Calendario laboral en la empresa: cómo configurarlo para cada centro de trabajo
Laura Martínez
Imagina que tienes una tienda con dos locales: uno en Madrid y otro en Sevilla. En Madrid, el festivo local del 15 de mayo (San Isidro) no se trabaja. En Sevilla, ese día es un día normal. Si aplicas el mismo calendario a los dos centros, vas a tener un problema.
Esto le pasa a muchas pymes más de lo que parece. No por dejadez, sino porque nadie les explicó que el calendario laboral no es uno solo para toda la empresa: es uno por centro de trabajo, adaptado a la localidad y al convenio colectivo que aplique.
En este artículo te explico cómo configurarlo correctamente, qué debes tener en cuenta y cómo evitar los errores más habituales.
El calendario laboral es el documento que recoge los días de trabajo, los festivos, los descansos semanales y la distribución de la jornada a lo largo del año. No es solo un listado de festivos nacionales: es la hoja de ruta de tu equipo para saber cuándo se trabaja y cuándo no.
Incluye, como mínimo:
La obligación de elaborar y publicar el calendario laboral está recogida en el artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores, que exige que esté expuesto en un lugar visible del centro de trabajo antes del 31 de diciembre del año anterior.
Aquí está el quid. Muchos gerentes de pymes creen que con publicar el calendario que les manda la Comunidad Autónoma ya está todo hecho. Pero hay tres capas que debes combinar:
Son los mismos para toda España. En 2024, por ejemplo, el 1 de enero (Año Nuevo), el 12 de octubre (Fiesta Nacional) o el 25 de diciembre (Navidad) son festivos en todos los centros de trabajo del país.
Cada comunidad autónoma tiene sus propios festivos, y cada municipio puede añadir hasta dos fiestas locales. Esos días no se trabajan en esa localidad, pero sí en el resto. Por eso, si tienes empleados en más de una ciudad, necesitas calendarios distintos.
El Ministerio de Trabajo publica cada año en el BOE el calendario de fiestas laborales, y cada comunidad completa el suyo. Puedes consultarlos en el portal del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social.
Muchos convenios sectoriales o de empresa modifican la jornada máxima anual, los descansos o cómo se distribuyen las horas. Antes de cerrar tu calendario, revisa qué dice el convenio que aplica a cada categoría de tus trabajadores. Si tienes dudas, tu asesoría laboral puede orientarte.
Con decenas de pymes que se enfrentan a esto cada año, los errores se repiten bastante:
Te lo resumo de forma práctica para que puedas hacerlo sin perderte:
Imagina una empresa de instalaciones eléctricas con sede en Zaragoza, un equipo en Zaragoza y otro desplazado en Teruel. Ambas ciudades están en Aragón, pero tienen fiestas locales distintas. El equipo de Zaragoza descansa el día de la Virgen del Pilar (que además coincide con festivo nacional el 12 de octubre), pero el equipo de Teruel tiene sus propias fiestas locales en agosto.
Si el gerente aplica el mismo calendario a los dos equipos, los trabajadores de Teruel van a perder festivos locales que les corresponden. Para una empresa pequeña eso puede generar reclamaciones, mal ambiente o directamente una denuncia a Inspección de Trabajo. Con dos calendarios distintos, cada equipo descansa cuando le corresponde y el cómputo anual de horas cuadra correctamente.
Las inspecciones de trabajo revisan habitualmente si el calendario está publicado, si se corresponde con los festivos oficiales y si el registro horario es coherente con la jornada pactada. Si el calendario no está o está mal configurado, puede ser el punto de partida de una infracción más amplia: horas extras no registradas, festivos trabajados sin compensar, diferencias entre lo pactado en contrato y lo realmente trabajado.
Las infracciones leves en materia de jornada pueden conllevar multas de entre 60 y 625 euros, y las graves pueden llegar a 6.250 euros, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
Configurar el calendario en papel o en un Excel compartido tiene un problema evidente: cuando hay cambios (un festivo local que se mueve, un empleado nuevo, un traslado) alguien tiene que actualizarlo manualmente y asegurarse de que todos lo tienen. Con una plantilla de veinte personas en tres ubicaciones, eso se complica rápido.
Con Fitxa puedes definir un calendario laboral distinto para cada centro de trabajo, asignar empleados a cada uno y controlar que el registro horario de cada persona sea coherente con su jornada y sus festivos. Si un trabajador ficha un día festivo en su localidad, el sistema lo recoge y puedes gestionarlo desde el mismo panel. Todo queda registrado y accesible durante los cuatro años que exige la normativa.
Si tienes entre 5 y 20 empleados y llevas el calendario a mano, puede merecer la pena probar cómo funciona durante 30 días de forma gratuita. La configuración inicial lleva menos tiempo del que parece.
