Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
El control horario digital se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas españolas. Desde que el registro de jornada laboral es obligatorio, las pymes buscan soluciones que les permitan cumplir la ley sin complicaciones ni costes elevados.
Y entre todas las opciones, el fichaje desde el móvil con geolocalización se ha posicionado como una de las más cómodas, seguras y eficientes.
En este artículo veremos cómo funciona, sus ventajas y cómo garantizar la seguridad y privacidad de los empleados, algo fundamental para cumplir con el RGPD y mantener la confianza del equipo.
El control horario desde el móvil permite que los empleados fichen su entrada y salida desde su teléfono, ya sea mediante una app o navegador web.
Cuando la herramienta incorpora geolocalización, el sistema registra la ubicación del fichaje para verificar que se ha realizado en el lugar de trabajo o dentro de una zona autorizada.
En el caso de Fitxa, el empleado puede fichar fácilmente desde su móvil, y la empresa puede activar o desactivar la geolocalización según sus necesidades.
Esto resulta especialmente útil para equipos en movilidad, comerciales, técnicos o empleados que trabajan fuera de la oficina.
Olvídate de los terminales físicos o las hojas de Excel.
Con el fichaje móvil, cada empleado registra su jornada desde cualquier lugar, y los responsables pueden consultar los fichajes en tiempo real desde un panel centralizado.
Esto facilita el trabajo híbrido, los desplazamientos y la gestión de equipos distribuidos.
La digitalización del control horario reduce drásticamente el tiempo dedicado a tareas manuales.
Los responsables de RRHH y las asesorías pueden exportar los fichajes a Excel, nóminas o contabilidad en segundos, evitando errores humanos y mejorando la trazabilidad de los datos.
En Fitxa, por ejemplo, todos los registros se guardan automáticamente durante 4 años, cumpliendo la ley sin necesidad de archivarlos manualmente.
Un sistema digital y accesible da visibilidad tanto a la dirección como a los empleados.
Cada trabajador puede consultar sus horas trabajadas, vacaciones o ausencias desde el mismo panel.
Esto refuerza la confianza interna y evita conflictos o malentendidos sobre las horas registradas.
Si tu empresa tiene técnicos, comerciales o repartidores, el fichaje con geolocalización te permite saber dónde se ha realizado el registro, sin necesidad de que estén en una oficina.
Esto garantiza el cumplimiento de la ley de registro horario incluso en entornos de trabajo fuera de sede.
Uno de los aspectos que más preocupa a los empleados es la privacidad.
La geolocalización puede generar dudas si no se comunica y gestiona correctamente.
Por eso, es importante entender qué datos se recogen, cómo se guardan y con qué finalidad.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) permite el uso de la geolocalización solo cuando sea necesaria y proporcional para el control laboral.
Esto significa que la empresa debe justificar su uso y limitar la recopilación de datos al momento del fichaje, sin rastrear al empleado de forma continua.
En Fitxa, la ubicación solo se registra en el momento exacto del fichaje, y nunca se utiliza para hacer seguimiento del movimiento del empleado.
Los datos se almacenan de forma cifrada y se conservan únicamente el tiempo legalmente necesario.
Es clave informar al empleado sobre cómo se usa la geolocalización.
Debe saber que la ubicación se guarda solo para acreditar el lugar del fichaje y no para controlar su actividad personal.
Una política de privacidad clara y accesible ayuda a generar confianza y cumplimiento legal.
No todas las empresas necesitan geolocalizar a sus empleados.
Por eso, las plataformas modernas como Fitxa permiten activar o desactivar la función por centro, departamento o usuario.
Así cada empresa puede adaptar el control horario a su realidad: desde oficinas fijas hasta equipos en campo.
El Estatuto de los Trabajadores y las directrices de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) permiten el uso de la geolocalización con fines laborales, siempre que se cumplan tres requisitos:
Base legal clara: el tratamiento de datos debe basarse en el interés legítimo de la empresa para controlar la jornada laboral.
Información previa al empleado: se debe comunicar por escrito cómo, cuándo y por qué se registran los datos.
Proporcionalidad: solo se puede recopilar la información estrictamente necesaria (por ejemplo, ubicación puntual del fichaje, no su recorrido).
Cumplir estas condiciones no solo evita sanciones, sino que refuerza la transparencia y profesionalidad de la empresa ante su equipo.
Imagina una empresa de mantenimiento con técnicos que acuden cada día a diferentes instalaciones.
Gracias al fichaje móvil con geolocalización, cada técnico puede registrar su jornada desde el móvil en el punto exacto del trabajo, sin tener que desplazarse a la oficina.
El responsable recibe en tiempo real los fichajes, controla las horas y genera informes para nóminas en segundos.
Resultado:
Se cumple la ley.
Se gana tiempo.
Y se mejora la productividad general sin aumentar la carga administrativa.
Al buscar un software de control horario, ten en cuenta estos factores:
Cumplimiento legal y RGPD. Asegúrate de que el sistema cumple con la legislación española y la protección de datos.
Sencillez de uso. Si es complicado, los empleados no lo usarán correctamente.
Funciones adicionales. Gestión de vacaciones, ausencias, turnos o documentación laboral son extras muy valorados.
Precio transparente. Evita costes ocultos por usuario o instalación.
Soporte y fiabilidad. Una buena atención y estabilidad técnica son claves para pymes y asesorías.
El control horario desde el móvil con geolocalización no solo facilita el cumplimiento legal, sino que también mejora la productividad, la transparencia y la confianza entre empresa y empleados.
Usado de forma responsable, es una herramienta que simplifica la gestión laboral y ahorra tiempo a todos los equipos.
Si tu empresa quiere digitalizar su control horario sin complicaciones, Fitxa te lo pone fácil:
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📊 informes exportables,
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y todo desde 3 € por empleado al mes.
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