Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
El control horario dejó de ser una opción hace tiempo: todas las empresas, incluidas las pymes, están obligadas a registrar la jornada diaria de sus empleados y conservarla durante 4 años.
Sin embargo, en 2026 muchas pequeñas empresas aún usan métodos precarios —hojas de Excel, papel o apps no pensadas para RR. HH.— que generan errores, duplican trabajo y complican el cumplimiento legal.
Un programa de control horario diseñado para pymes debe ser sencillo, económico y práctico, pero suficientemente sólido para cumplir la ley, evitar fraudes y facilitar la gestión diaria del equipo.
Aquí te contamos qué funciones son realmente esenciales en 2026 y cómo asegurarte de que eliges un sistema que no dé problemas a tu empresa ni a tu asesoría.
Muchas pymes no quieren un sistema complejo; quieren algo que funcione, que sea fácil de usar y que no dependa de instaladores ni servidores.
Las funciones esenciales no han cambiado, pero sí los estándares de seguridad, movilidad y trazabilidad.
En 2026, un buen programa debe ofrecer:
Simplicidad para empleados y responsables.
Registro fiable y trazable.
Exportaciones limpias para nóminas.
Cumplimiento completo del RGPD.
Precio ajustado al número de empleados activos.
El trabajo ya no ocurre solo en una oficina.
Comerciales, técnicos, repartidores y personal en remoto necesitan una forma rápida de registrar su jornada.
Por eso, en 2026 es imprescindible disponer de:
Fichaje desde móvil (app o navegador).
Fichaje desde ordenador para oficinas o teletrabajo.
Posibilidad de combinar métodos según el puesto.
En Fitxa, el fichaje puede hacerse desde cualquier dispositivo con conexión, sin instalaciones ni configuraciones complicadas.
La geolocalización no es obligatoria, pero sí muy útil para:
Equipos que trabajan fuera de la oficina.
Personal itinerante.
Empresas con varias ubicaciones.
Lo importante es que sea opcional, puntual y proporcional, como permite Fitxa: la ubicación se registra solo al fichar, nunca de forma continua, lo que cumple el RGPD y evita invasiones de privacidad.
Una pyme necesita saber quién está disponible y quién no.
El control horario debe integrarse con las ausencias para evitar solapamientos y mantener el negocio operativo.
Funciones esenciales:
Solicitud y aprobación de vacaciones.
Registro de bajas y justificantes.
Calendario completo del equipo.
Cómputo automático de días restantes.
En Fitxa, los empleados solicitan sus días desde el móvil y el responsable los aprueba con un clic.
Los documentos laborales suelen perderse entre correos o carpetas locales.
Un buen programa permite subir y centralizar documentos como:
Contratos.
Nóminas.
Justificantes.
Comunicaciones internas.
Fitxa permite guardar documentación por empleado o a nivel de empresa, ideal para asesorías y pymes que buscan orden sin complicarse.
En 2026, lo que marca la diferencia no es la automatización total, sino que el cierre mensual sea sencillo y limpio.
Las funciones esenciales son:
Exportar fichajes y ausencias en Excel o CSV.
Plantillas compatibles con programas de nóminas (A3, Sage, NominaSOL…).
Descarga manual pero rápida y libre de errores.
Estructuras estándar para evitar retrabajos.
Fitxa genera los reportes en segundos, listos para enviar a la asesoría.
La normativa es clara:
Los registros deben conservarse 4 años.
Deben estar disponibles para inspección.
Se debe garantizar veracidad y trazabilidad.
El tratamiento de datos debe cumplir el RGPD.
Un software fiable tiene:
Almacenamiento en servidores de la UE.
Cifrado de datos.
Roles y permisos diferenciados.
Auditoría de modificaciones.
Fitxa cumple estos requisitos, lo que da tranquilidad a la empresa y evita riesgos legales.
En 2026, muchos responsables gestionan equipos pequeños o varios centros.
Necesitan poder ver:
Quién ha fichado.
Quién falta.
Incidencias del día.
Horas totales por empleado.
Y las asesorías necesitan trabajar con varias empresas sin 20 plataformas distintas.
El modo multiempresa de Fitxa resuelve justo esa necesidad.
Antes de usar un software de control horario, esta pyme gestionaba fichajes en papel y enviaba un Excel desordenado a la asesoría cada mes.
Los retrasos y errores eran continuos.
Tras implantar Fitxa:
Cada empleado ficha desde el móvil.
RR. HH. aprueba vacaciones desde el panel.
La asesoría recibe un Excel limpio en segundos.
Los registros quedan guardados 4 años.
El resultado fue inmediato: menos errores, mejor organización y cierres de nómina un 70% más rápidos.
Simplicidad ante todo: si es complicado, nadie lo usará bien.
Movilidad: imprescindible para equipos híbridos o móviles.
Historial completo de ausencias: para evitar caos en vacaciones.
Exportaciones claras: la gestoría lo agradecerá.
Precio transparente: pagar solo por empleados activos, como en Fitxa.
Seguridad y cumplimiento normativo.
Si un software falla en alguno de estos puntos, a largo plazo generará más problemas que soluciones.
Las pymes no necesitan un sistema enorme, sino una herramienta ágil, clara y segura que resuelva lo esencial: fichajes fiables, ausencias controladas y reportes listos para nóminas.
Con Fitxa, una empresa pequeña puede gestionar el tiempo de su equipo sin complicaciones, sin instalaciones y con total cumplimiento de la ley.
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