Infracciones laborales más frecuentes en pymes y sus sanciones en 2026
Marcos Vidal
Cuando una persona trabajadora comunica que va a ser madre o padre, la pyme no solo recibe una buena noticia. Recibe también una cadena de obligaciones legales que gestionar: comunicaciones a la Seguridad Social, contratos de sustitución, ajuste del registro horario, coordinación con la asesoría y, en algunos casos, la revisión de los documentos laborales del equipo. Hacerlo bien protege a la empresa. Hacerlo mal puede derivar en sanciones de la Inspección de Trabajo o en conflictos con la persona trabajadora al reincorporarse.
Este artículo explica, paso a paso y sin rodeos, qué debe hacer una pyme cuando se produce una baja por maternidad o paternidad: desde los primeros trámites hasta cómo gestionar el registro horario durante todo el período de ausencia.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, el permiso de nacimiento —tanto para la madre biológica como para el otro progenitor— es de 16 semanas intransferibles para cada uno. Las seis primeras semanas son de disfrute obligatorio e ininterrumpido inmediatamente después del parto o adopción. Las diez restantes pueden distribuirse a voluntad de la persona trabajadora, siempre que se comuniquen con al menos quince días de antelación a la empresa.
El subsidio lo gestiona directamente el INSS o la Mutua colaboradora. La empresa no abona el salario durante este período: la prestación la recibe la persona trabajadora directamente o a través del pago delegado, según cómo esté configurada la cotización. Es importante que la pyme lo verifique con su asesoría desde el primer momento, porque la tramitación incorrecta puede generar deuda con la Seguridad Social.
Puedes consultar los requisitos y la duración actualizada en la ficha del INSS sobre la prestación por nacimiento y cuidado de menor.
La empresa debe tramitar la baja a través del Sistema RED en cuanto tenga conocimiento formal de la fecha de inicio. No existe un plazo legal de preaviso obligatorio por parte de la trabajadora para el permiso de maternidad (las seis semanas obligatorias empiezan en el parto), pero sí para las diez semanas voluntarias: el preaviso mínimo es de quince días.
En la práctica, la asesoría laboral suele encargarse de la comunicación al INSS y de gestionar el parte de baja en el sistema. La empresa debe proporcionar los datos del contrato, la base reguladora y la situación de cotización.
El INSS exige un certificado de empresa que acredite la situación laboral de la persona, sus bases de cotización de los últimos meses y la fecha de inicio de la baja. Este documento lo elabora la asesoría o el departamento de RRHH y es imprescindible para que la persona trabajadora pueda cobrar la prestación sin retrasos.
Si la empresa decide contratar a alguien para cubrir el puesto, el contrato de interinidad —ahora denominado contrato de duración determinada por sustitución tras la reforma laboral de 2021— debe quedar vinculado expresamente a la reincorporación de la persona sustituida. El contrato debe especificar el nombre de la persona sustituida, la causa de la sustitución y la duración prevista.
El alta del sustituto debe realizarse en el Sistema RED antes del inicio de la relación laboral. No es opcional ni admite demoras: contratar a alguien sin darlo de alta antes de que empiece es una infracción grave según el artículo 22.2 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con sanciones que oscilan entre 626 y 6.250 euros por trabajador.
Tras la reforma laboral de 2021 (Ley 32/2021), los contratos de interinidad desaparecieron formalmente y se integraron en los contratos de duración determinada por sustitución. Este tipo de contrato solo es válido cuando la causa está perfectamente documentada. En el contexto de una baja por maternidad o paternidad, los requisitos son:
Un contrato de sustitución mal redactado puede convertirse en indefinido por defecto si la Inspección de Trabajo aprecia que la causa no estaba justificada o que la documentación era insuficiente. Esto no es una posibilidad remota: la Inspección revisa especialmente los contratos temporales encadenados y los que no tienen causa expresa.
Aquí hay un punto que muchas pymes pasan por alto. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, conservarlo durante cuatro años y ponerlo a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
Esta obligación no desaparece durante la baja por maternidad o paternidad. Sin embargo, su aplicación varía según la situación:
La persona en situación de baja no genera registro horario porque no trabaja. No obstante, la empresa debe reflejar correctamente la ausencia en su sistema de control horario. Si el software utilizado no permite registrar ausencias por baja de maternidad o paternidad como categoría diferenciada, existe un riesgo: que en una inspección los registros aparezcan como días sin fichar, lo que puede interpretarse como falta de control o como horas trabajadas no registradas.
Un sistema digital como Fitxa permite gestionar estas ausencias como categorías específicas, de modo que el registro refleje con precisión la situación real de cada persona: en activo, en vacaciones, en baja médica o en permiso de nacimiento. Esto es relevante tanto para el cumplimiento del artículo 34.9 ET como para tener los datos ordenados en caso de inspección.
La persona que cubre el puesto tiene exactamente las mismas obligaciones de registro horario que cualquier otro trabajador. Desde el primer día. El contrato de sustitución no exime del control horario: la empresa debe activar el acceso al sistema de fichaje en cuanto la persona sustituida empieza a trabajar.
Imagina una situación hipotética: una pyme de 18 personas en el sector del comercio contrata a un sustituto durante 16 semanas. Si durante esas semanas el sustituto no ficha porque nadie le dio acceso al sistema, la empresa está incumpliendo el artículo 34.9 ET para ese trabajador. En una visita de la Inspección, esa laguna puede derivar en un acta de infracción, independientemente de que el resto del equipo sí tenga el registro en orden.
El momento de la reincorporación genera otro punto de riesgo. La empresa debe:
Tras la reincorporación, la persona trabajadora puede solicitar el permiso de lactancia (artículo 37.4 ET): una hora de ausencia al día o su acumulación en días completos. También puede pedir una reducción de jornada por cuidado de hijos menores de 12 años (artículo 37.6 ET), con la correspondiente reducción proporcional del salario.
Ambas situaciones modifican la jornada ordinaria y, por tanto, el patrón de fichaje esperado. Si el sistema de control horario no está configurado para reflejar estas reducciones, los registros van a mostrar discrepancias que complican la gestión y pueden generar conflictos si la persona trabajadora o la Inspección los revisan.
La buena práctica es actualizar el perfil de la persona en el software de control horario en cuanto se formaliza el acuerdo de reducción, de modo que el sistema calcule correctamente las horas esperadas y las horas reales desde el primer día con la nueva jornada.
La gestión de una baja por maternidad o paternidad implica tratar datos personales de categoría especial: el estado de salud o la situación familiar de la persona trabajadora. El artículo 9 del RGPD y el artículo 10 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) establecen que este tipo de datos solo pueden tratarse con base en una obligación legal o en el consentimiento explícito de la persona.
En el contexto laboral, la base es la obligación legal: la empresa necesita esos datos para gestionar la prestación y cumplir sus obligaciones con la Seguridad Social. Pero eso no significa que puedan circular libremente dentro de la empresa. Solo deben acceder a esta información las personas que tienen una necesidad justificada: RRHH, la dirección y la asesoría. Compartir el motivo de la baja con el resto del equipo de forma no necesaria puede constituir una infracción de la LOPDGDD.
La Agencia Española de Protección de Datos ha emitido criterios sobre el tratamiento de datos de salud en el ámbito laboral. Si la empresa no tiene documentado quién puede acceder a qué información durante una baja, es un punto que conviene revisar con la asesoría antes de que surja un problema.
La Inspección de Trabajo tiene competencia para revisar, entre otras cosas:
Las sanciones por incumplimientos en materia de registro horario están tipificadas en el artículo 7.5 de la LISOS como infracciones graves, con multas de entre 626 y 6.250 euros. La falta de alta previa también es infracción grave. En caso de reincidencia, las sanciones pueden incrementarse.
Una pyme con todo documentado —contratos en regla, registro horario completo y ausencias correctamente categorizadas— puede responder a cualquier requerimiento de la Inspección sin improvsar. Una que lleva el control en hojas de Excel o en grupos de WhatsApp tiene un problema real si el inspector llega un martes por la mañana.
Este resumen no sustituye a la asesoría laboral, pero sirve como punto de partida para no dejar nada en el tintero:
Si el sistema de control horario no permite categorizar ausencias, registrar sustituciones o exportar el histórico para una inspección, ese es precisamente el momento de revisarlo. Fitxa está diseñado para que las ausencias queden bien documentadas, el registro de cada persona sea trazable desde el primer hasta el último día, y los datos puedan exportarse en el formato que necesite la asesoría. Con una prueba gratuita de 30 días, una pyme puede comprobar si cubre estos escenarios antes de que llegue la próxima baja.
