Retribución flexible en la pyme: productos, documentación y ahorro fiscal
David Torres
Tomar la decisión de prescindir de un empleado por razones económicas es, probablemente, uno de los momentos más duros que vive un responsable de RRHH o un gerente de una pyme. No es lo mismo que un despido disciplinario, donde hay un conflicto previo. Aquí no hay culpa. El empleado ha hecho su trabajo, y la empresa, sencillamente, ya no puede sostener ese puesto.
Esa diferencia cambia todo: cambia cómo se comunica, cómo se vive internamente y también cómo debe documentarse legalmente. Y en una pyme, donde las relaciones son más cercanas y los equipos más pequeños, el impacto se nota mucho más. Un despido objetivo mal gestionado no solo genera problemas legales: deteriora el clima del equipo que queda, genera incertidumbre y puede dañar la reputación de la empresa como empleador durante mucho tiempo.
Esta guía no pretende sustituir el asesoramiento de un abogado laboralista. Pretende ayudarte a entender el proceso, los requisitos legales y, sobre todo, cómo afrontarlo de una forma que sea justa con la persona afectada y coherente con los valores de tu empresa.
El despido objetivo está regulado en el artículo 52 del Estatuto de los Trabajadores y permite a la empresa extinguir contratos de forma unilateral cuando concurren causas económicas, técnicas, organizativas o de producción debidamente acreditadas. Las más frecuentes en el ámbito de las pymes son las económicas.
La ley define las causas económicas como situaciones de pérdidas actuales o previstas, o la disminución persistente del nivel de ingresos ordinarios o ventas. Y aquí hay un matiz importante: persistente significa, según el propio Estatuto de los Trabajadores, que esa disminución se ha producido durante tres trimestres consecutivos comparando cada trimestre con el mismo período del año anterior.
No es suficiente con que la empresa esté pasando un mal mes. Tampoco con que el gerente sienta que la situación económica es difícil. La norma exige datos concretos y documentados. Esa exigencia protege tanto al trabajador como a la propia empresa: si la causa está bien acreditada, el despido tiene muchas más posibilidades de sostenerse ante una eventual impugnación judicial.
Conviene distinguir también entre el despido objetivo individual, que afecta a uno o varios trabajadores de forma aislada, y el despido colectivo o ERE, que entra en juego cuando el número de extinciones supera ciertos umbrales en función del tamaño de la plantilla. En pymes pequeñas, el despido objetivo individual es el mecanismo habitual, pero si la situación afecta a varios puestos al mismo tiempo conviene verificar con la asesoría laboral si se está rozando el umbral colectivo, porque el procedimiento es completamente diferente.
Antes de dar ningún paso visible, la empresa debe reunir una serie de condiciones. Saltarse cualquiera de ellas convierte el despido objetivo en improcedente, con consecuencias económicas significativamente mayores que las previstas para el despido objetivo correctamente tramitado.
Esto es lo más crítico. La empresa debe poder demostrar con documentación la situación económica que justifica el despido. Habitualmente eso incluye cuentas anuales, declaraciones de IVA o IRPF de los últimos trimestres, balances de situación, extractos bancarios o cualquier otro documento que acredite de forma objetiva la disminución de ingresos o las pérdidas registradas.
Un ejemplo hipotético: una empresa de servicios de limpieza con 18 empleados que ha perdido dos contratos de gran volumen y lleva cuatro trimestres consecutivos con una caída de facturación del 25% respecto al mismo período del año anterior. Esa empresa tiene base documental para justificar el despido. Una empresa que simplemente «prevé» pérdidas futuras sin datos concretos que las sustenten, no.
La causa prevista es técnicamente posible como justificación, pero exige una proyección financiera sólida y documentada. En la práctica, los juzgados de lo social valoran mucho más las pérdidas ya registradas que las proyecciones futuras, especialmente cuando la empresa no puede aportar informes externos que las respalden.
El trabajador debe recibir una carta de despido por escrito donde se expliquen con claridad las causas que motivan la extinción del contrato. Esta carta debe ir acompañada de la documentación que acredita la situación económica alegada. La ley exige un preaviso mínimo de 15 días naturales entre la entrega de la carta y la fecha efectiva del despido.
Durante ese período de preaviso, el trabajador tiene derecho a seis horas semanales de permiso retribuido para buscar nuevo empleo. Es un derecho que muchas pymes desconocen y que conviene respetar, tanto por obligación legal como por sentido común: un trabajador que percibe un trato digno en sus últimas semanas en la empresa es mucho menos propenso a impugnar el despido.
Este es uno de los puntos que más sorprenden a quienes no han pasado por este proceso: la indemnización debe ponerse a disposición del trabajador en el mismo momento en que se entrega la carta de despido. No después. No cuando la empresa tenga liquidez. En ese mismo acto.
Si la empresa no puede hacer frente a ese pago en ese momento, debe explicarlo en la propia carta y acreditar documentalmente las razones de esa imposibilidad. No hacerlo convierte automáticamente el despido en improcedente, independientemente de que la causa económica esté bien acreditada. Es un error formal que sale muy caro y que se evita con una buena planificación previa.
En empresas con representación legal de los trabajadores, comité de empresa o delegados de personal, la ley exige comunicarles el despido de forma simultánea a la notificación al trabajador. En pymes pequeñas sin representación sindical el proceso es más directo, pero igualmente debe quedar documentado y la carta de despido debe entregarse con acuse de recibo.
La indemnización por despido objetivo es de 20 días de salario por año trabajado, con un máximo de 12 mensualidades. Esta es la diferencia económica clave respecto al despido improcedente, que asciende a 33 días por año con un máximo de 24 mensualidades.
El cálculo se hace sobre el salario bruto total: salario base más todos los complementos que el trabajador perciba de forma regular y estable. Eso puede incluir complementos de puesto, complementos de antigüedad, pagas extra prorrateadas o comisiones si forman parte de la retribución habitual. Los períodos inferiores a un año se prorratean por meses trabajados.
Imaginemos un empleado administrativo con un salario bruto anual de 28.000 euros (unos 2.333 euros brutos al mes) y una antigüedad de 6 años y 3 meses en la empresa.
Es un cálculo orientativo. El salario regulador exacto puede incluir conceptos adicionales según el convenio colectivo aplicable, y conviene calcularlo con el apoyo de la gestoría o el asesor laboral para evitar errores que más tarde generen reclamaciones o diferencias a ingresar.
La reforma laboral de 2012 modificó la indemnización por despido objetivo, que antes era de 45 días por año para los despidos improcedentes. Para los trabajadores con contratos anteriores a febrero de 2012, puede existir un cálculo dual: los años anteriores a esa fecha computan con las condiciones vigentes entonces, y los años posteriores con las actuales. Este matiz puede tener un impacto económico relevante en trabajadores con mucha antigüedad y debe calcularse caso por caso con la asesoría.
Más allá de los requisitos legales, el proceso tiene una secuencia que conviene seguir con orden y sin precipitarse. En una pyme donde el gerente muchas veces hace también de responsable de RRHH, perder el hilo puede resultar muy costoso en todos los sentidos.
Antes de comunicar nada a nadie dentro o fuera de la empresa, la dirección debe tener claro que la decisión está bien fundada y que la documentación económica está en orden. Es el momento de sentarse con la gestoría o el abogado laboralista, revisar las cuentas, confirmar que se cumplen los requisitos de persistencia de la causa económica y preparar toda la documentación que acompañará a la carta.
Tomar esta decisión de forma precipitada, o comunicarla informalmente antes de tener todo preparado, es una de las fuentes de error más frecuentes. A veces el gerente comenta la situación a algún empleado de confianza antes de que el proceso esté formalizado, y eso puede complicar muchísimo la gestión posterior.
Si hay varios empleados en situación similar y la empresa solo necesita extinguir algunos contratos, la selección debe hacerse con criterios objetivos y documentados: menor carga de trabajo en el puesto, duplicidad de funciones, impacto en la estructura productiva o cualquier otro criterio que pueda justificarse de forma racional.
Hacerlo de forma arbitraria, basándose en preferencias personales o en razones no relacionadas con la causa económica, puede derivar en demandas por discriminación o en declaraciones de nulidad del despido. Y la nulidad tiene consecuencias mucho más severas que la improcedencia.
La carta es el documento central del proceso. Debe explicar con claridad las causas económicas, describir la situación de la empresa con datos concretos, identificar el puesto afectado y señalar con exactitud la fecha efectiva del despido y el importe de la indemnización puesta a disposición del trabajador.
No puede ser vaga ni genérica. Una carta que dice simplemente «la empresa atraviesa dificultades económicas» sin datos verificables no cumple el requisito legal. Tampoco es válida si no incluye la documentación acreditativa o si la fecha efectiva no respeta el preaviso mínimo de 15 días naturales.
La carta debe entregarse con acuse de recibo. Si el trabajador se niega a firmar, conviene que esté presente un testigo o que la entrega se haga por burofax, que genera prueba de la fecha y del contenido.
Este momento merece una reflexión aparte, porque en la práctica muchas empresas lo omiten completamente y eso tiene un coste humano y reputacional que no siempre se mide. En una pyme donde todo el mundo se conoce, entregar una carta de despido sin ningún acompañamiento humano es un error.
El trabajador merece una conversación real: cara a cara, en un espacio reservado, donde se le explique la situación de la empresa con honestidad, se reconozca su trabajo y se le trate con respeto. Esa conversación no cambia nada legalmente. Pero cambia mucho cómo el empleado y el resto del equipo percibe a la empresa. Y en equipos pequeños, la forma en que se gestiona un despido es observada muy de cerca por todos los demás desde el primer momento.
Algunos responsables de RRHH optan por tener esa conversación el día antes de la entrega formal de la carta, para que el trabajador no se encuentre con la situación completamente de improviso. Otros prefieren hacerlo en el mismo acto. No hay una fórmula universal, pero sí hay un principio básico: la persona debe enterarse por ti, no por los pasillos.
Después de un despido objetivo, el equipo restante suele entrar en un período de incertidumbre que, si no se gestiona bien, puede derivar en caída de productividad, aumento del absentismo o pérdida de compromiso. Las preguntas que circulan de forma informal son siempre las mismas: ¿Habrá más despidos? ¿La empresa está en peligro? ¿Mi puesto está seguro?
Un error muy habitual en pymes es no comunicar nada al resto del equipo después de un despido. El silencio genera especulación. Y la especulación, en equipos pequeños, es mucho más dañina que la verdad incómoda.
Una comunicación honesta, aunque no comparta todos los detalles financieros, es siempre mejor que el vacío informativo. No tiene que ser un discurso elaborado: puede ser una reunión breve donde el gerente o el responsable de RRHH explique qué ha pasado, por qué y cuál es la situación de la empresa a partir de ese momento. Dar un marco claro al equipo es una de las funciones más importantes del liderazgo en momentos de crisis.
El trabajador tiene 20 días hábiles desde la fecha efectiva del despido para impugnarlo. El primer paso es obligatoriamente la conciliación previa ante el organismo de mediación y arbitraje competente en cada comunidad autónoma, que recibe distintos nombres según el territorio: SMAC, CMAC, TAMIB u otros. Si en esa conciliación no hay acuerdo, el trabajador puede acudir al juzgado de lo social.
Si el juez considera que la causa económica no está suficientemente acreditada o que se ha cometido algún error formal relevante en el proceso, puede declarar el despido improcedente. En ese caso, la empresa puede optar entre readmitir al trabajador en las mismas condiciones anteriores o abonar la indemnización de 33 días por año trabajado con el límite de 24 mensualidades, más los salarios de tramitación desde la fecha del despido hasta la fecha de la sentencia.
La diferencia económica entre las dos indemnizaciones puede ser muy significativa para una pyme, especialmente si el trabajador tiene varios años de antigüedad. Y a eso hay que sumar el tiempo y la energía que consume un proceso judicial: reuniones con el abogado, preparación de documentación, comparecencias. En una empresa pequeña, ese coste indirecto no es menor.
En el peor de los escenarios, si el despido se declara nulo, la empresa está obligada a readmitir al trabajador con el abono de todos los salarios dejados de percibir desde el despido. La nulidad se produce cuando el despido vulnera derechos fundamentales o cuando afecta a trabajadores en situaciones especialmente protegidas por la ley: embarazo, permiso parental, ejercicio de funciones de representación sindical, entre otras. Por eso la selección de los puestos afectados debe hacerse con tanto cuidado.
Un aspecto que muchas pymes descuidan hasta que se encuentran ante un proceso de despido es la documentación laboral cotidiana. Tener en orden los registros de jornada, los justificantes de ausencias, los contratos y los acuerdos de modificación de condiciones no es burocracia: es protección real frente a situaciones que nadie espera pero que tarde o temprano aparecen.
En un escenario de despido objetivo, una empresa con registros ordenados y actualizados puede concentrar toda su energía en demostrar la causa económica. Una empresa con documentación dispersa, incompleta o guardada en papel añade una capa de riesgo innecesaria a un proceso que ya de por sí es delicado. La gestoría necesita acceder a esa información con rapidez, y si está fragmentada entre correos, hojas de Excel y carpetas físicas, la preparación del expediente se complica.
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