Registro horario obligatorio en España: qué exige la ley en 2026
El registro horario obligatorio sigue siendo uno de los puntos que más dudas genera en pymes y asesorías en España.
Aunque la obligación existe desde 2019, en 2026 muchas empresas todavía no tienen claro qué exige exactamente la ley y qué puede provocar una sanción.
No basta con “tener algo donde se ficha”.
La normativa exige que el registro sea diario, real y verificable.
En esta guía te explico, sin tecnicismos innecesarios, qué exige la ley actualmente y cómo aplicarlo correctamente.
El registro horario obligatorio se regula a partir del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el Estatuto de los Trabajadores.
La obligación principal es clara:
Todas las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de cada trabajador.
Esto implica que el control horario:
Es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño.
Se aplica a trabajadores por cuenta ajena.
Debe conservarse durante 4 años.
Debe estar disponible ante la Inspección de Trabajo.
No es opcional ni depende del sector.
Deben registrar su jornada:
Trabajadores a jornada completa.
Trabajadores a tiempo parcial.
Empleados en teletrabajo.
Personal con horarios flexibles.
Turnos rotativos.
No están obligados (con matices):
Alta dirección.
Autónomos reales sin relación laboral.
Si existe relación laboral, existe obligación de registro.
La ley exige que el registro refleje:
Identidad del trabajador.
Fecha.
Hora concreta de inicio.
Hora concreta de finalización.
No es suficiente indicar “8 horas trabajadas”.
Debe registrarse el horario real.
Además, aunque no siempre es obligatorio registrar pausas, es recomendable cuando afectan al cómputo de jornada.
Los registros deben conservarse durante 4 años completos.
Durante ese tiempo deben:
Estar accesibles.
Ser legibles.
Mantener su integridad.
Poder mostrarse de inmediato ante inspección.
Perder históricos o no poder acceder a registros antiguos supone incumplimiento.
En una inspección, lo habitual es que se compruebe:
Que el registro existe y es diario.
Que los horarios no están “clonados” artificialmente.
Que los datos no se rellenan a posteriori.
Que hay coherencia con contratos y nóminas.
Que las horas extra están correctamente registradas.
El inspector no analiza el diseño del software, sino la fiabilidad del dato.
Las infracciones relacionadas con el registro horario pueden suponer multas que, en función de la gravedad, oscilan entre:
626 €
y 6.250 €
Además del importe económico, un incumplimiento puede derivar en:
Requerimientos adicionales.
Mayor frecuencia de inspecciones.
Conflictos laborales.
En muchos casos, la sanción no se debe a no fichar, sino a fichar mal.
La ley no impone un sistema concreto.
Puede hacerse mediante:
Software digital.
Aplicaciones móviles.
Navegador web.
Dispositivos compartidos (kiosko).
Lo importante es que el sistema:
Registre en tiempo real.
Identifique al trabajador.
No permita modificar sin rastro.
Permita conservar datos 4 años.
El método es libre; el resultado debe ser fiable.
No.
La geolocalización no es obligatoria y solo debe utilizarse cuando esté justificada por el puesto de trabajo.
Si se utiliza:
Debe limitarse al momento del fichaje.
Debe informarse previamente al trabajador.
Debe cumplir el RGPD y el principio de proporcionalidad.
Usarla sin necesidad puede generar problemas adicionales.
El registro horario implica tratamiento de datos personales.
Por tanto, debe cumplir el RGPD.
Es necesario:
Informar al trabajador sobre el tratamiento.
Limitar accesos según rol.
Proteger la información frente a accesos indebidos.
Evitar sistemas intrusivos.
La finalidad es registrar jornada, no monitorizar comportamiento.
A pesar de los años transcurridos desde la implantación de la norma, siguen repitiéndose errores:
Rellenar el registro a final de semana.
Usar Excel sin trazabilidad.
No registrar teletrabajo.
No conservar históricos completos.
Ajustar manualmente antes de nómina.
Estos fallos pueden invalidar el sistema ante inspección.
Cumplir la ley no requiere un sistema complejo.
Requiere:
Fichaje en tiempo real.
Reglas claras.
Revisión periódica.
Integración con ausencias y turnos.
Exportación sencilla para la gestoría.
Un software como Fitxa facilita estos puntos sin añadir burocracia innecesaria, especialmente en pymes y asesorías que necesitan claridad y orden.
El registro horario obligatorio no es una novedad en 2026.
Lo que sigue generando problemas es la falta de método o sistemas mal planteados.
Cumplir no debería ser complicado ni costoso.
Pero sí requiere entender qué exige la ley y aplicarlo de forma coherente.
📘 Si quieres asegurarte de que tu registro horario cumple la normativa sin depender de ajustes manuales, conviene revisar tu sistema antes de que lo haga la Inspección.
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