Cómo gestionar permisos de maternidad y paternidad en pequeñas empresas en España

 

¿Tienes una pequeña empresa y no sabes cómo actuar ante un permiso de maternidad o paternidad? No eres el único. Muchas pymes en España cometen errores al gestionar estas ausencias, ya sea por desconocimiento de la ley o por falta de recursos.

Además de cumplir con la legislación laboral, es clave tener un sistema que automatice la gestión de estas bajas, registre correctamente los días no trabajados y ayude al equipo a planificarse.

En este artículo te explicamos qué dice la ley en 2025, cómo aplicar los permisos correctamente y cómo una herramienta como Fitxa puede ayudarte a evitar errores y ahorrar tiempo.

 

Qué dice la ley sobre los permisos de maternidad y paternidad en 2025

En España, los permisos por nacimiento de hijo están regulados por el Estatuto de los Trabajadores y la Seguridad Social. A partir de 2021, la duración de los permisos de maternidad y paternidad se equiparó.

📌 Permiso por maternidad:

• 16 semanas de baja remunerada.

• 6 semanas obligatorias tras el parto.

• Las 10 semanas restantes pueden disfrutarse de forma flexible (incluso en periodos no continuados).

📌 Permiso por paternidad:

• 16 semanas también.

• 6 semanas obligatorias tras el nacimiento.

• Las otras 10 pueden distribuirse hasta los 12 meses del bebé.

💡 Ambos permisos son intransferibles, y deben comunicarse previamente a la empresa.

 

Obligaciones legales de la empresa

Como pyme, estás obligado a:

1. Respetar el permiso legal sin repercusiones para el trabajador.

2. Gestionar la comunicación con Seguridad Social (si lo haces internamente).

3. Registrar correctamente la ausencia desde el día 1.

4. Conservar el puesto de trabajo del empleado.

5. Facilitar la reincorporación una vez finalizado el permiso.

⛔ No registrar adecuadamente la baja o aplicar mal el calendario puede ser motivo de sanción en una inspección laboral.

 

Cómo gestionar correctamente estos permisos paso a paso

✅ Paso 1: Comunicación previa

Pide a tu empleado que comunique por escrito su intención de acogerse al permiso con al menos 15 días de antelación (siempre que sea posible).

✅ Paso 2: Documentación

Solicita el certificado médico del embarazo o la resolución de adopción, y guarda una copia.

✅ Paso 3: Registro de la ausencia

Registra la baja en tu sistema de RRHH o software de fichajes. En Fitxa, puedes dejar marcada la ausencia durante todo el periodo correspondiente.

✅ Paso 4: Información a la Seguridad Social

La prestación económica la tramita directamente el trabajador con el INSS, pero la empresa puede facilitar la documentación o gestionarlo con su gestoría.

✅ Paso 5: Reincorporación

Planifica el regreso del trabajador con antelación, y asegúrate de reactivar su calendario laboral en tu sistema.

 

Cómo ayuda Fitxa a gestionar las bajas por maternidad y paternidad

Fitxa es un software de control horario y ausencias que ayuda a automatizar la gestión de este tipo de permisos en pymes.

🧰 Funciones útiles:

• Registro de ausencias prolongadas con motivo justificado.

• Histórico accesible para inspecciones.

• Visualización de bajas en el calendario del equipo.

• Descarga de informes para gestoría o auditoría.

• Gestión digital sin papeles ni confusión.

📲 Con Fitxa puedes asegurarte de que estas ausencias quedan correctamente documentadas y alineadas con los requisitos legales.

 

Beneficios de automatizar la gestión de estos permisos

• ✅ Evitas errores administrativos que pueden costarte dinero.

• ✅ Ganas visibilidad sobre la disponibilidad del equipo.

• ✅ Reduces la carga del departamento de RRHH (o de ti mismo si no tienes uno).

• ✅ Demuestras profesionalidad ante tus empleados.

🧠 Recuerda que un permiso bien gestionado no solo es una obligación legal, sino una muestra de respeto hacia tu equipo.

 

Preguntas frecuentes sobre maternidad, paternidad y gestión en pymes

¿Puedo despedir a alguien en baja por maternidad o paternidad?
No. Hacerlo puede considerarse nulo. Solo se permite en casos muy justificados y documentados, ajenos al permiso.

¿Qué pasa si no registro correctamente la baja?
Puedes recibir una sanción en una inspección. Además, genera conflictos con la gestoría o el cálculo de nóminas.

¿Cómo justifico ante una inspección que he registrado bien la baja?
Con Fitxa puedes generar un informe que muestra los días de ausencia con la justificación correspondiente.

¿Fitxa gestiona también las prestaciones económicas?
No, pero te permite tener todo el registro laboral y de ausencias en orden, que es lo que necesita tu gestoría o la Seguridad Social.

 

Conclusión: una pyme también puede ser legal, eficiente y humana

Gestionar los permisos de maternidad y paternidad no tiene por qué ser complicado. Con un proceso claro y el uso de herramientas como Fitxa.es puedes automatizar registros, justificar ausencias y actuar con profesionalidad.

🎯 Cumple la ley, evita errores, y ofrece a tus empleados un entorno donde la conciliación no sea un problema.
Empieza hoy. Automatiza tu gestión con Fitxa.