Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
En 2026, la Inspección de Trabajo reforzará sus controles sobre el cumplimiento de la jornada laboral, la documentación y la protección de datos.
Cada año se incrementan las sanciones a empresas por no registrar correctamente las horas trabajadas o no conservar los datos durante el tiempo exigido.
La mayoría de los incumplimientos no se deben a mala fe, sino a falta de organización o desconocimiento.
Por eso, esta guía te ayudará a prepararte para una inspección de trabajo paso a paso, con un checklist completo que puedes revisar hoy mismo.
💡 Si cumples con esta lista, puedes recibir una inspección mañana y no tener nada que temer.
El objetivo principal de la Inspección no es sancionar, sino garantizar que se respetan los derechos laborales y las obligaciones empresariales.
En 2026, el foco estará en tres áreas clave:
Registro de jornada y control horario digital.
Cumplimiento del RGPD y trazabilidad de datos laborales.
Gestión documental (contratos, nóminas, vacaciones y bajas).
🧠 Si usas sistemas manuales o hojas Excel, es muy probable que no superes una inspección sin incidencias.
El registro de jornada es uno de los documentos que siempre pide la Inspección.
Y a partir de 2026, deberá estar en formato digital y trazable.
Registro de entrada, salida y pausas de cada trabajador.
Conservación de los datos durante 4 años.
Acceso inmediato para los empleados y los inspectores.
Registros inmutables (sin posibilidad de manipulación manual).
Si usas Excel, hojas firmadas o correos, no cumples.
La Inspección puede considerar tus registros inválidos y sancionarte con hasta 7.500 € por infracción.
Con Fitxa, cada fichaje queda registrado automáticamente y guardado en la nube:
Sin posibilidad de modificación manual.
Accesible 24/7 para inspección o trabajador.
Cumpliendo el RGPD y la normativa laboral.
📲 Un clic y tienes todo lo que necesita la Inspección.
Otro punto esencial es tener toda la documentación laboral actualizada y centralizada.
Esto incluye contratos, nóminas, justificantes, bajas médicas y renovaciones.
Copia de los contratos laborales firmados.
Registros de jornada y horas extra.
Documentos de vacaciones y ausencias.
Certificados de prevención de riesgos laborales.
Si tu documentación está dispersa entre correos, carpetas o papel, tardarás horas (o días) en reunirla.
Subes todos los documentos a la plataforma (por empleado o categoría).
Los empleados acceden a su propia documentación.
Los responsables pueden consultar o exportar informes al instante
📁 Tener todo en Fitxa es como tener tu gestoría y archivo en la nube.
El RGPD es otra de las áreas más vigiladas por la Inspección.
Recuerda: los datos laborales (horarios, contratos, nóminas, localización) son datos personales, y su mal uso puede acarrear sanciones adicionales.
Cifrado y almacenamiento seguro de los datos.
Servidores dentro de la Unión Europea.
Accesos limitados por rol o usuario.
Registro de cada acción sobre la información (trazabilidad).
Cifrado extremo a extremo.
Servidores en la UE.
Roles diferenciados: empleado, manager, administrador.
Historial completo de accesos y modificaciones.
🔐 Cumples la ley laboral y la de protección de datos con la misma herramienta.
Uno de los puntos más revisados es el cumplimiento del descanso mínimo entre jornadas y el registro de horas extra.
En 2026, la Inspección usará herramientas digitales para detectar desequilibrios y abusos.
Que las horas extra estén registradas y aprobadas.
Que se respeten los descansos mínimos (12 h entre jornadas, 36 h semanales).
Que las horas extraordinarias estén compensadas o pagadas.
Detecta automáticamente horas fuera del horario habitual.
Permite a los managers aprobar o compensar las horas extra.
Genera informes con los totales mensuales.
🧾 Si tus fichajes son digitales, el cálculo es automático y sin errores.
La gestión de vacaciones y ausencias también se revisa para comprobar que se respetan los derechos laborales.
Si las solicitudes se hacen por WhatsApp o correo, no hay constancia formal.
Registro de vacaciones y ausencias de los últimos años.
Políticas internas de aprobación y comunicación.
Justificantes de bajas médicas o permisos.
Solicitudes digitales desde el móvil o navegador.
Aprobación con un clic por parte del responsable.
Registro automático y exportable para auditoría.
🌴 Transparencia, orden y cumplimiento con cero papeleo.
Si tienes más de 50 empleados, estás obligado a tener un plan de igualdad.
Pero incluso con menos, la Inspección puede pedir tu registro salarial para comprobar que no hay diferencias injustificadas entre hombres y mujeres.
Informe retributivo actualizado.
Justificación de diferencias (si las hay).
Documentación del convenio aplicable.
Fitxa te ayuda exportando informes de jornada y roles, base para la creación del registro salarial.
⚖️ Igualdad y cumplimiento en un solo panel.
Una de las ventajas del control horario digital es la trazabilidad.
Los inspectores pueden pedirte registros de fichajes, ausencias o contratos de los últimos 4 años.
Con Fitxa:
Puedes exportar informes en PDF o Excel en segundos.
Filtrar por empleado, fecha o centro de trabajo.
Mostrar toda la actividad registrada con validez legal.
📈 Lo que antes tardabas horas en reunir, ahora lo haces en minutos.
Si recibes una visita o notificación, mantén la calma.
La mayoría de inspecciones se resuelven sin sanciones si puedes demostrar orden y transparencia.
Ten toda la documentación digitalizada.
Muestra los registros de jornada al instante.
Evita improvisar: no modifiques ni crees registros sobre la marcha.
Demuestra trazabilidad y acceso a la información.
Con Fitxa, basta con acceder al panel y generar el informe que te pidan.
Así transmites profesionalidad y confianza.
💬 Una empresa organizada rara vez tiene problemas en una inspección.
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Requisito |
Cumples |
|---|---|
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Registro digital de jornada |
☐ |
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Registros inalterables y guardados 4 años |
☐ |
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Documentación laboral organizada |
☐ |
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Protección de datos (RGPD) |
☐ |
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Registro de horas extra y descansos |
☐ |
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Gestión de vacaciones y ausencias |
☐ |
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Igualdad retributiva (si aplica) |
☐ |
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Informes digitales y trazables |
☐ |
Cuantos más ✅ marques, más tranquilo podrás dormir.
La mejor forma de afrontar una inspección laboral en 2026 es no tener nada que esconder.
Y eso solo se consigue con organización, digitalización y trazabilidad.
Con Fitxa, cumples con todos los requisitos desde un solo lugar:
Control horario digital homologado.
Gestión documental y de vacaciones.
Seguridad RGPD y generación de informes instantánea.
🧩 Lo que antes era un quebradero de cabeza, ahora se resuelve con un clic.
👉 Descubre Fitxa y mantén tu empresa siempre lista: cumple la ley, evita sanciones y ahorra tiempo cada día.
