Turnos rotativos en 2026: plantillas, cuadrantes y gestión desde el móvil
El control de asistencia de empleados es una obligación para todas las empresas en España, sin importar su tamaño o sector.
Desde 2019, el registro de jornada laboral es obligatorio y debe conservarse durante 4 años.
Muchas pymes todavía lo gestionan con métodos manuales —hojas de Excel, fichas en papel o plantillas descargadas—, pero estos sistemas resultan poco fiables ante una inspección.
La solución pasa por digitalizar el proceso: registrar la asistencia de forma online, segura y conforme a la normativa.
En este artículo veremos cómo hacerlo correctamente, qué dice la ley y por qué un sistema digital como Fitxa puede ayudarte a cumplirla sin complicaciones.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a llevar un registro diario de la jornada de cada empleado, indicando las horas de entrada y salida.
Además, la normativa establece que:
Los registros deben guardarse durante al menos 4 años.
Deben estar disponibles para el trabajador, los representantes legales y la Inspección de Trabajo.
El sistema debe garantizar la fiabilidad y veracidad de los datos.
Esto significa que una simple hoja de cálculo o un fichaje manual no es suficiente si no garantiza trazabilidad ni seguridad.
La forma más práctica, segura y moderna de cumplir la ley es mediante un software de control horario online.
Este tipo de herramienta permite registrar, almacenar y consultar los fichajes de forma automática, accesible y legal.
Elige una plataforma digital fiable.
Busca una que cumpla con el RGPD y guarde los datos durante 4 años.
Crea usuarios para cada empleado.
Así cada persona tendrá su propio acceso para fichar y consultar sus registros.
Define horarios, turnos y descansos.
Los sistemas como Fitxa permiten configurar distintos calendarios según el tipo de jornada o departamento.
Activa el fichaje desde el móvil o navegador.
Los empleados pueden registrar su asistencia con un solo clic, incluso si trabajan en remoto o fuera de la oficina.
Supervisa y exporta los datos.
Los responsables de RRHH o asesorías pueden generar informes en segundos y mantener todo bajo control.
El sistema genera registros con sello de tiempo, trazabilidad y almacenamiento seguro.
No hay que preocuparse por la conservación de los datos ni por su manipulación.
Fitxa, por ejemplo, guarda todos los fichajes durante 4 años y los mantiene disponibles para inspecciones o consultas internas.
Nada de contraseñas complicadas ni programas pesados.
Con Fitxa, los empleados pueden fichar desde:
El móvil (app o navegador).
El ordenador del puesto de trabajo.
Un punto de fichaje con usuario y contraseña.
El sistema registra la hora y, si se desea, la ubicación.
Así, tanto la empresa como el trabajador tienen visibilidad completa y transparencia total.
Los responsables pueden ver en tiempo real quién ha fichado, quién está ausente y cuántas horas se han trabajado.
Además, el software permite exportar informes a Excel o nóminas, agilizando el trabajo contable y laboral.
Esto es especialmente útil para asesorías que gestionan varias empresas, ya que pueden revisar todos los registros desde un único panel multiempresa.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige proteger la información laboral de los empleados.
Un software online garantiza:
Acceso restringido por usuario y rol.
Cifrado de datos en servidores de la UE.
Copias de seguridad automáticas.
En cambio, un Excel compartido o una plantilla en papel pueden vulnerar la privacidad o perderse fácilmente.
Cada empresa puede adaptar el sistema a su realidad:
Fichaje desde el móvil: ideal para empleados en movimiento o teletrabajo.
Fichaje por navegador: perfecto para oficinas.
Fichaje con código o lector: útil para centros físicos o fábricas.
Fichaje con geolocalización: opcional para validar ubicación (sin seguimiento continuo).
Fitxa permite combinar todos estos métodos para ajustarse al modelo de trabajo de cada empresa.
Una empresa de mantenimiento con 40 empleados usaba fichas en papel para anotar las horas.
Cada semana, RRHH debía recopilar los partes, introducirlos en un Excel y archivarlos.
El proceso era lento y, ante una inspección, difícil de justificar.
Al implantar Fitxa:
Los empleados comenzaron a fichar desde el móvil.
Los registros se guardan automáticamente y son consultables en línea.
Los informes se exportan a Excel o PDF en segundos.
Resultado: cumplimiento legal automático y ahorro de más de 10 horas de trabajo semanal.
No registrar la jornada o hacerlo de forma incorrecta puede acarrear sanciones de entre 626 y 6.250 €, según la gravedad.
Además, genera inseguridad interna y dificulta la gestión de nóminas, vacaciones y horas extra.
Por eso, contar con un sistema online es una inversión mínima frente al riesgo de una multa o una inspección desfavorable.
Cumplir la ley de registro horario no tiene por qué ser una carga.
Con una herramienta online como Fitxa, puedes automatizar el control de asistencia, reducir el papeleo y mejorar la organización del equipo sin esfuerzo.
El cambio es rápido, intuitivo y completamente legal.
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