Checklist RGPD 2026: cómo evaluar un software de RRHH y sus proveedores
El control horario con geolocalización es una de las funciones que más dudas genera en las empresas.
Por un lado, ofrece una solución clara para equipos en movilidad o con varios centros de trabajo.
Por otro, plantea preguntas legítimas sobre privacidad, RGPD y límites legales.
En 2026, la normativa no prohíbe la geolocalización, pero sí exige que su uso sea justificado, proporcional y transparente.
En este artículo analizamos cuándo tiene sentido usarla, qué ventajas aporta y qué precauciones legales debes aplicar para evitar problemas con empleados o inspecciones.
Un sistema de control horario con geolocalización registra la ubicación del empleado en el momento de fichar (entrada, salida o pausa).
No implica seguimiento continuo ni rastreo permanente, sino una verificación puntual del lugar donde se realiza el fichaje.
En herramientas como Fitxa, la geolocalización es opcional y solo se activa si la empresa lo necesita, registrándose exclusivamente en el instante del fichaje.
No todas las empresas la necesitan. De hecho, usarla sin motivo puede ser contraproducente.
Tiene sentido especialmente en estos casos:
Técnicos, comerciales o repartidores que trabajan fuera de la oficina.
Empresas con varios centros o ubicaciones.
Trabajos presenciales donde es importante verificar el punto de fichaje.
Equipos que no pasan por una sede fija cada día.
En cambio, no suele estar justificada en puestos 100 % de oficina o teletrabajo estable, salvo causa concreta.
La principal ventaja es evidente: permite comprobar que el fichaje se ha realizado en el lugar de trabajo.
Esto reduce errores, fichajes indebidos y situaciones como el “buddy punching” (fichar por otra persona).
En una inspección laboral, poder acreditar dónde se realizó el fichaje aporta un plus de solidez al registro horario.
No es obligatorio, pero sí refuerza la fiabilidad del sistema si se cuestionan los datos.
Para empresas con personal itinerante, la geolocalización evita tener que justificar manualmente cada desplazamiento o jornada fuera de la oficina.
El responsable puede comprobar los fichajes sin llamadas ni correos adicionales.
Bien comunicada, la geolocalización aporta claridad: todos saben cómo y cuándo se registra la jornada, evitando sospechas o desigualdades entre empleados.
Aquí conviene ser muy preciso.
La geolocalización no está prohibida, pero su uso está regulado por varias normas:
Estatuto de los Trabajadores (art. 20 y 34).
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
Criterios de la AEPD y jurisprudencia reciente.
La clave no es la herramienta, sino cómo se utiliza.
La empresa debe poder explicar para qué usa la geolocalización:
control de jornada, organización del trabajo o cumplimiento legal.
No es válido usarla “por si acaso”.
Solo se deben recoger los datos mínimos necesarios.
Registrar la ubicación en el momento del fichaje es proporcional; hacer seguimiento continuo, no.
Fitxa cumple este principio: no hay rastreo, solo registro puntual al fichar.
El empleado debe ser informado de forma clara sobre:
Qué datos se recogen.
Cuándo se recogen.
Con qué finalidad.
Cuánto tiempo se conservan.
Esto debe constar en la política de privacidad o en una comunicación interna documentada.
Los datos de jornada deben conservarse 4 años, según la normativa laboral.
No más, no menos.
Después deben eliminarse o anonimizarse conforme al RGPD.
No todo el mundo debe ver la ubicación de los empleados.
El acceso debe limitarse a responsables autorizados (RR. HH., manager, asesoría).
Activar geolocalización para todos los empleados sin distinción.
No informar al trabajador de su uso.
Usarla como herramienta disciplinaria encubierta.
Registrar ubicaciones fuera del horario laboral.
No documentar la base legal del tratamiento.
Estos errores son los que suelen generar conflictos y sanciones.
Una empresa de mantenimiento con técnicos en distintas provincias implanta Fitxa con geolocalización activada solo para ese equipo.
Los técnicos fichan al llegar al cliente.
La ubicación se registra solo en ese momento.
RR. HH. revisa los fichajes desde el panel.
Los datos se guardan durante 4 años.
Resultado:
✔ control horario fiable
✔ cumplimiento legal
✔ cero conflictos con los empleados
La pregunta no es si la geolocalización es legal, sino:
¿la necesito para este puesto concreto?
Si la respuesta es sí y se aplica con cabeza, es una herramienta útil.
Si la respuesta es no, es mejor no activarla.
Un buen software no obliga: da opciones.
El control horario con geolocalización puede aportar mucho valor en 2026, pero solo si se utiliza de forma proporcional, transparente y justificada.
No es una herramienta de vigilancia, sino de organización y cumplimiento.
Con Fitxa, las empresas pueden decidir cuándo usarla, para quién y con qué límites, manteniendo el equilibrio entre control, confianza y legalidad.
🧭 Si necesitas controlar fichajes en movilidad sin meterte en problemas legales, hazlo bien desde el principio.
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