Registro horario: errores más comunes que provocan sanciones
Gestionar varias empresas, centros de trabajo o clientes es uno de los mayores retos para asesorías laborales y grupos empresariales.
Cuando cada entidad tiene su propio Excel, su propio sistema de fichaje o su propio “modo de hacerlo”, el resultado suele ser el mismo: duplicidad de tareas, errores y pérdida de visibilidad.
La gestión multiempresa no va de tener más herramientas, sino de tener una sola bien organizada, que permita separar la información cuando toca y centralizarla cuando hace falta.
En este artículo te explico qué significa realmente trabajar en modo multiempresa, por qué es clave en RR. HH. y cómo hacerlo desde un solo panel sin complicaciones.
Un sistema multiempresa permite gestionar varias entidades independientes desde una única plataforma, manteniendo:
Datos separados por empresa o cliente.
Usuarios y permisos diferenciados.
Informes y exportaciones por entidad.
Acceso centralizado para responsables o asesorías.
Es especialmente útil para:
Asesorías laborales con muchos clientes.
Grupos empresariales con varias sociedades.
Empresas con múltiples centros de trabajo.
Franquicias o delegaciones.
Cuando no existe un entorno multiempresa real, aparecen estos problemas:
Un Excel distinto por empresa.
Múltiples accesos y contraseñas.
Errores al mezclar datos de distintos clientes.
Pérdida de tiempo cambiando de herramienta.
Falta de visión global del trabajo diario.
Además, el riesgo legal aumenta si se confunden registros o se envían informes incorrectos a una gestoría o inspección.
Antes de elegir una herramienta, conviene comprobar que el modo multiempresa es real, no un simple “truco” organizativo.
Un buen sistema debe permitir:
Crear empresas independientes dentro de la misma cuenta.
Asignar usuarios por empresa o centro.
Cambiar de empresa sin cerrar sesión.
Exportar informes por entidad.
Mantener los datos completamente separados.
Fitxa está pensada desde el inicio para este escenario, especialmente para asesorías y despachos profesionales.
Sin configuraciones complejas ni implantaciones largas, el flujo es simple:
Creas cada empresa o cliente dentro del panel.
Asignas empleados y responsables a cada entidad.
Gestionas fichajes, ausencias y turnos de forma independiente.
Exportas informes por empresa en Excel o CSV.
Cambias de empresa en segundos desde el mismo panel.
Todo queda separado, pero bajo un mismo entorno de trabajo.
Uno de los puntos más críticos es quién puede ver qué.
En un entorno multiempresa es imprescindible poder definir:
Empleados que solo ven su información.
Responsables que gestionan una empresa concreta.
Asesorías que acceden a varias empresas.
Accesos limitados según rol.
Esto no solo es una cuestión organizativa, también es RGPD.
Fitxa permite controlar estos permisos para evitar accesos indebidos.
Uno de los mayores dolores de cabeza en asesorías es preparar informes por cliente sin errores.
Con un sistema multiempresa bien diseñado:
Cada empresa tiene sus propios fichajes.
Las ausencias y vacaciones no se mezclan.
Los informes se exportan por entidad.
Las nóminas se calculan con datos correctos.
En Fitxa, los reportes se descargan manualmente en segundos, pero siempre limpios y separados, listos para enviar a cada gestoría o cliente.
Una asesoría gestiona el control horario de 40 pymes.
Antes, usaba una mezcla de Excels y herramientas distintas.
Tras implantar Fitxa en modo multiempresa:
Cada cliente tiene su espacio independiente.
Los empleados fichan desde el móvil o navegador.
La asesoría cambia de empresa desde el panel.
Los informes mensuales se exportan sin confusión.
Resultado: menos errores, menos tiempo administrativo y clientes más satisfechos.
Conviene distinguir dos conceptos:
Multicentro: una empresa con varias ubicaciones.
Multiempresa: varias empresas independientes.
Un buen software debe cubrir ambos escenarios.
Fitxa permite gestionar centros dentro de una empresa y empresas distintas dentro del mismo panel, sin mezclar datos.
Trabajar con varias empresas no exime de cumplir la ley.
El sistema debe garantizar:
Conservación de registros durante 4 años.
Trazabilidad de fichajes y cambios.
Accesos diferenciados por empresa.
Protección de datos conforme al RGPD.
Centralizar no significa mezclar; significa controlar mejor.
Usar una sola empresa “genérica” para todo.
Compartir usuarios entre clientes.
Exportar datos sin revisar el contexto.
Gestionar cada empresa con herramientas distintas.
No definir claramente los roles.
Estos errores escalan muy rápido cuando crece el número de clientes o centros.
La gestión multiempresa no debería multiplicar el trabajo.
Al contrario: bien planteada, reduce tareas, errores y estrés.
Con Fitxa, asesorías y empresas con varios centros pueden gestionar todo desde un solo panel, manteniendo los datos separados, el control legal y la operativa diaria bajo control.
🏢 Si gestionas varias empresas o centros, simplifica de una vez.
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