Cuándo un Excel deja de ser suficiente para gestionar empleados
Imagina que tu mejor encargado se acerca el viernes por la tarde y te dice que el lunes no puede venir porque se casa su hermano. ¿Tienes que dejarle ir? ¿Cuántos días le corresponden? ¿Qué pasa si coincide con un día que ya tenía libre?
Estas dudas son muy habituales en pymes de 5 a 20 empleados, donde no siempre hay un departamento de RRHH que resuelva estas preguntas al momento. Y equivocarse, tanto negando un permiso que sí corresponde como concediéndolo sin saber cuáles son los límites, puede traer problemas innecesarios.
Esta guía te explica, en lenguaje directo, qué permisos retribuidos obliga la ley a conceder en 2026, cuántos días son y cómo puedes organizarlos sin complicaciones.
Un permiso retribuido es un derecho del trabajador a ausentarse del trabajo durante un tiempo determinado sin que eso le cueste días de vacaciones ni le suponga una pérdida de salario. Tú, como empresa, estás obligado a concederlo cuando se cumplen los requisitos.
No es una vacación. No es una baja médica. Es una ausencia justificada por una causa concreta que la ley reconoce expresamente.
El punto de partida legal es el artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores, que establece los mínimos que toda empresa debe respetar. Ojo: el convenio colectivo que aplique en tu sector puede ampliar estos derechos, pero nunca reducirlos.
Estos son los supuestos que reconoce el Estatuto de los Trabajadores. Los días indicados son días naturales salvo que se especifique lo contrario.
El empleado tiene derecho a 15 días naturales. Es el permiso más conocido y también el más generoso. Puede tomarlo antes, durante o después de la fecha del enlace, aunque lo habitual es que coincida con esa semana. Consulta tu convenio, porque algunos amplían este plazo o lo extienden también a las parejas de hecho.
Aquí es importante no confundir el permiso retribuido con el permiso de paternidad o maternidad. El permiso retribuido por nacimiento, que antes se conocía como permiso de paternidad de dos días, ha quedado prácticamente absorbido por el permiso de paternidad de 16 semanas. Para el progenitor que no da a luz, la referencia aplicable hoy es ese permiso de 16 semanas, gestionado a través de la Seguridad Social.
Sin embargo, sí pueden generarse días adicionales reconocidos por convenio o si el parto requiere hospitalización.
Cuando muere un familiar, el trabajador tiene derecho a ausentarse. Los días varían según el grado de parentesco:
Algunos convenios amplían estos días y también los extienden al cónyuge o pareja de hecho.
Mismos criterios que en el caso de fallecimiento: 2 días, o 4 días si hay desplazamiento. El motivo debe ser una enfermedad grave o una hospitalización, no una visita rutinaria al médico.
1 día. Sencillo y claro. Eso sí, el empleado deberá poder acreditarlo si se lo pides.
Incluye situaciones como votar (aunque en la práctica este permiso rara vez se ejerce porque el horario de apertura de las mesas electorales suele coincidir con el tiempo libre), ejercer como miembro de un jurado popular o asistir a un juicio como testigo citado. La duración es la estrictamente necesaria.
Los representantes de los trabajadores tienen horas retribuidas para el ejercicio de sus funciones. La cantidad depende del número de trabajadores en plantilla y está regulada también en el Estatuto de los Trabajadores.
El trabajador tiene derecho al tiempo necesario para asistir a exámenes cuando cursa estudios para obtener un título oficial. No aplica a formación privada ni a cursos sin reconocimiento oficial.
Pongamos un caso hipotético. Una ferretería familiar con ocho trabajadores recibe en la misma semana tres avisos: un empleado comunica que su padre ha sido hospitalizado, otro anuncia que se casa el sábado y necesita el lunes libre, y una tercera pide el día para trasladarse de piso.
Sin tener claro cómo funciona cada permiso, el gerente entra en pánico. Pero si aplica el Estatuto de los Trabajadores:
Tres situaciones distintas, tres respuestas distintas. Y las tres con obligación de conceder el permiso. El truco está en conocer las reglas antes de que llegue el aviso.
En general, los permisos deben disfrutarse en el momento en que ocurre el hecho que los motiva. Un permiso por fallecimiento no puede reservarse para más adelante. El matrimonio es una excepción, porque los 15 días pueden distribuirse con cierta flexibilidad alrededor de la fecha del enlace.
Si el empleado trabaja a turnos y el permiso cae en un día libre, la jurisprudencia no es completamente uniforme, aunque la tendencia general es que el permiso no se pierde: hay que disfrutarlo en días laborables. En caso de duda, conviene revisar lo que dice el convenio colectivo de tu sector.
Tienes derecho a pedir justificante. No para poner trabas, sino para tener constancia del motivo y protegerte ante una posible inspección.
Dependiendo del permiso, los documentos más habituales son:
Lo habitual es pedirlo a la vuelta, no antes. Exigir el documento antes de conceder el permiso puede generar tensión innecesaria y, en casos urgentes como un fallecimiento, no tiene mucho sentido.
Todo lo anterior son mínimos legales. Tu convenio puede mejorarlos. Hay sectores donde el permiso por fallecimiento de familiar de primer grado sube a 5 o incluso 6 días, o donde el traslado de domicilio pasa a 2 días.
Si no sabes qué convenio aplica en tu empresa o no lo tienes actualizado, es el momento de consultarlo. Tu asesoría laboral puede ayudarte a identificarlo y a resolver las dudas más frecuentes.
El problema real no es saber la ley. El problema es recordar quién pidió qué, cuándo lo disfrutó, qué justificante entregó y si el permiso quedó bien registrado en el historial laboral del empleado.
Con pocos empleados, un Excel puede funcionar al principio. Pero cuando tienes turnos distintos, personas en diferentes horarios o varias ausencias en la misma semana, el margen de error crece rápido.
En Fitxa puedes registrar este tipo de ausencias directamente desde el panel de gestión, asociarlas al tipo de permiso correspondiente y conservar el historial durante los cuatro años que exige la normativa. Así, si en algún momento hay una inspección o una discrepancia con un empleado, tienes todo documentado sin necesidad de buscar entre correos o notas en papel. Puedes probarlo gratis durante 30 días y ver si encaja con la forma en que ya trabajas.
