Funciones básicas de RRHH que toda pyme debería tener controladas
Marcos Vidal
Una de las dudas más habituales en pymes pequeñas es si la obligación de llevar un registro horario les afecta realmente. La respuesta es sí, sin excepciones por número de trabajadores. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que todas las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de cada empleado, independientemente de si tienen 2 trabajadores o 200. La obligación existe desde mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019.
Esto tiene una implicación directa: una empresa de 8 personas que lleva los horarios en papel o en una hoja de cálculo compartida por WhatsApp no cumple con la normativa si ese sistema no garantiza la integridad, la conservación y la accesibilidad del registro durante al menos cuatro años. El tamaño de la empresa no cambia la exigencia; sí puede cambiar el nivel de complejidad de la solución que necesitas.
El Estatuto de los Trabajadores establece tres obligaciones concretas que deben cumplirse de forma simultánea:
Lo que la ley no especifica es el formato. Técnicamente, un registro en papel cumple la obligación formal. El problema viene cuando ese papel no puede presentarse de forma ordenada ante una inspección, o cuando no hay forma de demostrar que los datos no se han modificado a posteriori. Aquí es donde el fichaje digital aporta una ventaja práctica que no es menor: trazabilidad e integridad del registro.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede requerir el registro horario en cualquier momento. Según los criterios operativos de la propia Inspección, cuando se detectan irregularidades en el registro, la empresa debe aportar los datos completos de los últimos cuatro años. Un registro en papel que presenta tachaduras, correcciones o lagunas puede ser considerado inválido, lo que equivale a no tener registro.
Considera este escenario hipotético: una empresa de instalaciones eléctricas con 7 trabajadores lleva el control de presencia en un libro de firmas. Durante una visita de inspección motivada por una denuncia anónima, el inspector solicita los registros de los últimos dos años. El libro presenta hojas en blanco correspondientes a varios lunes de invierno y correcciones visibles en fechas coincidentes con festivos locales. Aunque la empresa no haya cometido ninguna irregularidad real en materia de horas, la debilidad probatoria del soporte puede derivar en un procedimiento sancionador por incumplimiento del registro.
Las sanciones por no llevar un registro horario adecuado se encuadran en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Una infracción grave puede suponer entre 751 y 7.500 euros. Para una pyme de 8 empleados, ese rango no es inocuo.
No hay una solución técnica obligatoria. Pero sí hay requisitos funcionales que el sistema elegido debe cubrir. Antes de decidir qué herramienta usar, conviene comprobar que permite:
Este último punto merece atención específica. Los datos de fichaje son datos personales vinculados a una relación laboral. Según el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos, la empresa debe informar a los trabajadores de que se recogen esos datos, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se conservan. Si el sistema de fichaje incluye geolocalización, la información previa y el criterio de proporcionalidad son obligatorios. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado criterios específicos sobre el uso de la geolocalización en el ámbito laboral que conviene consultar antes de activar esa funcionalidad.
Para empresas pequeñas con trabajadores en remoto, el registro horario plantea una dificultad adicional. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia no elimina la obligación de llevar el registro horario: lo mantiene íntegramente, con independencia de dónde trabaje el empleado. Tampoco permite una relajación en los criterios de fiabilidad del sistema.
En la práctica, esto significa que una solución que solo funciona cuando el trabajador está en la oficina no es suficiente. El fichaje debe poder realizarse desde cualquier dispositivo y ubicación. Para pymes con personal mixto —parte presencial, parte remoto— o con empleados que se desplazan entre clientes, un sistema accesible desde el móvil o el navegador resuelve este problema sin añadir complejidad operativa.
No toda empresa necesita el mismo nivel de sofisticación. Una empresa con tres trabajadores a jornada completa y horario fijo tiene una casuística diferente a una con siete empleados en turnos rotativos o con contrato a tiempo parcial. Precisamente en los contratos a tiempo parcial el registro horario tiene una relevancia especial: el artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores establece que el incumplimiento del registro en contratos a tiempo parcial puede implicar la presunción de que el contrato es a tiempo completo, con las consecuencias económicas que eso conlleva.
Una revisión periódica con la asesoría laboral debería incluir, como mínimo, verificar que el sistema de registro cubre todos los tipos de contrato de la plantilla, que los datos se conservan correctamente y que los trabajadores han sido informados conforme al RGPD. No es un trámite puntual: es parte del mantenimiento del cumplimiento normativo.
Para una empresa de menos de 10 empleados, el fichaje digital no es un requisito legal en sentido estricto, pero es la forma más segura de cumplir con todos los requisitos al mismo tiempo: trazabilidad, conservación durante cuatro años, exportación para inspecciones y cumplimiento del RGPD. Un sistema de papel funciona en condiciones ideales, pero expone a la empresa a riesgos probatorios que son fácilmente evitables.
Si tu empresa todavía gestiona el registro en papel o en hojas de cálculo, puede ser un buen momento para valorar una solución digital. Con Fitxa, el fichaje es accesible desde móvil o navegador, los registros se conservan durante cuatro años y los datos pueden exportarse en cualquier momento para tu asesoría o para una inspección. La prueba gratuita de 30 días no requiere compromiso y permite comprobar si se adapta a tu estructura antes de tomar ninguna decisión.
