Software de control horario gratis: cuándo usarlo y cuándo te sale caro
Buscar un software de control horario gratis es una reacción lógica, sobre todo en pymes pequeñas o negocios que empiezan.
Si solo necesitas “salir del paso”, parece una opción razonable: no hay coste, se instala rápido y, en teoría, cumple lo básico.
El problema es que lo gratis casi nunca es gratis del todo.
En control horario, el precio real suele pagarse en forma de tiempo perdido, errores, frustración del equipo o incluso riesgos legales.
En este artículo analizamos cuándo un sistema gratuito puede tener sentido y cuándo acaba saliendo caro, especialmente a partir de cierto tamaño o complejidad.
La mayoría de herramientas gratuitas comparten un patrón parecido:
Registro básico de entrada y salida.
Número limitado de empleados.
Funciones muy recortadas.
Publicidad o marcas del proveedor.
Soporte inexistente o muy limitado.
Para una prueba puntual o un equipo muy pequeño, esto puede parecer suficiente.
Pero conviene mirar más allá del primer mes.
Hay casos concretos en los que una opción gratuita sí puede encajar:
Si sois pocos, con horarios fijos y sin turnos, ausencias ni teletrabajo, un sistema básico puede funcionar temporalmente.
Algunas empresas usan soluciones gratuitas mientras:
prueban si el equipo se adapta al fichaje digital,
comparan herramientas,
o esperan a cerrar un contrato con una asesoría.
En estos casos, lo importante es no acomodarse.
Si no necesitas exportar datos a Excel, ni enviar informes a una gestoría, ni conservar históricos largos, el impacto de las limitaciones será menor.
Aquí es donde la mayoría de pymes se dan cuenta (a veces tarde) de que el ahorro inicial era engañoso.
La normativa exige:
Registro diario fiable.
Conservación durante 4 años.
Disponibilidad ante inspección.
Trazabilidad y veracidad de los datos.
Muchas herramientas gratuitas no garantizan esto:
no hay sellos de tiempo claros, no hay histórico completo o no puedes demostrar quién modificó un fichaje.
El riesgo no es teórico: las sanciones existen.
En cuanto aparecen:
nuevos empleados,
turnos distintos,
vacaciones,
ausencias o bajas,
el sistema gratuito empieza a quedarse corto.
Y el responsable acaba llevando doble sistema: la app “gratis” y el Excel “de verdad”.
Eso ya no es ahorro, es duplicar trabajo.
Las asesorías necesitan datos claros, exportables y coherentes.
Muchos softwares gratuitos:
no permiten exportar en Excel o CSV,
lo hacen con formatos poco útiles,
o directamente no permiten descargar históricos completos.
El resultado: llamadas, correcciones manuales y cierres de nómina eternos.
Si algo falla, nadie responde.
Y cuando hablamos de control horario, un fallo no es menor:
es un problema legal, no solo técnico.
El “ahorro” se convierte en tiempo perdido intentando solucionar algo que no debería fallar.
Sumemos:
revisar fichajes manualmente,
corregir errores,
responder dudas del equipo,
rehacer informes para la gestoría.
Aunque el software sea gratis, tu tiempo no lo es.
Y en pymes, ese tiempo suele salir del responsable o del dueño.
| Aspecto | Software gratis | Software para pymes |
|---|---|---|
| Precio | 0 € | Bajo y predecible |
| Cumplimiento legal | Dudoso | Garantizado |
| Exportaciones | Limitadas | Excel / CSV claras |
| Ausencias y vacaciones | No | Sí |
| Turnos | No | Sí |
| Soporte | Inexistente | Real |
| Escalabilidad | Muy baja | Alta |
La diferencia no está solo en las funciones, sino en la tranquilidad.
Una empresa de 8 empleados empieza con un control horario gratuito.
A los 3 meses:
hay vacaciones,
una baja,
y una inspección solicita los registros completos.
El sistema no permite descargar todo el histórico ni justificar modificaciones.
Resultado: estrés, horas rehaciendo datos y dudas legales.
Con un software pensado para pymes, ese escenario ni siquiera sería un problema.
Un software como Fitxa, desde 3 € por empleado al mes, cubre justo lo que una pyme necesita:
Fichaje desde móvil o navegador.
Gestión de vacaciones, ausencias y turnos.
Exportaciones limpias para gestoría.
Conservación legal de registros durante 4 años.
Cumplimiento RGPD.
Soporte real cuando lo necesitas.
No es pagar por “más”, es pagar por no tener problemas.
El control horario gratis puede funcionar en situaciones muy concretas y temporales.
Pero en cuanto la empresa crece, se organiza o quiere cumplir la ley con tranquilidad, las limitaciones pasan factura.
En control horario, el coste real no es la cuota mensual, sino el tiempo, los errores y el riesgo legal.
💡 Si ahora mismo usas algo “gratis” y te da más trabajo del que te ahorra, quizá sea el momento de cambiar.
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