Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
Los contratos a tiempo parcial siguen siendo una de las modalidades laborales más comunes en España, especialmente en sectores como comercio, hostelería o atención al cliente.
Sin embargo, su correcta gestión —y en especial el registro de la jornada y del coeficiente de parcialidad— genera muchas dudas en las pymes y asesorías.
En 2026, las obligaciones de registro siguen plenamente vigentes, y las inspecciones laborales prestan especial atención a este tipo de contratos.
Por ello, contar con un sistema de control horario digital fiable y actualizado es clave para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento legal.
Aunque la base normativa se mantiene, en los últimos años se han reforzado los criterios de control y trazabilidad del tiempo trabajado.
Las empresas deben llevar un registro diario exacto y verificable de las horas trabajadas por cada empleado, y este debe reflejar:
Hora de inicio y fin de la jornada.
Duración total de la jornada diaria.
Coeficiente de parcialidad, es decir, el porcentaje de jornada que realiza el trabajador respecto a una jornada completa.
Firma del trabajador o validación digital equivalente.
Conservación durante 4 años y disponibilidad inmediata para la Inspección de Trabajo.
Este registro debe realizarse independientemente de si el contrato es a tiempo completo o parcial, pero en el caso de los parciales, la precisión es aún más crítica, ya que afecta directamente al cálculo de cotizaciones y derechos laborales.
El coeficiente de parcialidad representa la proporción entre la jornada contratada y la jornada completa de referencia.
Por ejemplo:
Si un empleado trabaja 20 horas semanales y la jornada completa son 40, su coeficiente es 0,5 (50 %).
Si trabaja 30 horas, el coeficiente será 0,75 (75 %).
Este dato se utiliza para calcular:
Cotizaciones a la Seguridad Social.
Vacaciones, descansos y pagas proporcionales.
Antigüedad o derechos asociados a la jornada.
Por tanto, registrar correctamente las horas reales trabajadas permite verificar que el coeficiente declarado coincide con la práctica diaria.
El registro debe hacerse día a día, y no de forma global o mensual.
Los sistemas manuales (como plantillas en papel o Excel) suelen ser poco precisos y arriesgados, ya que no garantizan trazabilidad ni autenticidad de la firma.
Un software de control horario como Fitxa facilita este proceso mediante:
Fichaje digital desde el móvil o navegador.
Cada empleado registra su inicio y fin de jornada en tiempo real.
Registro automático y seguro.
Los datos se guardan en la nube durante 4 años, con sello horario y validación.
Cálculo del coeficiente de parcialidad.
El sistema genera automáticamente los informes con las horas efectivas trabajadas.
Exportación directa a Excel o nóminas.
Ideal para asesorías y departamentos de RRHH.
Esto elimina errores humanos y garantiza que los datos estén listos en caso de inspección.
| Aspecto | Contrato a tiempo completo | Contrato a tiempo parcial |
|---|---|---|
| Registro horario | Obligatorio | Obligatorio |
| Coeficiente de parcialidad | No aplica | Obligatorio |
| Control de horas extra | Limitadas | Solo horas complementarias autorizadas |
| Conservación de registros | 4 años | 4 años |
| Riesgo de sanción | Medio | Alto (por desajuste entre contrato y práctica) |
En los contratos parciales, la Inspección de Trabajo pone especial atención a las horas complementarias.
Estas deben estar previamente pactadas y registradas igual que las ordinarias.
Un registro digital evita discrepancias y facilita la justificación de horas ante cualquier revisión.
Imaginemos una tienda con tres empleadas:
Ana (20 h/semana) → 50 % parcialidad.
Laura (30 h/semana) → 75 % parcialidad.
Marta (40 h/semana) → jornada completa.
Cada una ficha su jornada con Fitxa: entrada, pausas y salida.
El sistema calcula automáticamente cuántas horas han trabajado al mes y muestra el coeficiente medio.
Si Laura hace 2 horas complementarias un día, el sistema lo refleja en el informe, manteniendo la trazabilidad y asegurando que la empresa cumple con la legalidad y con el contrato firmado.
No registrar diariamente las horas.
Los fichajes deben hacerse en el momento, no al final de la semana.
Olvidar las horas complementarias.
Estas deben tener autorización previa y quedar reflejadas en el registro.
Usar hojas sin firma o sin validación digital.
No se consideran válidas ante una inspección.
Desajuste entre contrato y registro real.
Si el empleado trabaja más de lo declarado, la parcialidad no se ajusta a la ley.
Un software de control horario evita todos estos riesgos mediante un registro automatizado, transparente y auditable.
La información de jornada y fichajes contiene datos personales.
Por tanto, debe gestionarse conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD):
Solo las personas autorizadas (RRHH o asesoría) pueden acceder a los registros.
Los datos deben almacenarse en servidores seguros dentro de la UE.
Deben eliminarse o anonimizarse una vez transcurrido el plazo legal de conservación.
Fitxa cumple con estas obligaciones garantizando un entorno cifrado y trazable, sin necesidad de servidores locales ni copias manuales.
Las asesorías que gestionan varias empresas con empleados a tiempo parcial necesitan una visión global y automatizada.
El modo multiempresa de Fitxa permite a los despachos revisar y descargar los registros de todos sus clientes desde un único panel, generando informes listos para nóminas o inspecciones.
Esto ahorra decenas de horas al mes y reduce el riesgo de errores administrativos.
Registrar la jornada y el coeficiente de parcialidad en 2026 no tiene por qué ser un proceso manual ni complejo.
Con una herramienta como Fitxa, tu empresa puede:
Cumplir la ley sin esfuerzo.
Calcular automáticamente la parcialidad.
Guardar los registros durante 4 años.
Y ofrecer transparencia tanto a empleados como a asesorías.
✨ Evita sanciones y simplifica tu gestión laboral con Fitxa.
Configura tu cuenta en minutos y controla los contratos a tiempo parcial de forma segura y legal en Fitxa.es
