Qué documentación laboral puede pedir una inspección de trabajo
Marcos Vidal
Una visita de la Inspección de Trabajo no suele anunciarse con días de antelación. En muchos casos, el inspector llega sin previo aviso, presenta su acreditación y solicita documentación de forma inmediata. Para una pyme que no tiene sus registros ordenados, ese momento puede convertirse en un problema serio.
Este artículo recorre de forma sistemática qué documentos puede requerir la Inspección de Trabajo, con qué base legal los puede exigir y qué consecuencias tiene no tenerlos disponibles. El objetivo no es generar alarma, sino permitir que cualquier empresa —con o sin departamento de RRHH— sepa exactamente qué debe mantener actualizado y accesible.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social opera bajo la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esta norma reconoce a los inspectores la facultad de entrar libremente en cualquier centro de trabajo, requerir documentación, tomar muestras e interrogar a trabajadores y empleadores.
Su artículo 13 recoge expresamente que los inspectores pueden «examinar en el centro de trabajo la documentación y los registros que consideren necesarios para el ejercicio de sus funciones». Esa formulación es amplia a propósito. En la práctica, el inspector tiene margen para solicitar casi cualquier documento relacionado con la relación laboral mientras tenga pertinencia directa con la materia que está investigando.
Además, el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), establece las sanciones por obstrucción a la labor inspectora, que pueden alcanzar los 187.515 euros en los casos más graves.
Con independencia del motivo concreto de la visita, existen una serie de documentos que la inspección puede solicitar en prácticamente cualquier actuación. Tenerlos organizados no es solo una buena práctica: es una obligación que en muchos casos impone directamente la ley.
El inspector puede pedir los contratos de todos los trabajadores presentes en el centro, incluyendo contratos temporales, a tiempo parcial, de formación o en prácticas. Debe verificar que la modalidad contractual corresponde a la actividad real del trabajador y que las condiciones pactadas se cumplen.
Un error habitual en pymes: utilizar contratos a tiempo parcial para cubrir jornadas que en la práctica son completas. Si el registro horario no coincide con las horas del contrato, la inspección puede levantar acta de infracción por varios motivos simultáneamente.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador. Este registro debe incluir la hora de inicio y finalización de la jornada, estar a disposición de los trabajadores y sus representantes, y conservarse durante cuatro años.
La inspección puede requerir los registros horarios de los últimos cuatro años. Si la empresa no los tiene, si son incompletos o si no son fiables, se considerará una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de entre 751 y 7.500 euros por trabajador afectado.
El formato no está regulado de forma estricta, pero sí debe garantizar la trazabilidad y la autenticidad de los datos. Un registro en papel que siempre muestra exactamente ocho horas de lunes a viernes genera dudas razonables sobre su veracidad. Los sistemas digitales con marca de tiempo y trazabilidad de cambios ofrecen más garantías ante una actuación inspectora.
La inspección puede comprobar que los salarios abonados corresponden al convenio colectivo aplicable, que se han respetado los incrementos pactados y que las horas extraordinarias realizadas han sido compensadas o retribuidas conforme a lo establecido. En este punto, la coherencia entre el registro horario y las nóminas es fundamental: si hay horas extra en el registro que no aparecen en nómina, el problema es doble.
El inspector verificará que todos los trabajadores están dados de alta en la Seguridad Social antes de iniciar su actividad. Puede requerir los documentos TC2 o los informes de vida laboral de los empleados. La contratación sin alta previa es una infracción muy grave que puede derivar en sanciones superiores a los 187.000 euros en función del número de afectados.
El artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores obliga a entregar a los trabajadores el horario de trabajo de forma anticipada. El inspector puede solicitar el calendario laboral anual y el cuadro de distribución de turnos para comprobar que coinciden con los registros reales de entrada y salida.
Si el registro horario refleja jornadas que superan el límite legal, la inspección analizará si se han informado correctamente a la representación de los trabajadores y si constan en las nóminas. El límite de 80 horas extraordinarias anuales por trabajador está fijado en el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores, salvo lo que establezca el convenio colectivo de aplicación.
Además de los documentos básicos, la inspección puede centrar su actuación en áreas concretas. Cada una de ellas tiene su propio conjunto de obligaciones documentales.
Si la actuación afecta a la seguridad y salud en el trabajo, el inspector puede requerir el plan de prevención de riesgos, la evaluación de riesgos del puesto, la planificación de la actividad preventiva, los registros de formación en prevención y los reconocimientos médicos cuando sean obligatorios según el puesto.
Una empresa de transporte con cinco conductores, por ejemplo, debe acreditar que cada trabajador ha recibido formación específica sobre riesgos en conducción y que los reconocimientos médicos están al día. La ausencia de esta documentación puede dar lugar a requerimientos con plazo de subsanación o directamente a sanciones si existe riesgo grave.
La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, establece una serie de obligaciones documentales específicas. El inspector puede pedir el acuerdo de trabajo a distancia firmado por cada empleado que trabaje en modalidad de teletrabajo de forma regular, el inventario de medios y equipos facilitados por la empresa, y la política de compensación de gastos.
En empresas con modelos híbridos, es especialmente importante que el registro horario refleje correctamente los días trabajados en remoto y en presencial. Si el trabajador ficha siempre desde la misma ubicación pero el acuerdo prevé teletrabajo parcial, la inconsistencia puede ser objeto de análisis.
Las empresas con cincuenta o más trabajadores deben contar con un Plan de Igualdad registrado. La inspección puede solicitar el diagnóstico de situación, el plan aprobado, el registro retributivo y los documentos de seguimiento. Las pymes por debajo de ese umbral no están obligadas al plan, pero sí deben cumplir con la igualdad retributiva y pueden ser inspeccionadas si existe una denuncia concreta.
Aunque el control del cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos corresponde principalmente a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), la inspección laboral puede analizar si el tratamiento de datos de los trabajadores —incluyendo los datos del control horario y la geolocalización— cumple con las bases legales establecidas. Si la empresa utiliza geolocalización en el momento del fichaje, debe haber informado a los trabajadores de forma expresa, clara y previa, y constar esa información en el registro de actividades de tratamiento.
Este punto genera más dudas de las que debería. Cada tipo de documento tiene su propio plazo de conservación, y mezclarlos puede crear lagunas documentales que después son difíciles de justificar.
Un escenario hipotético: una pyme de 18 empleados recibe una inspección motivada por una denuncia de un extrabajador sobre impago de horas extraordinarias. El inspector solicita los registros de jornada de los dos últimos años. Si la empresa los conservaba en papel y los ficheros ya no están localizables, no puede acreditar que las horas denunciadas no existieron. La carga de la prueba no funciona siempre a favor del empleador.
Los límites también existen. La inspección no puede solicitar documentación que no guarde relación directa con el objeto de su actuación, ni puede acceder a datos personales de los trabajadores más allá de lo estrictamente necesario para verificar el cumplimiento de la normativa laboral.
Si el inspector solicita documentación que la empresa considera ajena al objeto de la visita, es posible pedir que se formalice el requerimiento por escrito con indicación de la norma que lo ampara. Esto no equivale a obstrucción, sino al ejercicio de un derecho procedimental reconocido.
El error más extendido en pymes no es desconocer qué documentos pedir, sino no tenerlos centralizados y actualizados de forma continua. Una empresa que mantiene sus registros en Excel, sus contratos en carpetas de papel y sus calendarios laborales en mensajes de WhatsApp puede cumplir formalmente con casi todo, pero si llega una inspección y tarda dos horas en localizar documentación, el ambiente no será favorable.
Los aspectos que conviene revisar de forma periódica son:
En asesorías que gestionan varias empresas simultáneamente, el reto es mayor: mantener la documentación de cada cliente organizada, actualizada y accesible en el momento en que se necesite. Cuando cada empresa usa sistemas diferentes, la dispersión documental se convierte en un riesgo por sí misma.
Centralizar el registro horario y la documentación laboral en una misma plataforma reduce ese riesgo de forma significativa. Fitxa permite conservar los registros de jornada durante cuatro años con trazabilidad completa, exportar la información en el formato que necesite la asesoría y mantener el historial de cada empleado accesible desde cualquier lugar. Si tu empresa aún gestiona los fichajes por otros medios y quieres comprobar si un sistema digital encaja con tu operativa, tienes 30 días de prueba gratuita para valorarlo sin compromisos.
