¿Excel o Software? La mejor forma de Gestionar las Vacaciones de tus Empleados en 2025

 

Llega el verano, el equipo empieza a pedir vacaciones, y tú estás ahí… abriendo una hoja de Excel con fórmulas que solo tú entiendes. ¿Te suena? Si aún gestionas las vacaciones de tus empleados en Excel, no estás solo. Pero también puede que haya llegado el momento de evolucionar.

En este post te explicamos por qué tantas pymes están dejando atrás las hojas de cálculo para pasarse a un software de gestión de vacaciones, y cómo elegir la mejor opción para tu empresa en 2025.

 

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1. El método clásico: ¿Por qué aún usamos Excel para las vacaciones?

Excel es una herramienta útil, y eso nadie lo discute. Para muchas pequeñas empresas, es la forma más rápida y barata de organizar las solicitudes de vacaciones, los días libres y los festivos. Pero, ¿qué pasa a medida que el equipo crece?

Ventajas de usar Excel:

• Gratuito (ya lo tienes instalado).

• Personalizable.

• Familiar para la mayoría.
  
  

Pero... sus limitaciones son cada vez más visibles:

• No hay avisos automáticos de solapamientos.

• Se pierde el histórico fácilmente.

• Puede haber errores humanos al contar días o festivos.

• Los empleados no pueden ver el estado de sus solicitudes en tiempo real.

• Tienes que ir "a mano" comprobando el calendario laboral de cada uno.
  
  

💬 “Con 4 personas funcionaba bien. Pero con 15, empezamos a tener problemas de solapamientos, malentendidos y confusión. Ahí fue cuando buscamos una solución como Fitxa.”
— Testimonio real de cliente Fitxa.

 

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2. ¿Qué hace diferente a un software de gestión de vacaciones?

Un software de RRHH como Fitxa está pensado para automatizar procesos, mejorar la visibilidad y evitar errores. No se trata solo de “hacer lo mismo que en Excel, pero en bonito”. Va mucho más allá:

✔ Solicitudes desde el portal del empleado

Cada persona puede pedir sus vacaciones en unos clics. Tú (o los responsables) solo tenéis que aprobarlas o rechazarlas.

✔ Control de solapamientos

El sistema te avisa automáticamente si alguien más del mismo departamento o equipo ya tiene vacaciones en esas fechas.

✔ Calendario compartido

Todos pueden ver en qué fechas hay personas ausentes, festivos nacionales y vacaciones programadas.

✔ Días disponibles actualizados

Nada de ir sumando o restando en una celda. Fitxa calcula los días disponibles al instante, incluso si hay cambios durante el año.

✔ Histórico de ausencias y vacaciones

Tienes acceso a todos los datos de años anteriores, útil para auditorías o evaluaciones internas.

Ejemplo de cómo el equipo puede visualizar quién está de vacaciones en todo momento.

 

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3. Comparativa: Excel vs. Software

 

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4. ¿Cuándo deberías dar el salto?

Si tienes más de 5-10 empleados, o si:

• El responsable de RRHH pierde mucho tiempo gestionando días libres.

• Surgen errores o malentendidos entre empleados.

• No tienes visibilidad clara de quién está o no disponible.

• Estás preparando inspecciones laborales o auditorías.
  
  

... entonces es momento de considerar un cambio.

Además, un sistema como Fitxa no solo te permite gestionar vacaciones, sino que también centraliza el control horario, la documentación laboral y la información del empleado, en una sola plataforma.

 

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5. Ventajas adicionales con Fitxa

✅ Adaptado a PYMEs españolas: Fitxa se ha diseñado pensando en las pequeñas y medianas empresas de aquí, no en gigantes multinacionales.
✅ Cumple con la normativa vigente: Incluye registro horario, gestión de pausas y vacaciones según el Estatuto de los Trabajadores.
✅ Todo desde una sola plataforma: Control horario, vacaciones, documentos… todo en el mismo sitio.
✅ Fácil de implantar: Se configura en minutos y el equipo puede empezar a usarlo sin curva de aprendizaje.

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6. ¿Y el coste?

Muchos responsables de empresa piensan que un software de RRHH es caro. Pero lo que realmente cuesta es el tiempo perdido, los errores en la gestión y los conflictos internos por una mala organización.

Con Fitxa, puedes acceder a una solución completa, profesional y adaptada a pymes por solo 3,50 €/mes por empleado (IVA incluido).
Eso equivale a 42 € al año por empleado si eliges el pago mensual.

Pero si prefieres la modalidad anual, el coste se reduce aún más:
3 €/mes por empleado, es decir, 36 € al año pagados en un único pago.

 

💸 Esto supone un ahorro directo del 15% frente al pago mensual.

🧠 Un sistema profesional, legal y automatizado… por menos de lo que cuesta un café al mes.

 

Y si lo comparas con lo que cuesta seguir usando Excel —errores, solapamientos, pérdida de tiempo en RRHH— no hay color.

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Conclusión: ¿Excel o software? Tú decides, pero...

Si tu equipo es pequeño, muy estable y no tienes muchos días libres que coordinar, Excel puede seguir cumpliendo su función.

Pero si estás creciendo, o simplemente quieres dejar de hacer de administrativo y empezar a tener visibilidad real, delegar tareas y olvidarte de errores… el salto al software es inevitable.

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