Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
La gestión documental es uno de los grandes dolores de cabeza para cualquier empresa.
Nóminas en el correo, contratos en carpetas compartidas, justificantes de baja en papel… un caos que no solo hace perder tiempo, sino que puede generar problemas legales o de protección de datos.
En esta guía te explicamos cómo centralizar toda la documentación laboral en un solo software y por qué hacerlo con Fitxa te permitirá ganar en eficiencia, seguridad y cumplimiento legal.
En muchas pymes y asesorías, los documentos laborales están repartidos por todas partes:
Archivos en papel que se extravían.
Carpeta de Drive o Dropbox sin control de accesos.
Correos con nóminas sin cifrar.
Versiones duplicadas o desactualizadas.
Además, la normativa laboral y el RGPD exigen que los documentos de los empleados se almacenen y protejan adecuadamente, algo que no siempre se cumple cuando todo depende de correos o archivos locales.
El resultado:
👉 pérdida de tiempo, riesgo de errores y posibles sanciones.
Centralizar la documentación laboral significa tener todos los archivos del área de Recursos Humanos en una única plataforma segura, accesible tanto para el empresario como para los empleados y managers.
Esto incluye:
Contratos y anexos laborales.
Nóminas mensuales.
Justificantes de bajas o ausencias.
Certificados, renovaciones y permisos.
Registros de jornada y vacaciones.
El objetivo es que todo esté en un solo lugar, bien organizado, con permisos controlados y trazabilidad total.
Al almacenar la información en una plataforma segura como Fitxa:
Los documentos se guardan cifrados y en servidores dentro de la UE.
Solo acceden usuarios autorizados (según su rol).
Cumples automáticamente con el RGPD y la Ley de Control Horario.
Esto elimina el riesgo de pérdida, filtraciones o accesos no deseados.
Olvídate de buscar documentos en carpetas o correos.
En Fitxa, cada empleado tiene su perfil personal, donde puede:
Descargar sus nóminas.
Consultar su contrato.
Subir justificantes o certificados.
El departamento de RRHH deja de ser un buzón de solicitudes y se convierte en un sistema automatizado.
La centralización no solo ayuda a la empresa, también mejora la experiencia del empleado.
Tener acceso directo a su documentación refuerza la confianza y la transparencia, dos valores clave para la retención del talento.
“Un empleado informado y con autonomía es un empleado más comprometido.”
En Fitxa, los managers disponen de un panel de control donde pueden:
Revisar documentos de su equipo.
Validar justificantes de ausencia.
Consultar el historial de fichajes y vacaciones.
Todo sin depender de terceros ni de RRHH para cada consulta.
A diferencia de las plataformas genéricas de almacenamiento, Fitxa integra la gestión documental con el control horario y la planificación de vacaciones.
Así, toda la información laboral está conectada:
Cuando un empleado ficha, su registro queda guardado junto a su contrato.
Cuando solicita vacaciones, el justificante se archiva automáticamente.
Esto crea una trazabilidad completa del ciclo laboral del trabajador.
Haz un inventario: ¿dónde están tus contratos, nóminas y documentos?
Identifica qué formatos usas (papel, Excel, Drive…) y qué problemas te generan (duplicados, accesos, RGPD…).
Antes de migrar, define quién necesita ver qué.
Fitxa permite crear roles personalizados:
Empleado: solo sus datos.
Manager: documentos de su equipo.
Admin: visión completa de la empresa.
Esto evita errores y garantiza el cumplimiento del RGPD desde el primer día.
Con Fitxa puedes subir tus documentos fácilmente, por empleado o por categoría.
Una vez cargados, el sistema los indexa y organiza automáticamente, para que siempre puedas encontrarlos por nombre, tipo o fecha.
💡 Consejo: usa nombres coherentes (ej. “Contrato_Empleado_MesAño.pdf”) para mantener la coherencia documental.
Comunica a tus empleados que ya pueden acceder a sus nóminas o contratos desde su app Fitxa.
Esto reduce llamadas y correos y mejora la autonomía.
Además, los trabajadores pueden subir justificantes o documentos directamente, sin depender de RRHH.
Cada cierto tiempo, revisa la documentación archivada.
En Fitxa puedes generar informes automáticos sobre caducidad de contratos, renovaciones o ausencias, manteniendo la información siempre actualizada.
El almacenamiento en Fitxa cumple con los estándares más altos de seguridad:
Cifrado de datos en tránsito y en reposo.
Servidores en la Unión Europea.
Backups automáticos y redundantes.
Acceso mediante autenticación segura.
Así garantizas que la documentación laboral esté protegida y disponible 24/7, incluso en auditorías o inspecciones.
Una empresa de 40 empleados gestionaba sus documentos mediante Google Drive y correos.
Cada mes, RRHH dedicaba más de 8 horas a buscar y enviar nóminas manualmente.
Tras migrar a Fitxa:
Todos los documentos se almacenan automáticamente.
Los empleados acceden desde su móvil con seguridad.
La empresa cumple con RGPD y normativa laboral.
Se ahorran más de 6 horas semanales en tareas administrativas.
Fitxa no es solo un software de control horario: es una plataforma completa de gestión laboral.
Incluye:
Control horario digital con geolocalización.
Gestión de vacaciones y ausencias.
Gestión documental avanzada.
Panel de managers y multiempresa.
Exportación de informes legales y contables.
Todo ello en una plataforma sencilla, económica y 100 % legal, diseñada para la realidad de las pymes españolas.
Centralizar tus nóminas, contratos y documentos laborales no es solo una cuestión de orden, es una inversión en eficiencia, seguridad y cumplimiento legal.
Con Fitxa puedes hacerlo sin complicaciones, desde una única herramienta pensada para ahorrar tiempo y evitar sanciones.
👉 Descubre Fitxa y centraliza el control horario, los documentos y las vacaciones de tu empresa fácilmente.
