Cómo preparar una inspección de trabajo sobre el registro horario
Imagina que uno de tus empleados, el que lleva cuatro años gestionando el almacén, te pide una reunión. Su madre ha sufrido una caída grave y necesita cuidados continuos en casa. No quiere irse de la empresa, pero necesita tiempo. ¿Qué puedes hacer tú? ¿Qué le debes? ¿Qué opciones tiene él?
Esta situación ocurre más de lo que parece, especialmente en pymes con plantillas pequeñas donde cada persona cuenta. Y aunque las respuestas están en la ley, el problema es que el Estatuto de los Trabajadores no siempre está escrito pensando en quien lleva una empresa de diez personas sin departamento de RRHH.
Esta guía te explica, sin rodeos, qué derechos tiene un trabajador cuando necesita cuidar a un familiar, qué implica cada opción para tu empresa y cómo organizarte para que el impacto operativo sea el menor posible.
Cuando un trabajador necesita atender a un familiar, la ley española contempla básicamente dos vías: la excedencia por cuidado de familiares y la reducción de jornada por guarda legal o cuidado de familiar. Son situaciones distintas con consecuencias muy diferentes, tanto para el trabajador como para ti.
La excedencia es, en términos sencillos, una pausa en el contrato. El trabajador deja de trabajar durante un tiempo, con derecho a volver después. No cobra durante ese periodo, pero tampoco pierde su empleo ni su antigüedad.
El artículo 46.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce este derecho a cualquier trabajador con al menos un año de antigüedad en la empresa. Los motivos son dos:
La duración máxima es de tres años en el caso de cuidado de hijos, y de dos años para el cuidado de otros familiares. Puede disfrutarse de forma fraccionada, lo que da cierta flexibilidad tanto al trabajador como a la empresa.
Aquí está lo que más te interesa entender como empresa. Durante el primer año de excedencia por cuidado de hijos, el trabajador tiene derecho a reserva de su puesto de trabajo exacto. A partir del segundo año, ese derecho se convierte en reserva de un puesto del mismo grupo profesional o categoría equivalente. En el caso de excedencia por cuidado de familiar distinto de un hijo, la reserva de puesto exacto se limita al primer año.
Además, el tiempo de excedencia cuenta a efectos de antigüedad, y el trabajador puede apuntarse a cursos de formación profesional que convoque la empresa.
Esto quiere decir que no puedes simplemente cubrir el puesto de forma definitiva mientras dura la excedencia. Tendrás que gestionar esa sustitución como algo temporal, generalmente con un contrato de interinidad.
La reducción de jornada es una opción diferente: el trabajador sigue trabajando, pero menos horas, y su salario se reduce proporcionalmente. No desaparece de la empresa; simplemente trabaja menos tiempo.
El artículo 37.6 del Estatuto de los Trabajadores regula este derecho. Puede pedirlo quien tenga a su cargo directo a un menor de doce años, una persona con discapacidad, o un familiar hasta segundo grado que por enfermedad o accidente no pueda valerse por sí mismo.
La reducción puede ser de entre un octavo y la mitad de la jornada habitual. Así, si tu empleado trabaja ocho horas al día, podría pedir reducir a cuatro horas (la mitad) o a siete horas (un octavo). El salario se ajusta exactamente a las horas trabajadas.
El trabajador tiene derecho a elegir el horario concreto dentro de su jornada reducida, aunque la empresa puede impugnar esa concreción horaria si tiene motivos organizativos justificados. En ese caso, el desacuerdo se resuelve por el procedimiento urgente del artículo 139 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social.
Resumido de forma sencilla:
Ninguna de las dos opciones es mejor o peor en abstracto. Depende de la situación del trabajador, de tu estructura operativa y del tipo de puesto del que hablemos.
Supón que tienes una empresa de catering con 14 personas. Una de tus coordinadoras de eventos, con cinco años en la empresa, te comunica que necesita reducir su jornada al 50% durante seis meses porque su padre ha sufrido un ictus y necesita supervisión constante en casa.
Tiene derecho a hacerlo. Su salario pasará a ser la mitad. Tú tendrás que reorganizar las tardes, que era cuando ella coordinaba los eventos más grandes. Podrías contratar a alguien a media jornada para cubrirla, o redistribuir esas tareas entre el resto del equipo durante ese periodo.
Lo que no puedes hacer es negarle la reducción argumentando que es un puesto clave. La ley no admite excepciones basadas en la importancia del puesto. Sí puedes negociar con ella el horario concreto si tienes razones organizativas, pero el derecho en sí es indiscutible.
Pasados los seis meses, si ya no necesita esa reducción, el contrato vuelve a su forma original. Si necesita más tiempo, puede solicitar una prórroga, siempre dentro de los límites legales.
La reincorporación es, en la práctica, donde más errores se cometen en pymes. El trabajador avisa de que vuelve, y de repente hay que reorganizar turnos, rescindir o finalizar el contrato de interinidad y asegurarse de que el puesto está disponible.
Algunas cosas que conviene tener claras:
Tanto la excedencia como la reducción de jornada deben quedar documentadas por escrito. Esto no es burocracia por burocracia: es lo que te protege a ti y al trabajador si en el futuro surge una discrepancia.
El documento debe recoger:
Guarda estos documentos junto al expediente del trabajador. Si en algún momento hay una inspección de trabajo o una reclamación, necesitarás demostrar que todo se gestionó correctamente.
Un detalle que muchos empresarios desconocen: cuando un trabajador está en excedencia por cuidado de hijos o de familiares, existe un periodo de cotización asimilada a la Seguridad Social. Según la normativa vigente, los primeros doce meses de excedencia por cuidado de hijo se consideran periodo cotizado a efectos de prestaciones como la jubilación, la incapacidad permanente o la muerte y supervivencia.
Para el cuidado de otros familiares, este periodo de cotización asimilada es de quince meses, o de dieciocho meses si la unidad familiar tiene reconocida la condición de familia numerosa. Puedes consultar los detalles actualizados en la web de la Seguridad Social.
Esto no supone ningún coste adicional para ti como empresa, pero es importante que lo sepas para poder informar correctamente al trabajador si te pregunta.
En términos generales, no. Tanto la excedencia por cuidado de familiares como la reducción de jornada son derechos reconocidos legalmente. No son permisos que dependen de tu buena voluntad: son obligaciones que tienes como empresa.
Lo que sí puedes hacer es:
Lo que no puedes hacer es negarte, retrasar indefinidamente la respuesta, penalizar al trabajador en su carrera profesional por haber ejercido este derecho, o despedirle por ese motivo. Un despido vinculado a una excedencia o reducción de jornada por cuidado familiar tiene muchas papeletas de ser declarado nulo.
Sí. De hecho, es lo habitual. Se utiliza un contrato de interinidad para cubrir al trabajador en excedencia. Cuando el titular vuelve, el contrato de interinidad se extingue de forma automática.
Si el puesto exacto ha desaparecido, tienes la obligación de ofrecerle un puesto equivalente dentro de su grupo profesional. Si no existe ninguno, la situación puede derivar en un despido objetivo por causas organizativas o productivas, pero requiere seguir el procedimiento legal correspondiente y pagar la indemnización que corresponda. No es una puerta para deshacerte del trabajador aprovechando su ausencia.
Puede solicitarlo, pero no tiene derecho automático a reincorporarse antes del plazo acordado salvo que así se haya pactado. Lo más razonable es llegar a un acuerdo con el trabajador si ambas partes lo ven conveniente.
No. El trabajador con reducción de jornada conserva el mismo número de días de vacaciones que le corresponden según su contrato. Lo que cambia es su salario durante esas vacaciones, que se calcula sobre la jornada reducida.
Una reducción de jornada genera una situación particular en el registro horario: el trabajador tiene una jornada diferente al resto de la plantilla, y esa diferencia debe quedar perfectamente registrada. Si en algún momento hay una inspección o una discrepancia con el trabajador sobre las horas trabajadas, necesitas tener el registro claro y accesible.
En la práctica, el error más habitual en pymes es seguir registrando al trabajador con la jornada original y hacer los ajustes mentalmente o en una hoja de Excel aparte. Eso es un problema esperando a ocurrir.
Con una herramienta como Fitxa puedes configurar la jornada específica de ese trabajador de forma independiente, de modo que sus fichajes queden registrados correctamente y el sistema refleje desde el primer día su nueva situación. Los registros se conservan durante cuatro años, que es exactamente lo que exige la normativa española de control horario. Si quieres probarlo sin compromiso, tienes treinta días gratuitos para ver cómo encaja en tu empresa.
