Gestión de Documentos Digitales: La Clave para una Empresa Más Eficiente

La transformación digital ha cambiado la forma en que las empresas gestionan la información. La acumulación de documentos en archivadores físicos o en sistemas desorganizados no solo genera ineficiencia, sino que también pone en riesgo la seguridad y el cumplimiento legal.

En Fitxa seguimos evolucionando para ofrecer soluciones que faciliten la gestión laboral y cumplan con las regulaciones vigentes. Por eso, hemos desarrollado una nueva funcionalidad de organización de documentos, permitiendo a los managers subir y clasificar archivos como nóminas, contratos y otros documentos importantes, mientras que los empleados acceden fácilmente a ellos cuando los necesiten.

En este artículo, exploraremos:

 

✔️ Los problemas de una mala gestión documental.
✔️ Cómo nuestra nueva funcionalidad soluciona estos desafíos.
✔️ Cómo ayuda a cumplir con la normativa vigente en España.
✔️ Los beneficios para managers y empleados.

 

 

❌ Problemas de una Mala Gestión Documental

 

Muchas empresas siguen dependiendo de métodos tradicionales para almacenar documentos, como carpetas locales, correos electrónicos o incluso archivos físicos. Esto genera varios problemas:

 

🔴 Dificultad de acceso: Los empleados y managers pierden tiempo buscando documentos.
🔴 Poca seguridad: Los archivos pueden extraviarse o terminar en manos equivocadas.
🔴 Falta de transparencia: Los empleados no siempre tienen acceso a documentos clave como sus nóminas.
🔴 Incumplimiento legal: En España, es obligatorio facilitar ciertos documentos a los trabajadores de forma accesible.

Para evitar estos problemas, contar con un sistema de gestión documental digital es fundamental.

 

 

✅ Nueva Funcionalidad en Fitxa: Gestión de Documentos

 

Con esta actualización, hemos diseñado un espacio centralizado y seguro donde managers y empleados pueden administrar documentos laborales sin complicaciones.

 

📌 Funcionalidades para Managers:

✔️ Subir documentos como nóminas, contratos, certificados u otros archivos.
✔️ Organizarlos en carpetas según departamentos o categorías.
✔️ Otorgar permisos personalizados para cada archivo.
✔️ Automatizar notificaciones para que los empleados sepan cuándo hay documentos nuevos.

 

📌 Funcionalidades para Empleados:

✔️ Acceso inmediato a sus documentos en cualquier momento.
✔️ Descarga fácil desde cualquier dispositivo.
✔️ Mayor transparencia sobre su información laboral.
✔️ Mayor seguridad, sin riesgo de pérdida o extravío de documentos.

 

🔎 Así luce nuestra funcionalidad en acción:

 

 

 

⚖️ Cumplimiento con la Legislación: Real Decreto-Ley 8/2019

 

A partir del 1 de enero de 2025, en España todas las empresas, sin importar su tamaño, deben implantar un sistema de fichaje digital de jornada laboral y garantizar que los empleados puedan acceder a su información de manera clara y segura.

Nuestra plataforma ayuda a cumplir con esta normativa al:

✅ Centralizar documentos laborales en un sistema digital accesible.
✅ Facilitar auditorías y supervisión por parte de Inspección de Trabajo.
✅ Garantizar que los empleados tengan acceso inmediato a su información laboral.

De esta manera, tu empresa se adapta a la normativa sin esfuerzo y evita sanciones.

 

 

🎯 Beneficios de Implementar un Sistema de Gestión Documental

 

La digitalización de documentos laborales no solo ayuda con el cumplimiento legal, sino que aporta beneficios clave a la empresa:

 

✔️ Ahorro de tiempo al eliminar procesos manuales de búsqueda y gestión.
✔️ Mayor seguridad y privacidad con almacenamiento en la nube.
✔️ Accesibilidad desde cualquier dispositivo, sin depender de correos o impresiones.
✔️ Transparencia y confianza entre empresa y empleados.
✔️ Menos errores administrativos, ya que todo está centralizado en un solo lugar.

 

 

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