Trazabilidad de fichajes: cómo evitar sanciones en inspecciones laborales
Cuando una empresa recibe una inspección de trabajo, no basta con decir que se lleva control horario.
La Inspección no pregunta si fichan, sino cómo se ficha, cómo se conservan los datos y si esos registros son fiables y trazables.
Aquí es donde muchas pymes fallan.
No por mala fe, sino por usar sistemas improvisados que no permiten demostrar qué pasó, cuándo pasó y quién lo modificó.
En este artículo te explico, de forma clara y práctica, qué significa realmente la trazabilidad de los fichajes, por qué es clave para evitar sanciones y cómo mantenerla sin complicarte la vida.
La base legal está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, pero en la práctica la Inspección revisa cinco puntos muy concretos:
Que el registro sea diario y real.
Que incluya hora de inicio y fin de jornada.
Que los datos sean inmodificables o auditables.
Que los registros se conserven durante 4 años.
Que estén disponibles de forma inmediata.
Si alguno de estos puntos falla, el registro puede considerarse no válido, aunque “exista”.
La trazabilidad significa poder responder, sin dudas, a estas preguntas:
¿Quién fichó?
¿Cuándo fichó exactamente?
¿Desde dónde (si aplica)?
¿Se modificó ese fichaje después?
¿Quién hizo la modificación y por qué?
Un sistema sin trazabilidad permite alterar datos sin dejar rastro, algo que la Inspección detecta rápido.
Muchos problemas habituales vienen de aquí:
Fichajes en Excel sin control de cambios.
Hojas en papel rellenadas a final de mes.
Registros “reconstruidos” después de una inspección.
Cambios manuales sin justificación.
En estos casos, la Inspección puede considerar que no existe un registro fiable de jornada, lo que conlleva sanciones que pueden ir de 626 € a 6.250 €, según gravedad.
No es una cuestión técnica: es probatoria.
Si no puedes demostrar la veracidad, el registro no sirve.
Un inspector no entra a valorar si el software es bonito o moderno.
Revisa cosas muy concretas:
Coherencia entre horarios y fichajes reales.
Registros completos, sin huecos sospechosos.
Historial de modificaciones.
Acceso inmediato a registros históricos.
Correspondencia con nóminas y contratos.
Por eso, un sistema simple pero trazable es mucho mejor que uno complejo pero opaco.
El fichaje debe hacerse cuando empieza y termina la jornada, no horas o días después.
Los sistemas que permiten rellenar jornadas a posteriori sin control rompen la trazabilidad.
En Fitxa, los fichajes se registran en el momento real, con sello temporal.
Cada fichaje debe estar vinculado a una persona concreta, con credenciales propias.
Evita sistemas compartidos sin identificación clara.
Los errores existen. Lo importante es que:
Queden registrados.
Tengan motivo.
Se sepa quién los hizo y cuándo.
Un cambio sin rastro es una señal de alarma en una inspección.
Guardar PDFs sueltos o Excel locales no garantiza conservación real.
Un sistema fiable conserva los datos automáticamente durante el plazo legal, sin depender de copias manuales.
En una inspección, el tiempo cuenta.
Si tardas días en encontrar los registros, el problema ya existe.
Fitxa permite acceder y exportar históricos completos en segundos.
No es obligatoria, pero puede reforzarla en ciertos puestos:
Técnicos en movilidad.
Multisede.
Trabajo fuera de oficina.
Eso sí, solo es válida si:
Se registra solo al fichar.
Está justificada por el puesto.
Se informa previamente al trabajador.
La geolocalización mal usada genera más problemas que beneficios.
Una pyme de 14 empleados recibe una inspección tras una denuncia.
Presenta fichajes en Excel rellenados a final de mes.
Problemas detectados:
Mismos horarios todos los días.
Sin sello temporal real.
Sin registro de cambios.
Resultado: sanción por registro no fiable.
Ese mismo escenario, con un sistema trazable, habría sido trivial de resolver.
“Ya lo pasamos luego a limpio”.
“Si hay inspección, lo exportamos”.
“Todos fichan igual, no pasa nada”.
“Es un Excel compartido, vale igual”.
Estos enfoques funcionan… hasta que no funcionan.
Un sistema como Fitxa está diseñado para cubrir justo lo que pide la Inspección:
Fichajes en tiempo real.
Identificación individual.
Historial y trazabilidad de cambios.
Conservación legal de 4 años.
Exportaciones inmediatas.
Cumplimiento RGPD.
Sin procesos complejos ni dependencia de “acordarse de guardar cosas”.
En una inspección laboral, no gana quien más explica, sino quien mejor demuestra.
La trazabilidad convierte el control horario en una prueba sólida, no en un papel sin valor.
Si tu sistema no puede responder con claridad a qué pasó, cuándo y quién, estás asumiendo un riesgo innecesario.
🛡️ Si quieres dormir tranquilo ante una inspección, empieza por tus fichajes.
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