivalente según jornada), es obligatorio formalizar un acuerdo de trabajo a distancia por escrito.
Ese acuerdo debe incluir, entre otros aspectos:
Ignorar esta obligación expone a la empresa a sanciones por infracción grave según la LISOS. Además, el registro horario sigue siendo obligatorio en modalidad de teletrabajo: el hecho de que el empleado trabaje desde casa no exime a la empresa de registrar su jornada.
Otro aspecto que muchas empresas pasan por alto: el derecho a la desconexión digital. La LOPDGDD obliga a las empresas a contar con una política interna de desconexión digital, especialmente relevante en entornos de teletrabajo donde los límites de jornada se difuminan.
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales obliga a todas las empresas, con independencia del número de trabajadores, a evaluar los riesgos del puesto de trabajo y adoptar medidas preventivas. En empresas de menos de diez trabajadores, el empresario puede asumir directamente estas funciones si tiene la formación adecuada y su actividad no está incluida en el Anexo I del Reglamento de los Servicios de Prevención.
Lo que la Inspección comprueba habitualmente en una pyme:
Las infracciones en materia de prevención pueden ser graves o muy graves, con sanciones que superan los 40.000 euros en los casos más serios. No es un área en la que improvisar.
Una pyme de tamaño medio raramente tiene un director de RRHH. Lo habitual es que estas responsabilidades recaigan en el gerente, el administrativo o la gestoría externa. Eso no reduce las obligaciones, pero sí obliga a establecer un sistema de control mínimo que cualquiera pueda mantener.
Algunas medidas prácticas que funcionan en pymes de entre 5 y 50 empleados:
Imagina una empresa de logística con 22 empleados distribuidos en tres rutas distintas. Durante meses, el control horario se gestionó con llamadas al inicio y fin del turno y anotaciones en papel. Cuando la empresa creció y contrató personal nuevo, el sistema dejó de funcionar: había fichajes sin registrar, jornadas incompletas y discrepancias entre lo que los empleados recordaban y lo que figuraba en las hojas. Al digitalizar el fichaje con una aplicación móvil, no solo se resolvió el problema operativo: también quedó disponible el historial de los últimos meses de forma estructurada, accesible y exportable. Este tipo de escenario hipotético ilustra bien por qué el registro en papel tiene un límite claro cuando la empresa crece.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede actuar de oficio, por denuncia de un trabajador o en el marco de campañas sectoriales. En los últimos años ha habido campañas específicas sobre registro horario, trabajo no declarado, contratación temporal fraudulenta y condiciones de teletrabajo.
Cuando se produce una visita, el inspector puede solicitar en el acto:
No tener esa documentación disponible en el momento de la visita no suspende el acta: la empresa puede aportarla en el plazo que el inspector indique, pero la ausencia de registro en el momento del requerimiento ya puede ser constitutiva de infracción.
El mejor argumento ante una inspección no es la buena fe: es la documentación ordenada, completa y accesible. Eso es exactamente lo que diferencia a una empresa con un sistema mínimamente organizado de una que improvisa.
Si tu empresa aún gestiona el registro horario con papel o Excel sin estructura, puede ser el momento de valorar una herramienta digital que genere evidencia fiable, conserve los datos durante cuatro años y permita exportarlos en cualquier momento. Fitxa hace exactamente eso, con fichaje desde móvil o navegador y exportaciones listas para inspección o gestoría. Puedes probarlo sin coste durante 30 días en fitxa.es.
