Registro horario: errores más comunes que provocan sanciones
Muchas pymes creen que cumplen con el registro horario simplemente porque “se ficha”.
Sin embargo, en una inspección laboral, no basta con que exista un documento: debe ser fiable, diario y trazable.
La mayoría de sanciones no llegan por mala fe, sino por errores habituales que se repiten en pequeñas empresas y despachos profesionales.
En este artículo analizamos los fallos más comunes que invalidan el registro de jornada y cómo evitarlos sin complicar la operativa diaria.
La ley obliga a:
Registrar la hora real de entrada y salida.
Hacerlo cada día.
Conservar los datos durante 4 años.
Tenerlos disponibles ante inspección.
Pero además, el registro debe ser veraz y comprobable.
Ahí es donde muchos sistemas fallan.
Es uno de los fallos más habituales.
Ejemplos típicos:
Rellenar la jornada al final de la semana.
Completar el Excel a final de mes.
Ajustar las horas antes de enviar a la gestoría.
Un registro válido debe hacerse en tiempo real.
Si el sistema permite reconstruir horarios sin control, pierde credibilidad ante la Inspección.
Indicar “8 horas trabajadas” no es suficiente.
El registro debe reflejar:
Hora concreta de inicio.
Hora concreta de finalización.
Los registros “clonados” (siempre 08:00 – 16:00 exacto) también pueden generar sospechas si no reflejan la realidad.
Algunas empresas:
Guardan solo el último año.
Pierden históricos al cambiar de sistema.
Dependen de copias manuales.
La obligación es clara: 4 años completos y accesibles.
Si no puedes mostrar registros antiguos, se considera incumplimiento.
El teletrabajo no elimina la obligación de fichar.
Si los empleados remotos no registran su jornada, el sistema está incompleto.
La inspección no distingue entre presencial y remoto: exige coherencia.
Los errores son normales.
Lo problemático es corregirlos sin trazabilidad.
El registro debe permitir demostrar:
Qué se modificó.
Quién lo hizo.
Cuándo.
Con qué motivo.
Sin ese historial, el registro puede considerarse manipulado.
El Excel no es ilegal por definición.
Pero en la práctica suele presentar problemas:
No registra hora real de creación.
No deja rastro claro de modificaciones.
Permite editar datos sin trazabilidad.
Genera múltiples versiones.
En inspecciones, este tipo de registros se cuestionan con frecuencia.
Cuando el registro horario no refleja:
Vacaciones.
Bajas médicas.
Permisos retribuidos.
aparecen incoherencias entre fichajes y nóminas.
La inspección puede detectar estas inconsistencias fácilmente.
Cada trabajador debe tener su identificación individual.
Un sistema donde varias personas fichan con el mismo usuario es un riesgo claro.
La individualización es clave para que el registro sea válido.
En una inspección, el acceso debe ser inmediato.
Frases como:
“Lo buscamos y se lo enviamos”
no cumplen el requisito legal.
Los registros deben estar disponibles y ser legibles en el momento.
El control horario implica tratamiento de datos personales.
Debe existir:
Información clara al trabajador.
Acceso limitado según rol.
Uso proporcional de los datos.
Especial cuidado si se utiliza geolocalización.
Las sanciones pueden oscilar entre:
626 € y 6.250 €, según gravedad.
Requerimientos adicionales.
Revisiones recurrentes.
Conflictos laborales derivados.
El problema no suele ser la ausencia de registro, sino su falta de fiabilidad.
La clave no está en controlar más, sino en:
Implantar un sistema sencillo.
Exigir fichaje en tiempo real.
Mantener trazabilidad.
Revisar datos periódicamente.
Integrar ausencias y turnos.
Un software como Fitxa permite cumplir estos requisitos de forma natural, sin depender de procesos manuales o reconstrucciones posteriores.
La mayoría de sanciones por registro horario no se deben a mala intención, sino a sistemas mal diseñados o mal aplicados.
Revisar estos errores ahora es mucho más sencillo que enfrentarse a una inspección con datos incompletos o inconsistentes.
🛡️ Si tu registro horario depende de ajustes manuales, quizá sea momento de reforzarlo antes de que lo revise un inspector.
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