Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
El control horario no solo sirve para cumplir la ley: también es una herramienta para garantizar equidad, puntualidad y transparencia en el trabajo.
Uno de los fraudes más habituales —especialmente en empresas pequeñas o con equipos rotativos— es el llamado “buddy punching”: cuando un empleado ficha por otro que no está presente.
Este comportamiento genera costes ocultos, rompe la confianza interna y puede derivar en un incumplimiento legal del registro horario.
La buena noticia es que, con un sistema de fichaje digital y normas claras, es posible evitar este fraude sin complicar la operativa diaria.
El “buddy punching” consiste en que un empleado registra la entrada o salida de otro, normalmente para evitar retrasos, justificar una ausencia o cubrir una falta de puntualidad.
Las causas más comunes suelen ser:
Cultura laxa en el control horario.
Sistemas manuales fáciles de manipular (papel, Excel, tarjetas físicas).
Falta de supervisión real.
Trabajadores móviles o en diferentes ubicaciones.
Aunque a veces se percibe como una “ayuda” entre compañeros, supone un fraude laboral, afecta al cálculo de nóminas y altera la planificación del equipo.
El fraude de fichaje no solo tiene un coste económico directo: también afecta a la dinámica del equipo y a la calidad del trabajo.
Empleados que trabajan más horas sienten injusticia.
RR. HH. tiene datos inexactos de horas trabajadas.
La empresa pierde trazabilidad ante posibles inspecciones.
Se normalizan los retrasos y la falta de puntualidad.
Puede dispararse el absentismo encubierto.
Por eso es importante abordarlo con medidas preventivas, no con castigos.
La prevención se basa en combinar reglas claras, comunicación interna y un sistema digital diseñado para reducir el riesgo de suplantación.
Cada empleado debe tener su propio acceso para fichar, con:
Usuario y contraseña personal.
Acceso desde móvil o navegador.
Registro directo vinculado a su identidad.
En Fitxa, cada persona tiene su propio usuario, lo que ya elimina más del 90 % del riesgo de suplantación.
La geolocalización opcional es una de las medidas más efectivas para evitar el buddy punching en equipos móviles o empresas con varios centros.
En Fitxa, la ubicación solo se registra en el momento del fichaje, sin seguimiento continuo, cumpliendo el RGPD y respetando la privacidad.
Esto verifica que el empleado realmente está en el lugar de trabajo en el momento de fichar.
Antes de aplicar tecnología, es fundamental definir normas simples:
Prohibición explícita de fichar por otra persona.
Comunicación clara de las consecuencias internas.
Procedimiento para fichajes olvidados o incidencias.
Obligación de revisar fichajes antes del cierre mensual.
Cuando la empresa fija criterios transparentes, el fraude disminuye por sí solo.
El sistema debe permitir detectar patrones sospechosos, como:
Fichajes repetidos desde el mismo dispositivo para distintos empleados.
Registros en ubicaciones inusuales.
Modificaciones frecuentes del mismo trabajador.
Entradas y salidas idénticas entre compañeros.
Con Fitxa, los responsables pueden revisar el panel de fichajes y detectar anomalías con facilidad.
Para empresas donde todos los empleados entran por el mismo lugar (talleres, oficinas, almacenes), puede ser útil un punto fijo de fichaje.
Con Fitxa es posible fichar introduciendo usuario y contraseña en un dispositivo compartido.
Aun así, gracias a las credenciales únicas, cada fichaje queda identificado y se evita la suplantación.
La mayoría de fraudes no empiezan por mala fe, sino por:
Falta de comunicación.
Costumbre heredada.
Desconocimiento de consecuencias legales.
Explicar por qué es importante el registro horario —para nóminas, inspecciones, trazabilidad— genera más compromiso que prohibir sin contexto.
Una empresa de 20 empleados con turnos cambiantes detectaba fichajes idénticos entre compañeros.
Al implantar Fitxa y activar la geolocalización, RR. HH. pudo verificar en qué centro se hacía el fichaje.
Resultado en 2 meses:
Desaparición del buddy punching.
Mejor puntualidad.
Mayor transparencia interna.
Datos fiables para las nóminas mensuales.
La empresa debe equilibrar la prevención del fraude con la privacidad.
El uso de geolocalización debe ser proporcional y solo aplicarse si es necesario por el puesto (técnicos, repartidores, comerciales, multisede).
Fitxa cumple el RGPD porque:
Solo registra la ubicación en el momento del fichaje.
No realiza seguimiento continuo.
Guarda los datos cifrados en servidores de la UE.
Mantiene los registros durante 4 años (obligación legal).
Esto permite prevenir fraudes sin invadir la privacidad.
El “buddy punching” puede parecer un problema menor, pero afecta a la productividad, a la justicia interna y al cumplimiento legal.
La clave para evitarlo está en:
Reglas claras,
Un sistema digital fiable,
Y medidas proporcionales como la geolocalización.
Con Fitxa, tu empresa puede registrar fichajes fiables, trazables y personales, reduciendo al mínimo el riesgo de fraude y ganando tranquilidad en cada cierre mensual.
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