Fichajes olvidados o incorrectos: cómo gestionarlos sin problemas legales
La mayoría de pymes no se plantean el control horario hasta que reciben una notificación de la Inspección de Trabajo.
En ese momento surge la duda:
¿Está realmente bien hecho nuestro registro de jornada?
No se trata de asustar. Se trata de entender qué revisa un inspector y cómo prepararse con calma, antes de que llegue ese día.
En 2026, el control horario sigue siendo uno de los puntos más revisados en inspecciones laborales.
El registro de jornada afecta directamente a:
Horas extra.
Jornadas máximas legales.
Descansos obligatorios.
Contratos a tiempo parcial.
Es una forma sencilla para la Inspección de detectar irregularidades sin necesidad de análisis complejos.
Si el registro es inconsistente, el resto de la gestión laboral queda en entredicho.
En una revisión relacionada con control horario, lo habitual es que se solicite:
Registro diario de jornada de todos los trabajadores.
Históricos completos (hasta 4 años).
Contratos de trabajo.
Información sobre jornada pactada.
Nóminas para comprobar coherencia.
No basta con mostrar el mes actual.
El inspector puede pedir periodos anteriores.
No puede ser semanal ni mensual.
Debe reflejar cada día trabajado.
No es válido indicar simplemente “8 horas”.
Deben constar horas concretas.
Registros idénticos todos los días o con horarios exactos repetidos pueden generar dudas.
Si se detectan modificaciones, debe poder demostrarse:
Quién las hizo.
Cuándo.
Con qué motivo.
El inspector puede cruzar:
Jornada pactada.
Horas registradas.
Horas extra pagadas o compensadas.
Si no cuadran, hay riesgo de sanción.
Algunos de los más habituales:
Excel sin control de cambios.
Fichajes completados al final del mes.
No registrar teletrabajo.
No conservar históricos completos.
No reflejar correctamente contratos a tiempo parcial.
Muchas empresas creen que cumplen… hasta que revisan los detalles.
El incumplimiento puede considerarse infracción grave.
Las sanciones pueden oscilar entre:
626 €
y 6.250 €
Además del impacto económico, puede implicar:
Requerimientos adicionales.
Seguimiento posterior.
Reclamaciones por horas extra.
El coste real suele ir más allá de la multa.
La mejor estrategia no es reaccionar, sino anticiparse.
Comprueba que:
Es diario.
Incluye horas reales.
Conserva datos 4 años.
Permite acceder rápidamente a históricos.
Asegúrate de que:
Las horas extra están registradas.
Las jornadas coinciden con contratos.
Las ausencias están correctamente reflejadas.
Si recibes una inspección:
Designa una persona responsable.
Ten localizados los registros.
Evita improvisaciones o reconstrucciones.
Un sistema digital bien planteado facilita:
Acceso inmediato a registros.
Exportación rápida en Excel.
Históricos completos.
Trazabilidad de cambios.
Fitxa, por ejemplo, conserva automáticamente los registros durante 4 años y permite exportarlos de forma clara, lo que simplifica la respuesta ante una inspección.
Una pyme recibió requerimiento de inspección y tuvo que reconstruir registros antiguos desde distintos archivos.
El proceso fue lento y generó inseguridad.
Tras implantar un sistema centralizado:
Los históricos están disponibles al instante.
Las modificaciones quedan registradas.
Las exportaciones se generan en segundos.
La diferencia no fue el día de la inspección, sino el trabajo previo.
No sabes dónde están los registros de hace 3 años.
Ajustas fichajes antes de enviarlos a nómina.
Los empleados no fichan siempre en tiempo real.
El sistema permite modificar sin dejar rastro.
Si detectas varios puntos, conviene actuar antes de que lo haga la Inspección.
La Inspección de Trabajo no busca castigar por sistema, sino verificar cumplimiento.
Si el registro horario está bien implantado, coherente y trazable, una revisión no debería generar preocupación.
El problema surge cuando el sistema depende de ajustes manuales y reconstrucciones.
📘 Si hoy te pidieran los registros de los últimos 4 años, ¿podrías entregarlos en minutos?
Si la respuesta no es clara, quizá convenga revisar tu sistema con calma.
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