¿Cuánto cuesta el fichaje digital para una empresa pequeña en 2026?
Marcos Vidal
Cuando una pyme busca solución de fichaje digital, la primera pregunta suele ser directa: ¿cuánto cuesta al mes? Pero la respuesta correcta requiere un paso previo: entender qué tipo de solución encaja con la obligación legal que hay que cubrir, y cuáles son los costes que no aparecen en la página de precios.
En España, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a todas las empresas —sin excepción de tamaño— a registrar diariamente la jornada de cada trabajador. El incumplimiento está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones que oscilan entre 751 y 7.500 euros por empresa, no por trabajador.
Eso convierte el fichaje digital en una decisión de cumplimiento, no solo de gestión interna. Y eso cambia completamente el análisis de coste-beneficio.
En 2026, el mercado de herramientas de fichaje digital para pymes se articula principalmente en tres modelos:
Es el modelo más habitual en software SaaS orientado a pymes. El precio varía según funcionalidades incluidas, pero el rango más común en España se sitúa entre 2 y 6 euros por empleado al mes para soluciones básicas de control horario. Algunas plataformas aplican un mínimo mensual independientemente del número de empleados, lo que penaliza a empresas muy pequeñas.
Por ejemplo, una empresa con 8 empleados que contrata una herramienta a 3 €/empleado/mes pagaría 24 euros al mes, es decir, 288 euros anuales. Es un coste perfectamente asumible comparado con la sanción mínima por incumplimiento.
Algunos proveedores ofrecen un precio fijo mensual hasta un número determinado de empleados. Este modelo puede resultar más económico para empresas que están en el límite superior del tramo, pero más caro para las muy pequeñas. Conviene revisar bien los tramos y qué ocurre cuando se supera el umbral.
Menos frecuentes pero aún presentes, especialmente en soluciones instaladas localmente. En principio tienen un coste inicial más elevado y pueden requerir mantenimiento adicional. Para una pyme que valora la continuidad normativa y las actualizaciones automáticas ante cambios legales, este modelo presenta más riesgos de obsolescencia.
Más allá del modelo de contratación, hay variables que afectan directamente al coste total:
Una empresa pequeña puede pensar que un Excel compartido o un grupo de WhatsApp es suficiente para cumplir con el registro horario. Técnicamente, la normativa no exige un software específico, pero sí exige que el registro sea fiable, accesible, conservado durante cuatro años y disponible para la Inspección de Trabajo de forma inmediata.
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social publicó en su Plan de actuación criterios sobre qué se considera un registro válido. Un registro en papel sin firma, un Excel modificable sin trazabilidad o un sistema que no distingue entre trabajadores puede ser considerado insuficiente.
Imaginemos una situación hipotética: una empresa de distribución con 10 empleados lleva el control horario en una hoja de cálculo compartida. Tras una visita de la Inspección motivada por una denuncia de un ex trabajador, no puede demostrar la jornada real de los últimos dos años porque el archivo fue sobreescrito. El resultado es una sanción grave por falta de registro veraz, además del coste del procedimiento.
Ese escenario tiene un coste legal muy superior al de cualquier solución digital. Y no es un caso infrecuente.
El registro horario implica tratamiento de datos personales. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado orientaciones sobre el uso de sistemas biométricos para el control horario, señalando que su uso requiere una base jurídica explícita y, en muchos casos, un análisis de impacto previo.
Para una pyme, esto tiene una implicación práctica: si elige una solución con huella dactilar o reconocimiento facial, debe evaluar si cumple con el RGPD antes de implantarla, lo que puede requerir asesoramiento jurídico adicional. Una solución basada en fichaje desde móvil o navegador, sin biometría, simplifica significativamente la gestión de cumplimiento con protección de datos.
El coste de una solución RGPD-compatible de base no suele ser superior al de otras alternativas. Pero el coste de elegir mal —y tener que cambiarlo después— sí lo es.
Para situar el análisis en términos concretos: una herramienta de control horario en ese rango de precio debería incluir, como mínimo, las funcionalidades que permiten cumplir la obligación legal de forma completa. Eso significa registro diario individual, acceso desde dispositivo móvil o navegador, conservación de registros durante al menos cuatro años, exportación de datos y acceso para la gestoría o asesoría laboral.
Funcionalidades adicionales como gestión de vacaciones, ausencias o turnos pueden estar incluidas o requerir un escalado de plan. Antes de contratar conviene confirmar exactamente qué está incluido en el precio base y qué tiene coste adicional. Los precios de alta de cuenta o de incorporación inicial también deben verificarse, ya que algunos proveedores los cobran por separado.
Una fórmula sencilla para estimar el coste anual total de una solución de fichaje digital:
En la mayoría de los casos, una empresa de menos de 25 empleados que digitaliza el fichaje con una solución SaaS estándar recupera la inversión en pocos meses, solo por la reducción del tiempo administrativo. El ahorro en riesgo normativo es adicional.
Si tu empresa todavía gestiona el registro horario de forma manual o con herramientas que no cumplen los requisitos de conservación y trazabilidad, Fitxa permite digitalizar ese proceso desde 3 €/empleado/mes, con fichaje desde móvil o navegador, geolocalización opcional, gestión de ausencias y vacaciones, y conservación de registros durante cuatro años. La prueba gratuita de 30 días permite verificar si encaja con tu operativa antes de comprometerte.
