Registro horario en el período de prueba: obligaciones y buenas prácticas para pymes
Una pyme contrata a un nuevo empleado con un período de prueba de dos meses. Durante ese tiempo, el responsable de RRHH asume que la relación laboral es «provisional» y no activa el sistema de control horario hasta que el trabajador supera la prueba. Es un error habitual. Y puede generar un problema real si en ese período hay una visita de la Inspección de Trabajo.
La ley no distingue entre empleados en período de prueba y empleados consolidados a efectos del registro de jornada. Desde el primer día de trabajo, con independencia de la modalidad contractual, la empresa está obligada a registrar la jornada de ese trabajador.
El Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido del Estatuto de los Trabajadores, establece en su artículo 34.9 la obligación de todas las empresas de garantizar el registro diario de jornada. Este precepto no contiene ninguna excepción por tipo de contrato, fase de la relación laboral o modalidad de trabajo.
El período de prueba, regulado en el artículo 14 del mismo texto, es un acuerdo entre empresa y trabajador que permite a ambas partes resolver la relación sin indemnización ni preaviso durante el tiempo pactado. Pero durante ese tiempo existe una relación laboral plena: el trabajador cotiza, genera derechos y la empresa tiene todas las obligaciones del empleador. Eso incluye el registro horario.
El Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, y la interpretación posterior de la normativa por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social confirman que el deber de registro se extiende a cualquier trabajador con contrato vigente, sea cual sea su antigüedad o situación dentro de la empresa.
Los requisitos no varían por encontrarse el empleado en período de prueba. El registro debe incluir:
La empresa debe conservar los registros durante al menos cuatro años, según lo dispuesto en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Esto significa que incluso si el empleado no supera el período de prueba y causa baja a los veinte días, los registros de esos veinte días deben conservarse durante cuatro años desde su generación.
Es un detalle que muchas pymes pasan por alto: no basta con borrar el acceso al sistema cuando un trabajador se va. Los datos deben mantenerse accesibles para una eventual inspección o reclamación posterior.
Las sanciones por incumplimiento del registro horario se encuadran en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) como infracción grave. Las multas pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros por cada trabajador afectado, y la Inspección de Trabajo no tiene en cuenta si el empleado llevaba dos semanas o dos años en la empresa.
Además, la ausencia de registro puede complicar situaciones concretas del período de prueba:
Cada vez más pymes incorporan empleados que empiezan a trabajar en remoto desde el primer día, especialmente en perfiles técnicos o comerciales. En estos casos, el registro horario no solo sigue siendo obligatorio, sino que puede presentar dificultades prácticas si no se tiene un sistema digitalizado.
La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, no modifica la obligación de registro horario, pero sí plantea que la empresa debe garantizar que el trabajador pueda cumplir con el registro de forma efectiva independientemente del lugar desde el que trabaje. Un empleado en período de prueba que teletrabaja desde el primer día necesita acceso inmediato al sistema de fichaje, no una semana después de que alguien active su usuario.
Imaginemos una situación hipotética: una empresa de servicios incorpora a un técnico en modalidad teletrabajo con un período de prueba de tres meses. El departamento de IT tarda diez días en activar el acceso al software de fichaje. Esos diez días quedan sin registro. Si la Inspección solicita los registros, esos días aparecerán como un vacío. No hay excusa técnica que exima de la infracción.
El proceso de alta de un nuevo empleado en el sistema de control horario debe ocurrir antes de que empiece a trabajar, no después. Estas son las prácticas que reducen el riesgo:
El onboarding de un nuevo empleado debe tener un paso explícito de activación en el sistema de control horario. No depender de que alguien lo recuerde cuando ya lleva días trabajando. Si la empresa usa un sistema digital, el alta debe estar lista el día anterior al inicio, como máximo.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que el trabajador tenga información sobre cómo y cuándo fichar. En el período de prueba, esto debe comunicarse desde el primer día, idealmente por escrito. Una breve explicación del sistema de fichaje incluida en el kit de bienvenida cumple con este requisito y evita disputas posteriores sobre si el empleado «sabía» cómo registrar su jornada.
En los primeros días, conviene revisar que el nuevo empleado está fichando correctamente. No para controlar en exceso, sino para detectar problemas técnicos o de comprensión del sistema antes de que se acumulen días sin registro.
Si el trabajador causa baja durante el período de prueba, los registros deben conservarse cuatro años. Es recomendable que el proceso de baja en el sistema no elimine los datos, sino que los archive. Cualquier sistema digital serio debe permitir esto sin que el empleado activo ocupe licencia.
El contrato indica la jornada pactada. Los registros deben ser coherentes con esa jornada. Si el empleado en período de prueba trabaja de forma sistemática más horas de las contratadas, eso tiene implicaciones en horas extraordinarias, salario y posibles reclamaciones. La empresa debe detectarlo y gestionarlo, no ignorarlo porque «todavía está en pruebas».
Los datos del registro horario son datos personales. El tratamiento de esos datos está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Desde el primer fichaje, el empleado debe estar informado de:
Si la empresa utiliza geolocalización en el momento del fichaje, debe informar de ello de forma expresa. Esta información debe incluirse en el contrato o en un documento específico firmado por el trabajador antes de comenzar a trabajar, independientemente de si está en período de prueba o no.
Un empleado en período de prueba tiene los mismos derechos de acceso, rectificación y supresión que cualquier otro trabajador, con los límites que impone la obligación de conservación de cuatro años. Esto también aplica si no supera la prueba: la empresa debe poder responder a una solicitud de acceso de ese exempleado sobre los datos que conserva de él.
La Inspección no hace excepciones por el estado de la relación laboral. Si durante una visita de comprobación se detecta que hay trabajadores en período de prueba sin registro de jornada, la empresa puede recibir un requerimiento o directamente una propuesta de sanción, dependiendo del criterio del inspector y el historial de la empresa.
En la práctica, la Inspección puede detectar esta situación al cruzar los datos de altas en la Seguridad Social con los registros de jornada disponibles. Si hay una diferencia de días entre el alta y el primer registro, eso es un vacío que requiere explicación.
La mejor defensa ante una inspección es tener los registros completos desde el primer día. No hay argumento técnico ni organizativo que justifique la ausencia de registro durante el período de prueba.
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