Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
El registro de la jornada laboral es obligatorio en España desde 2019. Todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, deben llevar un control diario de las horas de trabajo de sus empleados.
Aunque pueda parecer un trámite burocrático, el registro horario es mucho más que cumplir con la normativa: es una herramienta clave para la transparencia, la organización y la productividad.
En este artículo repasamos qué exige la ley, qué métodos son válidos, qué sanciones existen por incumplimiento y cómo gestionar el registro de forma sencilla con un software especializado.
La obligación de registrar la jornada laboral se estableció en el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el Estatuto de los Trabajadores.
Los puntos principales son:
Obligatoriedad: todas las empresas, independientemente del número de empleados.
Qué registrar: la hora exacta de inicio y fin de la jornada de cada trabajador.
Disponibilidad: los registros deben estar accesibles para la Inspección de Trabajo y para los propios empleados.
Conservación: los datos deben guardarse durante 4 años.
Finalidad: garantizar que se cumplen los horarios pactados y que se pagan correctamente las horas extra.
La normativa no establece un sistema único, pero sí exige que el método sea objetivo, fiable y accesible. Entre los más comunes:
Hojas en papel: válidas, pero poco prácticas y fáciles de manipular.
Excel o plantillas digitales: aceptadas, pero con riesgo de errores humanos y problemas de trazabilidad.
Máquinas de fichar (biometría o tarjetas): habituales en fábricas u oficinas físicas.
Software de control horario: la opción más segura y flexible, especialmente con teletrabajo o equipos híbridos.
👉 Lo importante no es el soporte, sino que el sistema cumpla con los requisitos legales y sea fácil de usar por todos los empleados.
No llevar un control adecuado puede salir caro. Según la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social:
Infracciones leves: desde 751 € hasta 1.500 €.
Infracciones graves: de 1.501 € hasta 7.500 €.
Además de la sanción económica, el incumplimiento puede derivar en reclamaciones de empleados, conflictos sindicales y pérdida de reputación.
Aunque muchas empresas lo ven como una obligación, el registro de la jornada aporta ventajas prácticas:
Transparencia: empleados y empresa tienen claro cuántas horas se trabajan.
Equidad: se evitan abusos de horas extra no pagadas.
Planificación: facilita la gestión de turnos, vacaciones y ausencias.
Datos objetivos: útiles para la toma de decisiones en RRHH y dirección.
En otras palabras, un buen sistema de registro puede mejorar tanto el cumplimiento normativo como la eficiencia interna.
El auge del trabajo remoto y los horarios flexibles ha hecho aún más importante contar con un sistema moderno de registro:
Los métodos manuales ya no sirven cuando cada empleado trabaja desde un lugar distinto.
Es necesario fichar desde cualquier dispositivo (móvil, tablet, ordenador).
La transparencia debe mantenerse también en entornos híbridos.
Por eso cada vez más empresas optan por software de control horario en la nube, que permite fichar y consultar datos desde cualquier lugar.
Una empresa de consultoría con 40 empleados gestionaba el registro horario en Excel:
Los empleados olvidaban fichar con frecuencia.
El responsable de RRHH dedicaba horas a revisar y corregir errores.
En una inspección, les costaba presentar la información de forma clara.
Al implementar un software como Fitxa:
Los empleados fichan en segundos desde el móvil o el ordenador.
Los registros se guardan automáticamente en la nube durante 4 años.
Los informes se generan de manera instantánea en caso de auditoría.
El resultado: menos errores, menos tiempo perdido y más tranquilidad legal.
¿Todos los empleados registran inicio y fin de jornada?
¿Conservas los registros durante al menos 4 años?
¿El sistema es objetivo y no manipulable?
¿Tus empleados pueden consultar sus fichajes?
¿Puedes generar informes rápidos en caso de inspección?
Si alguna respuesta es “no”, tu empresa corre riesgo de sanción.
El registro de la jornada laboral no es solo un requisito normativo, es una oportunidad para gestionar mejor el tiempo y generar confianza entre empresa y empleados.
👉 Con Fitxa, puedes cumplir la ley de forma sencilla y además aprovechar los beneficios de la digitalización: fichajes en remoto, gestión de ausencias y vacaciones, y acceso a informes automáticos.
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