Cómo elegir un software de control horario sin equivocarte (guía honesta)
Elegir un software de control horario parece sencillo hasta que no lo es.
Hay decenas de herramientas, comparativas interminables y promesas de automatización total. Pero cuando se trata de una obligación legal, no basta con que la interfaz sea bonita.
Un mal sistema no solo genera desorden.
Puede provocar sanciones, conflictos con empleados y horas extra de trabajo administrativo.
Esta guía no pretende venderte nada.
Pretende ayudarte a elegir con criterio.
El control horario no es opcional.
Es una obligación regulada.
Antes de comparar precios o diseños, comprueba que el software garantiza:
Registro diario real de entrada y salida.
Conservación de datos durante 4 años.
Acceso inmediato a históricos.
Identificación individual de cada trabajador.
Trazabilidad de modificaciones.
Si alguno de estos puntos no está claro, descártalo.
Un sistema excelente en teoría puede fracasar en la práctica si el equipo no lo usa correctamente.
Pregúntate:
¿Es fácil fichar desde el móvil o navegador?
¿Se entiende sin formación compleja?
¿Evita pasos innecesarios?
Si el sistema genera resistencia interna, el problema no será técnico, será operativo.
El control horario no termina en el fichaje.
Los datos deben servir para:
Calcular horas extra.
Preparar nóminas.
Enviarlos a la gestoría.
Comprueba que permite:
Exportaciones en Excel o CSV.
Datos claros y ordenados.
Separación entre jornada, ausencias y horas extra.
Si necesitas “limpiar” el archivo cada mes, el software no está bien planteado.
Si eres asesoría o gestionas varias sociedades, este punto es clave.
El sistema debe permitir:
Gestionar varias empresas desde un único panel.
Mantener datos totalmente separados.
Cambiar de empresa sin cerrar sesión.
Muchos softwares no están pensados para este escenario.
Los errores ocurren.
Lo importante es cómo se registran.
Un buen sistema debe dejar constancia de:
Qué fichaje se modificó.
Quién lo modificó.
Cuándo.
Por qué.
Modificar sin rastro es uno de los mayores riesgos ante inspección.
El control horario implica tratamiento de datos personales.
Asegúrate de que:
Cumple el RGPD.
Limita accesos por rol.
Informa adecuadamente al trabajador.
No utiliza geolocalización sin justificación.
La privacidad no es un detalle secundario.
Muchas pymes contratan herramientas pensadas para empresas de 200 empleados.
Antes de elegir, pregúntate:
¿Necesito un ERP completo o solo control horario y gestión básica?
¿Voy a usar realmente todas las funcionalidades?
¿Estoy pagando por módulos que no necesito?
Un software adecuado es el que cubre tus necesidades reales, no el que impresiona en una demo.
Desconfía si:
El precio es extremadamente bajo pero no se explican los requisitos legales.
No se especifica dónde se almacenan los datos.
No se menciona conservación de 4 años.
No hay exportación clara.
No se habla de trazabilidad.
El ahorro inicial puede convertirse en coste posterior.
Un sistema bien planteado:
Es fácil de usar.
Cumple la normativa sin depender de ajustes manuales.
Reduce trabajo administrativo.
Se integra con la realidad de la empresa.
Fitxa, por ejemplo, está diseñado para pymes y asesorías que necesitan:
Fichaje sencillo.
Gestión de ausencias y turnos.
Exportaciones claras.
Cumplimiento legal integrado.
Sin módulos innecesarios ni procesos complejos.
Una pyme eligió un software muy completo, pero difícil de usar.
Los empleados olvidaban fichar, las exportaciones eran confusas y la gestoría pedía aclaraciones constantes.
Al cambiar a un sistema más sencillo y adaptado a su tamaño:
El fichaje se volvió habitual.
Los datos cuadraron con nóminas.
El tiempo administrativo disminuyó.
Elegir bien no es elegir lo más grande, es elegir lo adecuado.
Elegir un software de control horario no debería basarse en la moda ni en la presión comercial.
Debe basarse en:
Cumplimiento legal.
Simplicidad operativa.
Coherencia con tu tamaño de empresa.
Calidad de los datos que genera.
Si analizas estos puntos con calma, evitarás decisiones precipitadas.
🧭 Antes de contratar, revisa si el software te simplifica el trabajo o te añade tareas nuevas.
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