Teletrabajo parcial en la pyme: acuerdo, gastos y registro horario
Marcos Vidal
Imagina que una empresa de asesoría fiscal con 18 empleados decide que cada trabajador puede teletrabajar dos días a la semana. Lo comunica por WhatsApp, se acuerda verbalmente con cada persona y empieza a funcionar. Tres meses después, una inspección de trabajo solicita la documentación del acuerdo de teletrabajo. No hay nada firmado. El registro horario de los días en remoto está en una hoja de cálculo que nadie actualiza. Y los gastos de internet los ha asumido directamente el trabajador sin ningún tipo de compensación.
Esta situación, que podría parecer exagerada, es más común de lo que debería. El teletrabajo parcial se ha normalizado en muchas pymes sin que la estructura documental y operativa haya acompañado ese cambio. La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, establece obligaciones concretas que no dependen del tamaño de la empresa ni de cuántos días se trabaja en remoto. Aplican desde el primer día.
El primer punto que genera confusión es el umbral de aplicación. La Ley 10/2021 se aplica cuando el trabajo a distancia supera el 30% de la jornada ordinaria en un período de referencia de tres meses, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato.
Traducido a la práctica: si un trabajador tiene jornada completa de cinco días a la semana y teletrabaja dos, eso representa el 40% de su jornada. La ley aplica. Si teletrabaja un día y medio, el porcentaje es del 30% y la ley también aplica en ese umbral. Por debajo de ese 30%, el trabajo ocasional en remoto no está regulado por esta ley, aunque el registro horario sigue siendo obligatorio en todo caso.
Este matiz es relevante porque algunas pymes asumen que con un día a la semana en remoto no hay que formalizar nada. Depende de la jornada total. Una jornada parcial de tres días semanales con un día en remoto supone ya el 33% y activa las obligaciones de la ley.
El artículo 7 de la Ley 10/2021 exige que el acuerdo de trabajo a distancia conste por escrito, se entregue una copia a la representación legal de los trabajadores y se remita a la oficina de empleo. No es un trámite optativo.
El contenido mínimo del acuerdo incluye los siguientes elementos:
En la práctica, muchas pymes formalizan este acuerdo como un anexo al contrato de trabajo. Es perfectamente válido. Lo importante es que esté firmado por ambas partes, que refleje la situación real y que se actualice si las condiciones cambian, por ejemplo, si el trabajador cambia de domicilio o si la empresa modifica los equipos que proporciona.
Un error frecuente es firmar un acuerdo genérico que no especifica ni los días de teletrabajo ni la compensación de gastos. Ese acuerdo cumple formalmente con la obligación de tener algo por escrito, pero no protege a la empresa frente a reclamaciones posteriores si el trabajador alega que no se compensaron sus gastos o que no se respetó su descanso digital.
El artículo 12 de la Ley 10/2021 establece que la empresa debe abonar o compensar todos los gastos directos e indirectos que el trabajo a distancia genera para el trabajador. Entre los gastos directos habitualmente mencionados están la electricidad y la conexión a internet. No existe en la ley una cantidad fijada, lo que genera interpretaciones muy dispares.
Algunos convenios colectivos sí fijan importes concretos. La negociación colectiva es la vía preferente para determinar la cuantía. Si el convenio aplicable no dice nada, la empresa debe acordar la compensación directamente con el trabajador en el acuerdo de teletrabajo. La Hacienda Pública, por su parte, no tiene una doctrina única sobre la tributación de estas compensaciones, aunque la tendencia es a considerarlas exentas si responden a gastos reales y están debidamente documentadas.
El riesgo de no compensar o de hacerlo de forma ambigua es doble: por un lado, puede generar reclamaciones individuales del trabajador en caso de extinción del contrato o conflicto; por otro, la Inspección de Trabajo puede considerar que existe un incumplimiento del artículo 12 y levantar acta de infracción. Las infracciones leves en materia de relaciones laborales pueden alcanzar los 750 euros por trabajador afectado, según el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
El Real Decreto-ley 8/2019 introdujo la obligación de registro horario para todos los trabajadores, sin excepción y sin importar dónde se realice la jornada. El teletrabajo no exime del registro. Al contrario, en el trabajo a distancia el registro cobra más importancia porque es prácticamente el único medio de acreditar la jornada realizada.
La obligación es clara: registrar la hora de inicio y fin de la jornada diaria de cada trabajador, conservar los registros durante cuatro años y poner esa información a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo cuando lo soliciten. Esto no cambia si el trabajador está en casa.
El problema que tienen muchas pymes es que el sistema de fichaje que utilizan en la oficina, ya sea un reloj biométrico o una aplicación de escritorio, no funciona en remoto. El trabajador en casa no puede fichar. La empresa acaba recurriendo a registros manuales en Excel, correos de inicio de jornada o directamente a no registrar nada.
Ninguna de esas soluciones es robusta frente a una inspección. El registro manual puede cuestionarse por falta de trazabilidad. El correo electrónico no es un sistema de control horario. Y la ausencia de registro genera una presunción de horas extraordinarias no declaradas que puede derivar en sanciones muy costosas.
Una solución operativa para este problema es que el sistema de fichaje funcione desde cualquier dispositivo y ubicación. Si el trabajador puede fichar desde su móvil o desde el navegador del ordenador de casa, el registro es continuo, independientemente de si trabaja en la oficina o en remoto. Fitxa permite fichar desde el móvil o el navegador, con registro automático de la hora de entrada y salida, y conserva todos los datos durante cuatro años cumpliendo con la normativa vigente. Puedes probarlo gratis durante 30 días si quieres ver cómo se adapta a un modelo de teletrabajo parcial.
El control de la actividad del trabajador en remoto es uno de los aspectos que más tensión genera en el teletrabajo parcial. La empresa tiene derecho a verificar que el trabajo se realiza, pero ese control tiene límites claros establecidos en la propia Ley 10/2021 y en la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales.
El artículo 17 de la Ley 10/2021 establece que la empresa puede adoptar medidas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, pero debe respetar la dignidad del trabajador y tener en cuenta, si los hubiera, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad. Las medidas de control deben ser proporcionales, idóneas y no pueden implicar una vigilancia constante del domicilio o del entorno privado del trabajador.
En la práctica, esto significa que instalar software de captura de pantalla continua, activar la cámara del ordenador de forma permanente o monitorizar cada pulsación del teclado puede constituir una vulneración del derecho a la intimidad y del RGPD. La Agencia Española de Protección de Datos ha publicado criterios sobre el uso de herramientas de monitorización de empleados que conviene revisar antes de implementar cualquier sistema.
El control de presencia razonable y legalmente sólido se apoya en el registro horario, la entrega de tareas o resultados, y las reuniones periódicas de seguimiento. No en la vigilancia técnica permanente.
Junto al control de presencia, el acuerdo de teletrabajo debe incluir las reglas de disponibilidad horaria y respetar el derecho a la desconexión digital. El artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 reconoce ese derecho, y la empresa debe elaborar una política interna que regule el uso de dispositivos digitales fuera del horario laboral. En un modelo de teletrabajo parcial, esa política debe especificar qué ocurre en los días de trabajo en remoto frente a los días de presencia, porque las expectativas de disponibilidad pueden diferir.
Otro aspecto que las pymes suelen pasar por alto es la reversibilidad. El teletrabajo acordado al amparo de la Ley 10/2021 no puede revocarse unilateralmente de forma inmediata. El artículo 10 de la ley establece que el acuerdo debe incluir los plazos de preaviso para que cualquiera de las partes pueda volver a la modalidad presencial. Si ese plazo no está pactado, la empresa no puede simplemente decirle al trabajador el viernes que el lunes vuelve a ir a la oficina todos los días.
Lo mismo ocurre con los cambios en las condiciones del teletrabajo. Si la empresa quiere reducir los días de trabajo en remoto, modificar el horario de disponibilidad o cambiar los medios puestos a disposición del trabajador, debe seguir el procedimiento del artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores sobre modificación sustancial de condiciones de trabajo, con el preaviso de 15 días y la posibilidad de que el trabajador impugne la decisión.
Esta rigidez sorprende a muchas pymes que asumen que el teletrabajo es un acuerdo informal que puede deshacerse con la misma informalidad con que se creó. No es así cuando se ha formalizado correctamente. Esa es, paradójicamente, una razón adicional para documentarlo bien desde el principio: si el acuerdo está bien redactado, incluidos los plazos de reversibilidad, la empresa tiene más margen de maniobra que si firmó un documento genérico sin esas previsiones.
El trabajador en remoto accede a información de la empresa desde una red doméstica, utiliza dispositivos que pueden ser propios o de la empresa, y trabaja en un entorno que la organización no controla físicamente. Esto tiene implicaciones directas en el cumplimiento del RGPD.
El acuerdo de teletrabajo debe incluir instrucciones claras sobre cómo se tratan los datos, qué herramientas pueden usarse y cuáles no, cómo se gestionan los incidentes de seguridad y qué medidas mínimas debe adoptar el trabajador en su entorno doméstico (uso de VPN, bloqueo de pantalla, no compartir accesos con terceros).
Si la empresa trata datos de carácter personal, el responsable del tratamiento es la empresa, no el trabajador. Eso significa que un incidente de seguridad que ocurra en el domicilio del trabajador por falta de instrucciones o medios adecuados puede tener consecuencias para la empresa ante la AEPD. Las sanciones por incumplimiento del RGPD pueden ser muy significativas, con multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio global anual en los casos más graves, aunque para una pyme lo habitual serían sanciones proporcionales a su tamaño y a la naturaleza de la infracción.
Por eso conviene que el acuerdo de teletrabajo no se limite a cumplir con la Ley 10/2021 y también recoja, aunque sea de forma resumida, las obligaciones del trabajador en materia de seguridad de la información. No hace falta redactar un anexo técnico exhaustivo, pero sí dejar constancia de que el trabajador conoce y acepta esas obligaciones.
Una inspección de trabajo en una empresa con modelo de teletrabajo parcial puede revisar varios aspectos de forma simultánea. Estos son los puntos que habitualmente se comprueban:
Si el inspector detecta que el registro horario está incompleto o que no existe acuerdo escrito, puede iniciar un procedimiento sancionador. Las infracciones graves en materia de relaciones laborales tienen un rango de sanción entre 751 y 7.500 euros por cada trabajador afectado según la LISOS, y pueden incrementarse si se detecta reincidencia o mala fe.
Tener la documentación ordenada, accesible y actualizada es la mejor defensa frente a una inspección. No porque engañe al inspector, sino porque demuestra que la empresa conoce sus obligaciones y las cumple.
