Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
Adoptar un sistema de control horario digital no debería ser un dolor de cabeza. Sin embargo, muchas empresas retrasan su implantación por miedo al cambio, por la curva de aprendizaje o simplemente por falta de tiempo.
La realidad es que implantar un software de control horario puede hacerse en solo una semana, si se planifica bien y se elige una herramienta sencilla y flexible, como Fitxa.
En esta guía te mostramos un plan realista de 7 días para poner en marcha tu sistema de fichaje y cumplir la ley sin fricciones, sin estrés y con todo tu equipo alineado.
Antes de elegir una herramienta, revisa cómo gestionas ahora la jornada laboral:
¿Usas hojas de Excel o papel?
¿Tienes empleados en remoto o con horarios rotativos?
¿Quién supervisa los fichajes?
Define los problemas actuales (errores, olvidos, falta de visibilidad) y los objetivos que quieres conseguir.
Esto te ayudará a seleccionar el software más adecuado y a comunicar el cambio al equipo con claridad.
👉 Consejo: explica a los empleados por qué se implanta el sistema, destacando sus ventajas: más transparencia, menos papeleo y cumplimiento legal.
La clave para una implantación sin fricción está en elegir un sistema fácil, legal y adaptable.
Busca un software que ofrezca:
Fichaje desde el móvil o navegador.
Posibilidad de activar la geolocalización.
Gestión de vacaciones, ausencias y turnos.
Exportación a Excel o nóminas.
Cumplimiento RGPD y almacenamiento de datos durante 4 años.
Fitxa, por ejemplo, se adapta perfectamente a pymes y asesorías que buscan una solución simple, económica y multiempresa. No requiere instalación ni formación compleja.
Diseña un pequeño plan con tres elementos:
Quién lo lidera: asigna un responsable de RRHH o un manager.
Quién forma parte del piloto: elige un grupo pequeño para probar el sistema.
Qué pasos seguirán los empleados: cómo fichar, cómo ver sus horas y cómo solicitar ausencias.
Comunícalo con un correo o reunión breve. Lo importante es que todos sepan qué va a cambiar y cuándo.
Crea los usuarios, departamentos y horarios en la plataforma.
En Fitxa, este proceso tarda apenas unos minutos y puede hacerse desde el panel web.
Pide a los empleados del grupo piloto que fichen durante un día completo y revisa:
Si los fichajes se registran correctamente.
Si el horario y los descansos aparecen bien.
Si la app es intuitiva.
Anota cualquier duda o incidencia para resolverla antes del lanzamiento general.
Dedica una breve sesión (presencial o virtual) a explicar cómo se fichará a partir de ahora.
No hace falta una formación larga: basta con mostrar cómo entrar, cómo fichar y dónde consultar el registro.
Consejo: acompaña la sesión con una pequeña guía o vídeo explicativo. En Fitxa, por ejemplo, puedes enviar el enlace de acceso personalizado a cada empleado.
Refuerza la idea de que el sistema no es un control policial, sino una herramienta para proteger tanto a la empresa como al trabajador.
Durante los primeros días, es normal que surjan pequeñas dudas:
“Me he olvidado de fichar.”
“¿Puedo corregir un fichaje?”
“¿Qué hago si trabajo fuera de la oficina?”
Responde rápido y con empatía.
El objetivo de esta fase no es corregir errores, sino acompañar al equipo en la adaptación.
El panel de Fitxa te permite revisar fichajes, aprobar modificaciones y detectar incidencias con pocos clics.
Pasada la primera semana, revisa los resultados:
¿Todo el equipo está fichando correctamente?
¿Se han reducido las incidencias?
¿Cumples ya con la ley de registro de jornada?
Si la respuesta es sí, enhorabuena: has implantado tu control horario sin fricción.
A partir de aquí, podrás añadir más funciones como gestión de vacaciones, ausencias o documentación laboral para tener todo en un solo lugar.
Revisa los informes mensualmente.
Comunica cualquier cambio de horarios o turnos con antelación.
Actualiza permisos y usuarios cuando haya nuevas incorporaciones.
Refuerza la cultura de la puntualidad y la transparencia.
La implantación no acaba el día 7: lo importante es mantener el hábito y aprovechar el sistema para mejorar la organización y la confianza interna.
Digitalizar el control horario no tiene por qué ser un proceso lento ni complicado.
Con planificación, comunicación y una herramienta sencilla, tu empresa puede cumplir la ley, ganar eficiencia y mejorar la gestión del tiempo en solo una semana.
Fitxa te acompaña en todo el proceso con una configuración simple, soporte cercano y una interfaz intuitiva para tus empleados.
💬 ¿Listo para dar el paso?
Empieza hoy tu prueba gratuita y comprueba lo fácil que es implantar el control horario en 7 días con Fitxa.es
