Checklist RGPD 2026: cómo evaluar un software de RRHH y sus proveedores
En 2026, la protección de datos sigue siendo uno de los pilares más importantes en la gestión laboral.
Los departamentos de Recursos Humanos manejan información especialmente sensible: contratos, nóminas, fichajes, ausencias o incluso datos médicos.
Por eso, cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no es opcional, y elegir un software de RRHH adecuado se ha convertido en una decisión estratégica.
A continuación encontrarás un checklist actualizado para 2026, pensado para que puedas evaluar fácilmente si tu proveedor o herramienta de gestión laboral cumple con la normativa y protege los datos de tu equipo.
El RGPD (Reglamento (UE) 2016/679) establece cómo deben recopilarse, almacenarse y gestionarse los datos personales dentro de la Unión Europea.
En el caso de los RRHH, esto incluye:
Datos identificativos de empleados.
Información contractual y salarial.
Registros de jornada y ausencias.
Datos médicos o de bajas laborales.
Un incumplimiento puede acarrear multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual, además de un impacto reputacional importante.
Por eso, antes de contratar o renovar un software de RRHH, es fundamental verificar que cumpla con las obligaciones del RGPD tanto a nivel técnico como organizativo.
A continuación te dejamos un listado dividido en 5 bloques clave: datos, proveedores, acceso, almacenamiento y seguridad.
☑️ ¿El software identifica claramente qué datos personales se tratan (empleados, candidatos, asesores)?
☑️ ¿Se especifica la finalidad del tratamiento (registro horario, nóminas, control de asistencia, etc.)?
☑️ ¿Se informa al trabajador sobre el uso de sus datos y su derecho de acceso, rectificación y eliminación?
☑️ ¿Se cuenta con el consentimiento o base legal correspondiente (por contrato laboral o interés legítimo)?
Consejo: Si el proveedor no puede facilitarte su registro de actividades de tratamiento, desconfía.
☑️ ¿El software está gestionado por una empresa establecida en la UE o con garantías equivalentes?
☑️ ¿Existe un contrato de encargo de tratamiento firmado entre tu empresa y el proveedor?
☑️ ¿El proveedor detalla qué subencargados usa (por ejemplo, servidores, servicios de backup, soporte técnico)?
☑️ ¿Se actualizan periódicamente las medidas de protección y se documentan los accesos a datos?
Con Fitxa, por ejemplo, todos los datos se alojan en servidores seguros dentro de la Unión Europea, y los accesos están restringidos y auditados.
☑️ ¿Los datos se transmiten y almacenan de forma cifrada (HTTPS, encriptación AES o similar)?
☑️ ¿Cada usuario tiene credenciales únicas y personalizadas?
☑️ ¿El sistema permite gestionar roles y permisos para limitar el acceso según el puesto (empleado, RRHH, asesoría)?
☑️ ¿Se realizan copias de seguridad automáticas y se almacenan en entornos seguros?
☑️ ¿Se dispone de un protocolo de respuesta ante incidentes o brechas de seguridad?
Estas medidas son esenciales para demostrar responsabilidad proactiva (“accountability”) ante la AEPD.
☑️ ¿Los servidores se encuentran dentro del Espacio Económico Europeo (EEE)?
☑️ ¿El proveedor detalla el tiempo de conservación de los registros?
☑️ ¿Los registros de jornada se conservan durante los 4 años exigidos por ley laboral?
☑️ ¿Existe una política clara para la eliminación o anonimización de datos antiguos?
Fitxa, por ejemplo, conserva automáticamente los registros durante 4 años y permite su descarga en cualquier momento, cumpliendo con la normativa laboral española.
☑️ ¿El proveedor ofrece documentación sobre sus políticas de seguridad y cumplimiento RGPD?
☑️ ¿Permite realizar auditorías o certificaciones de seguridad (ISO 27001, ENS, etc.)?
☑️ ¿Informa de cualquier cambio relevante en sus subprocesadores o condiciones?
☑️ ¿Incluye un sistema de registro de actividad para demostrar trazabilidad ante una inspección?
Un software serio de RRHH debe poder probar el cumplimiento, no solo declararlo.
Imaginemos una asesoría laboral que busca un sistema para gestionar el control horario y la documentación de 20 empresas clientes.
El proveedor A ofrece una app gratuita basada en hojas compartidas; el proveedor B, en cambio, cuenta con servidores en la UE, cifrado de datos y acuerdo de tratamiento firmado.
Aunque el primero parece más económico, el segundo garantiza cumplimiento legal y seguridad, algo esencial ante una inspección o incidente.
Elegir el software adecuado no es una decisión técnica, sino jurídica y estratégica.
Designa un responsable de protección de datos (DPO) si tratas información sensible o a gran escala.
Mantén actualizado el registro de actividades de tratamiento.
Informa a los empleados sobre cómo y por qué se usan sus datos.
Realiza auditorías internas periódicas.
Evita herramientas sin soporte o sin contrato de tratamiento.
La transparencia y la trazabilidad son tus mejores aliadas ante la AEPD.
Cumplir con el RGPD no solo evita sanciones: refuerza la confianza de los empleados y clientes y proyecta una imagen profesional.
Elegir un software de RRHH que proteja los datos y cumpla la normativa europea es la forma más inteligente de gestionar el talento sin riesgos.
🔍 Antes de firmar con un proveedor, revisa tu checklist RGPD 2026.
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