Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
El 2026 será un año clave para todas las empresas en España.
La Inspección de Trabajo reforzará el control sobre el registro de jornada, las horas extra y la documentación laboral.
Y aunque la norma lleva años vigente, en 2026 se espera su implantación 100 % digital obligatoria, incluso para pymes y autónomos con empleados.
Cumplir con el control horario ya no es una opción, pero hacerlo no tiene por qué ser caro ni complicado.
En esta guía te explicamos qué cambios llegan, qué sanciones se aplicarán y cómo puedes cumplir la ley con una solución sencilla como Fitxa.
Desde 2019, todas las empresas deben registrar la jornada de sus trabajadores.
Hasta ahora se permitía hacerlo en papel o con hojas Excel, pero eso dejará de ser válido.
A partir de 2026:
Los registros deberán realizarse de forma digital.
El sistema tendrá que ser seguro, trazable e inalterable.
Los datos deberán guardarse al menos 4 años.
La información deberá estar disponible en cualquier momento para el empleado o la Inspección de Trabajo.
💡 En resumen: se acaba el papel y los Excels.
Solo los sistemas digitales homologados cumplirán con la ley.
La Inspección de Trabajo considera la falta de registro de jornada o registros manipulables como infracción grave.
|
Tipo de infracción |
Importe aproximado |
|---|---|
|
Leve |
Hasta 750 € |
|
Grave |
751 € – 7.500 € |
|
Muy grave |
Más de 7.500 € |
Además, el incumplimiento puede conllevar:
Inspecciones más frecuentes.
Reclamaciones por horas extra no registradas.
Problemas con la Seguridad Social o Hacienda.
⚖️ La buena noticia: con un software como Fitxa, el cumplimiento es automático y las sanciones desaparecen de tu lista de preocupaciones.
El Registro de Jornada debe incluir:
Hora de entrada y salida de cada trabajador.
Duración total de la jornada diaria.
Registro de pausas o descansos (si se interrumpe la jornada).
Firma o validación del trabajador (digital o automática).
Conservación durante 4 años en formato digital.
Y además, debes:
Informar a los empleados sobre cómo se gestionan sus datos (RGPD).
Asegurar que nadie pueda alterar los registros.
Tener los datos disponibles para inspección en menos de 24 h.
📑 Todo esto puede sonar complejo… pero Fitxa lo hace por ti automáticamente.
Muchos pequeños negocios siguen usando hojas Excel o fichas en papel, pensando que cumplen.
Pero desde 2026, no será así.
❌ Son manipulables (se pueden borrar o modificar).
❌ No garantizan la trazabilidad exigida por la ley.
❌ No cumplen con el RGPD (datos sin protección).
❌ No permiten demostrar cumplimiento ante inspección.
❌ Suponen horas de trabajo extra cada mes.
Y lo peor: esos sistemas pueden dar una falsa sensación de cumplimiento, hasta que llega la multa.
📉 Lo “barato” de Excel o el papel puede salir muy caro.
La forma más segura y eficiente de cumplir la normativa es con un software de control horario digital.
Pero no todos son iguales: muchos están pensados para grandes empresas, con precios y funciones innecesarias.
Por eso, Fitxa se creó pensando en las pymes, microempresas y asesorías que necesitan cumplir la ley sin gastar de más ni perder tiempo.
Fichar desde el móvil, navegador o tablet.
Activar geolocalización opcional (si lo deseas).
Controlar horarios rotativos o flexibles.
Gestionar vacaciones, ausencias y documentación.
Exportar informes legales al instante.
Todo ello con una interfaz sencilla, segura y asequible.
Muchas empresas temen “gastar” en digitalizar su control horario, pero los números son claros:
|
Concepto |
No digitalizar |
Con Fitxa |
|---|---|---|
|
Tiempo mensual de gestión |
10–12 h |
1 h |
|
Riesgo de sanción |
Alto |
Nulo |
|
Coste estimado de incumplir |
1.000 €–7.500 € |
Desde unos pocos € al mes |
|
Cumplimiento RGPD |
❌ No |
✅ Sí |
|
Tranquilidad |
❌ No |
✅ Total |
💰 En menos de un mes, la inversión en Fitxa se amortiza sola.
“Reformas Olivares”, una empresa con 9 empleados en Valencia, registraba los fichajes con hojas impresas.
Cuando recibieron una notificación de inspección, descubrieron que no podían acreditar correctamente las jornadas.
Decidieron implementar Fitxa en 2024.
Desde entonces:
Los empleados fichan desde el móvil.
Los registros se guardan automáticamente 4 años.
En una inspección posterior, entregaron todos los datos en 2 minutos.
“Pensábamos que era un gasto, y resultó ser el mejor ahorro del año.”
— Marta Olivares, gerente de Reformas Olivares.
El control horario implica almacenar datos personales (nombres, horarios, ubicaciones…).
Por eso, la protección de datos es igual de importante que el fichaje en sí.
Fitxa cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD):
Cifrado de toda la información.
Servidores dentro de la UE.
Acceso controlado por roles (empleado, manager, admin).
Copias de seguridad automáticas.
🔐 Cumplir la ley laboral y el RGPD nunca fue tan sencillo.
Cumplir con la ley es el punto de partida, pero los beneficios van mucho más allá:
Reduces el tiempo de gestión administrativa.
Tienes toda la información laboral centralizada.
Mejoras la transparencia con tus empleados.
Proyectas una imagen moderna y responsable.
Digitalizar no es solo adaptarse: es profesionalizar tu empresa.
|
Obligación legal |
¿Cumples? |
|---|---|
|
Registro digital de jornada |
☐ |
|
Datos inalterables y trazables |
☐ |
|
Conservación 4 años |
☐ |
|
RGPD y seguridad de datos |
☐ |
|
Acceso inmediato a la Inspección |
☐ |
|
Exportación de informes legales |
☐ |
Si marcas menos de 5 ✅, necesitas digitalizar tu control horario cuanto antes.
El control horario digital obligatorio en 2026 no es una amenaza, sino una oportunidad:
una forma de ganar orden, tranquilidad y tiempo mientras cumples la ley.
Con Fitxa, puedes hacerlo sin complicaciones ni grandes costes:
una plataforma sencilla, segura y pensada para las empresas reales, las que trabajan cada día sin perder el tiempo en burocracia.
👉 Descubre Fitxa y digitaliza el control horario, los documentos y las vacaciones de tu empresa en minutos.
