Registro horario durante un ERTE: obligaciones, suspensiones y reincorporaciones
Marcos Vidal
Cuando una empresa activa un Expediente de Regulación Temporal de Empleo, la gestión del registro horario pasa a segundo plano casi de forma automática. La urgencia está en resolver el procedimiento administrativo, coordinar con la asesoría y comunicar a los trabajadores afectados. El control horario parece un problema menor, algo que ya se resolverá después.
Ese razonamiento tiene consecuencias prácticas. La Inspección de Trabajo ha prestado atención sostenida a la coherencia entre los registros horarios y las prestaciones percibidas durante los ERTE, especialmente desde el incremento de expedientes activados en 2020. Las inconsistencias documentales —trabajadores que figuran fichando en días de suspensión total, o jornadas registradas que contradicen el porcentaje de reducción comunicado a la Seguridad Social— han derivado en sanciones, requerimientos de reintegro y procedimientos administrativos que podrían haberse evitado con una gestión documental más ordenada desde el principio.
Este artículo explica con precisión qué ocurre con el registro horario en cada fase de un ERTE: durante la suspensión completa del contrato, durante la reducción de jornada y en el proceso de reincorporación. También se abordan las obligaciones de conservación de documentación, la prohibición de horas extraordinarias y los criterios que aplica la Inspección cuando revisa estos períodos.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de registrar diariamente la jornada de todos los trabajadores, con indicación de hora de inicio y hora de finalización. Esta obligación no desaparece porque la empresa active un ERTE. Su alcance depende de la modalidad del expediente, pero la norma sigue vigente como marco general.
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que desarrolló los requisitos del sistema de registro, fijó además la obligación de conservar esa documentación durante cuatro años. Este plazo coincide con el período de prescripción de las infracciones laborales más graves recogidas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, conocida como LISOS. No es una coincidencia menor: significa que la Inspección puede revisar los registros de un ERTE finalizado hace tres años si tiene motivos para hacerlo.
El sistema de registro puede adoptarse en papel, en formato digital o en cualquier otro soporte que garantice la fiabilidad y la trazabilidad de los datos. En la práctica, los sistemas digitales ofrecen ventajas claras durante un ERTE, porque permiten configurar estados por trabajador, filtrar registros por período y exportar datos estructurados que pueden cruzarse con la documentación del expediente.
Cuando el ERTE implica la suspensión completa del contrato de trabajo, el trabajador deja de prestar servicios durante el período acordado. No hay jornada, no hay horas que registrar. La obligación de fichaje queda en suspenso para esas personas durante ese período concreto.
Sin embargo, este escenario plantea una obligación diferente y que muchas empresas pasan por alto: dejar constancia documental clara de qué trabajadores han estado en suspensión, durante qué períodos exactos, y con qué fechas de inicio y de finalización. Esta documentación no es el registro horario en sentido estricto, pero es igualmente exigible y debe estar disponible ante una inspección.
Pensemos en un ejemplo práctico: una empresa de distribución con 18 trabajadores activa un ERTE de suspensión total entre el 15 de marzo y el 30 de junio. Si el sistema de fichaje digital sigue activo sin ningún ajuste, existe el riesgo de que algunos trabajadores fichen por inercia, por error o porque siguen teniendo acceso a la aplicación. Ese fichaje generaría un registro de jornada que contradice directamente la suspensión del contrato comunicada a la Seguridad Social. Ante una inspección, esa inconsistencia obliga a justificar lo ocurrido, y la justificación no siempre convence.
La solución no es desactivar el sistema de registro. Es configurarlo correctamente: marcar los trabajadores afectados como suspendidos durante el período comunicado, de forma que el sistema no genere registros de jornada para esas personas en esas fechas. Si el ERTE afecta a distintos grupos de trabajadores en períodos diferentes —algo habitual en expedientes por causas económicas con llamamientos escalonados—, cada grupo debe estar correctamente identificado y documentado por separado.
Esta separación también facilita la labor de la asesoría cuando tiene que responder a un requerimiento de la Inspección: en lugar de revisar un registro general mezclado, puede aportar directamente los datos filtrados por período y por situación contractual.
El ERTE de reducción de jornada es la modalidad que más carga de gestión genera desde el punto de vista del registro horario. El trabajador sigue prestando servicios, pero con una jornada reducida respecto a la habitual. La empresa comunica a la Seguridad Social un porcentaje de reducción —pongamos un 50% de la jornada ordinaria— y el trabajador percibe la parte proporcional de su salario más la prestación del SEPE correspondiente a las horas no trabajadas.
En este contexto, el registro horario cumple una función de verificación que va mucho más allá del cumplimiento formal: permite demostrar que la jornada realmente trabajada coincide con la comunicada a la Seguridad Social. Si hay discrepancias, el riesgo es doble: sanción administrativa por incumplimiento de las normas de registro y posible obligación de reintegrar prestaciones percibidas de forma incompatible con la jornada real.
La Inspección de Trabajo puede cruzar los registros horarios con los datos de cotización y con las prestaciones abonadas por el SEPE. Una empresa que comunica una reducción del 50% pero cuyos registros muestran jornadas completas o cercanas a la jornada ordinaria tiene un problema de muy difícil resolución documental.
Algunos criterios prácticos para gestionar el registro en un ERTE de reducción de jornada:
El artículo 47.5 del Estatuto de los Trabajadores prohíbe expresamente la realización de horas extraordinarias durante la vigencia de un ERTE, salvo en supuestos de fuerza mayor. Esta prohibición tiene una traducción directa en el registro horario: si el sistema detecta o registra horas fuera de la jornada acordada para el período de reducción, eso puede interpretarse como una infracción, independientemente de si las horas se han retribuido o no.
Esta es una de las áreas donde los sistemas de registro digital aportan más valor en términos de cumplimiento. Un sistema que permite configurar alertas cuando un trabajador en ERTE registra tiempo fuera de su jornada reducida permite corregir la situación antes de que se acumule. Un sistema en papel o basado en hojas de cálculo no ofrece esa capacidad de detección temprana: el problema solo se descubre cuando ya hay varios registros inconsistentes acumulados.
Vale la pena también recordar que la prohibición de horas extraordinarias no distingue entre horas pagadas y horas compensadas con descanso. Ambas están vedadas durante el ERTE. La confusión sobre este punto es habitual en empresas que tienen convenios colectivos que regulan la compensación por descanso como alternativa al pago.
La reincorporación de trabajadores tras un ERTE —ya sea por finalización del expediente o por llamamiento parcial— es la fase donde más errores documentales se producen. Y es también la fase donde la Inspección presta más atención, porque es el momento de transición entre una situación de prestación y la jornada habitual. Cualquier desajuste en las fechas o en la jornada registrada puede generar incompatibilidades con las prestaciones percibidas en el período inmediatamente anterior.
La reincorporación debe estar documentada con fecha precisa. El registro horario debe reflejar que el trabajador ha vuelto a fichar a partir de ese día concreto, no antes ni después. Si el trabajador se reincorpora antes de la fecha oficial comunicada a la Seguridad Social, sigue estando en situación de ERTE a efectos administrativos mientras trabaja: eso genera una incompatibilidad directa entre el registro horario y la prestación percibida.
Este error es más frecuente de lo que parece, especialmente en empresas donde la reincorporación se gestiona de forma informal —una llamada del responsable, un mensaje de WhatsApp— sin actualizar simultáneamente la comunicación administrativa. La consecuencia es que el registro horario y los sistemas de la Seguridad Social apuntan a fechas distintas.
En los ERTE de reducción de jornada con llamamientos parciales, la reincorporación puede ser gradual: un trabajador pasa del 30% de jornada al 60%, y semanas después al 100%. Cada cambio de porcentaje debe estar reflejado en el registro horario y debe coincidir exactamente con la comunicación enviada a la Seguridad Social. Una reincorporación progresiva mal documentada genera una cadena de inconsistencias que es muy difícil de justificar de forma retroactiva.
Si la reincorporación se realiza en modalidad de teletrabajo, la obligación de registro horario no cambia en absoluto. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores se aplica con independencia del lugar de prestación de servicios. El sistema de registro debe seguir capturando hora de inicio y hora de fin, con la misma exactitud que en presencia física. En este escenario, los sistemas de fichaje desde navegador o desde dispositivo móvil ofrecen una solución práctica que no requiere infraestructura adicional.
La obligación de conservar los registros horarios durante cuatro años se mantiene íntegra durante y después de un ERTE. Pero en el contexto de un expediente de regulación, esa conservación tiene una capa adicional de importancia: los registros pueden ser requeridos por la Inspección para verificar la coherencia con las prestaciones percibidas incluso años después de que el ERTE haya concluido.
Esto significa que no basta con conservar los fichajes en bruto. Para que la documentación sea útil ante una inspección, conviene conservar también:
La trazabilidad entre todos estos documentos es lo que permite defender la posición de la empresa ante una inspección. Si los registros existen pero no pueden cruzarse con el expediente administrativo ni con las comunicaciones a la Seguridad Social, la defensa es considerablemente más difícil. Un inspector que revisa un ERTE no revisa documentos aislados: revisa la coherencia del conjunto.
Las actuaciones de la Inspección de Trabajo en relación con los ERTE se han dirigido especialmente a verificar que las prestaciones percibidas por los trabajadores son compatibles con la actividad laboral real registrada. Los aspectos que se verifican habitualmente incluyen:
Las sanciones por incumplimiento del registro horario se tipifican en el artículo 7.5 de la LISOS como infracciones graves, con multas que pueden alcanzar los 7.500 euros por infracción. En el contexto de un ERTE, si además se detecta que los registros inconsistentes han permitido el cobro de prestaciones incompatibles con la jornada real, las consecuencias administrativas se suman a la posible obligación de reintegro ante el SEPE. Estas dos consecuencias son independientes: pueden concurrir simultáneamente.
Las asesorías laborales que gestionan los ERTE de sus clientes tienen una posición especialmente expuesta en todo este proceso. Son ellas las que coordinan las comunicaciones con la Seguridad Social, las que reciben los requerimientos de la Inspección y las que, en muchos casos, deben reconstruir la documentación cuando el cliente no la ha conservado adecuadamente.
Esa reconstrucción retroactiva es un problema real. Si el cliente no dispone de un sistema de registro fiable, la asesoría tiene que trabajar con datos fragmentarios: nóminas, partes manuales, correos electrónicos, capturas de pantalla. Ninguno de esos soportes ofrece la misma solidez que un registro horario digital con trazabilidad completa.
Desde el punto de vista de la asesoría, recomendar a los clientes un sistema de registro digital estructurado antes de activar un ERTE —o al menos durante el expediente— reduce considerablemente el riesgo documental y simplifica la respuesta ante cualquier requerimiento posterior. No es una cuestión de digitalización por principio: es una cuestión de tener los datos ordenados cuando se necesitan.
Una asesoría que gestiona varios clientes con ERTE activos simultáneos sabe que el control manual de los períodos de suspensión, los porcentajes de reducción y las fechas de reincorporación es un origen constante de errores documentales. Un registro en papel o en hojas de cálculo no ofrece garantías frente a una inspección: no distingue automáticamente entre trabajadores suspendidos y trabajadores activos, no alerta cuando alguien ficha en un período de suspensión, y no facilita la exportación ordenada de datos por período y por trabajador.
Un sistema de control horario digital que permita configurar el estado de cada trabajador —activo, suspendido, con jornada reducida a un porcentaje determinado— y exportar los registros filtrados por período facilita la documentación ante una inspección y reduce el margen de error en la gestión diaria. Fitxa permite registrar estos estados, conservar los fichajes durante cuatro años y exportar los datos en los formatos que habitualmente requieren las asesorías laborales. Si tienes varios expedientes activos o en proceso de cierre, la prueba gratuita de 30 días puede servir para evaluar si el volumen de gestión manual que estás asumiendo tiene una alternativa más controlada.
