Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
Uno de los mayores retos en la digitalización laboral es conectar todas las piezas del proceso: control horario, gestión de ausencias, nóminas y contabilidad.
Muchas pymes ya han dado el paso de digitalizar el fichaje, pero siguen traspasando datos manualmente a su software de nóminas o programa contable.
¿El resultado? Duplicidad de trabajo, errores en los cálculos y pérdida de tiempo cada cierre de mes.
La buena noticia es que, con una herramienta como Fitxa, puedes integrar tu control horario con contabilidad y nóminas mediante exportaciones limpias y compatibles, sin necesidad de sistemas complejos o costosas integraciones automáticas.
Registrar la jornada laboral ya no es solo una obligación legal: es también una fuente de datos muy valiosa para el área económica y administrativa.
El tiempo trabajado, las ausencias o las horas extra tienen impacto directo en:
El cálculo de las nóminas.
La facturación (en empresas con proyectos o clientes).
Las cotizaciones a la Seguridad Social.
La contabilidad de costes laborales.
Conectar estos datos garantiza coherencia y eficiencia entre departamentos. Y, sobre todo, evita que RR. HH. o la asesoría tengan que rehacer tareas que ya están digitalizadas.
La mayoría de las pymes no necesita una integración técnica o API; basta con exportar los datos del control horario en el formato adecuado para importarlos en el programa de nóminas o contabilidad.
Veamos los principales métodos:
El método más sencillo y universal.
Desde Fitxa, puedes exportar los registros de fichajes, ausencias, vacaciones o incidencias en formato .xlsx (Excel) o .csv, listos para abrir en cualquier programa.
Este formato permite a RR. HH. o a la asesoría:
Calcular las horas trabajadas por empleado.
Identificar ausencias justificadas o injustificadas.
Volcar los datos directamente en el software de nóminas (por ejemplo, A3, Sage, NominaSOL o KeyANDCloud).
👉 Es el sistema más usado por pymes y gestorías porque no requiere configuración técnica y asegura una compatibilidad total.
En Fitxa, las empresas con varios centros o equipos pueden filtrar la información antes de exportarla, generando archivos independientes por área o cliente.
Esto resulta muy útil para:
Asesorías que gestionan varias empresas.
Pymes con divisiones o proyectos distintos.
Control de costes por unidad de negocio.
De esta forma, la información llega ya clasificada y lista para imputarse en contabilidad o nómina según el criterio interno de la empresa.
Algunos programas de nóminas o ERP permiten importar directamente archivos Excel o CSV.
Por ejemplo, la mayoría de soluciones contables aceptan plantillas con campos como:
| ID Empleado | Fecha | Horas trabajadas | Horas extra | Ausencias | Vacaciones |
|---|
Al generar esta estructura desde Fitxa, la asesoría o el departamento financiero puede importar el archivo sin volver a teclear nada, asegurando la coherencia de los datos.
En los casos en los que se requiere un control documental más estricto (por ejemplo, para auditorías o contratos públicos), Fitxa permite descargar informes firmados digitalmente con los fichajes diarios y las horas totales del mes.
Estos informes se pueden adjuntar directamente al cierre de nóminas o conservar en el archivo de la empresa para cumplir con la legislación.
Al trabajar con una única fuente de datos, se evitan inconsistencias entre RR. HH., asesoría y contabilidad.
Un simple error de transcripción puede alterar una nómina o un asiento contable; con exportaciones estructuradas, ese riesgo desaparece.
Generar informes desde Fitxa y enviarlos directamente a la asesoría toma menos de un minuto.
No hace falta revisar hojas ni consolidar información manualmente: todo está ordenado, filtrado y con las horas calculadas automáticamente.
Los registros de fichajes y ausencias quedan guardados durante 4 años, tal como exige la ley laboral española.
Esto facilita cualquier comprobación o auditoría posterior y da a la empresa una trazabilidad total de sus datos laborales.
Cuando la asesoría recibe los datos en formato homogéneo y actualizado, puede procesar las nóminas y contabilizaciones sin esperas ni aclaraciones adicionales.
Además, Fitxa permite descargar los datos por empresa o cliente, lo que simplifica la gestión multiempresa para despachos laborales.
Una empresa de logística con 40 empleados llevaba sus fichajes y ausencias en hojas separadas.
Cada mes, RR. HH. tardaba casi dos días en preparar los datos para nóminas y contabilidad.
Tras implantar Fitxa:
Los empleados fichan desde el móvil o navegador.
Los responsables revisan los datos en el panel.
Con un clic, exportan los fichajes y ausencias del mes en Excel.
La asesoría importa el archivo directamente en su programa de nóminas.
Resultado: cierres más rápidos, cero duplicidades y total coherencia de datos entre departamentos.
Establece un formato estándar de exportación. Usa siempre el mismo modelo (CSV o Excel).
Verifica los fichajes pendientes antes de exportar.
Guarda una copia mensual de cada archivo (cumplimiento y trazabilidad).
Coordina con tu asesoría el tipo de archivo que mejor se adapta a su sistema.
Documenta los procesos internos, para que cualquier responsable pueda repetirlos sin depender de una sola persona.
Integrar el control horario con contabilidad y nóminas no significa complicar la tecnología, sino unir los datos de forma coherente y segura.
Con Fitxa, puedes hacerlo fácilmente gracias a las exportaciones limpias, filtrables y compatibles, que garantizan cierres más rápidos y una gestión laboral sin errores.
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