Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
Desde 2019, todas las empresas en España —incluidas las pymes y autónomos con empleados— están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores.
Y a partir de 2025, la ley será aún más estricta: el control horario digital será obligatorio para todos.
Sin embargo, muchas pequeñas empresas todavía no saben cómo implantar un sistema de fichaje eficaz, sin complicarse ni gastar más de la cuenta.
En esta guía te explicamos cómo hacerlo paso a paso, con ejemplos reales y consejos prácticos para evitar errores.
El Registro de Jornada es una obligación establecida por el Real Decreto-ley 8/2019.
Su objetivo es garantizar el cumplimiento de la jornada laboral, evitar abusos en las horas extra y asegurar la transparencia entre empresa y trabajador.
La ley exige que:
Se registre diariamente la hora de entrada y salida.
Los registros se guarden durante 4 años.
Estén accesibles para los empleados y la Inspección de Trabajo.
Hasta ahora muchas empresas lo han hecho en papel o con hojas Excel, pero la nueva normativa de 2025 exigirá un sistema digital homologado, seguro y trazable.
No cumplir con el control horario puede salir caro.
La Inspección de Trabajo puede imponer multas de hasta 7.500 € por infracción grave, y las sanciones se multiplican si se detecta reincidencia o manipulación de registros.
Además, una mala gestión del horario puede causar:
Conflictos laborales.
Pérdida de productividad.
Falta de transparencia con el equipo.
Por suerte, con un buen sistema digital, puedes cumplir la ley y mejorar la organización al mismo tiempo.
A continuación te mostramos cómo implantar un sistema de fichaje efectivo, cumpliendo la ley y sin morir en el intento 👇
Antes de implantar nada, analiza cómo gestionas ahora las horas de trabajo:
¿Tienes algún sistema de fichaje (papel, Excel, app)?
¿Cuántos empleados y centros tienes?
¿Trabajáis en oficina, remoto o movilidad?
Esta auditoría rápida te ayudará a identificar qué necesitas realmente y evitar soluciones sobredimensionadas (uno de los errores más comunes).
💡 Consejo: si tu plantilla es pequeña, busca una herramienta simple pero completa como Fitxa, pensada justo para pymes.
El corazón del sistema es el software de control horario.
Debe cumplir con tres criterios clave:
Legalidad → cumplir con la normativa y RGPD.
Simplicidad → que cualquier empleado pueda usarlo sin formación.
Escalabilidad → que crezca contigo si amplías plantilla o servicios.
Fitxa cumple con todos:
Fichaje desde el móvil o navegador.
Geolocalización (ideal para comerciales o repartidores).
Control de turnos y horarios rotativos.
Gestión de vacaciones, ausencias y documentación.
Exportación de informes legales (Excel o PDF).
Y lo mejor: es más económico que las grandes soluciones, sin renunciar a la calidad ni a la seguridad.
Uno de los puntos clave para que el sistema funcione es la aceptación por parte del equipo.
Informa a todos los empleados de:
Por qué se implanta el sistema (obligación legal y mejora de organización).
Cómo se usa la herramienta (Fitxa es tan sencilla que basta un clic para fichar).
Qué beneficios tiene para ellos (transparencia, acceso a sus registros, facilidad).
📣 Un equipo que entiende el cambio, lo adopta más rápido.
Cada empresa tiene su propia estructura de trabajo, así que personaliza la herramienta:
Define los horarios estándar y los turnos rotativos si los hay.
Asigna roles y permisos: empleados, managers y administradores.
Establece las políticas de pausas, vacaciones y horas extra.
En Fitxa, todo esto se configura fácilmente desde un panel intuitivo, sin necesidad de soporte técnico.
Una vez configurado, activa el fichaje.
Los empleados pueden:
Fichar desde su móvil o ordenador.
Registrar pausas y salidas.
Ver su historial y horas acumuladas.
Cada registro se guarda con fecha, hora y ubicación (si se activa la geolocalización), cumpliendo los requisitos de la ley.
✅ Todos los datos se almacenan de forma segura durante 4 años, listos para inspección o consulta.
Digitalizar el control horario no es solo “cumplir la ley”, sino aprovechar los datos para mejorar la gestión.
Desde el panel de Fitxa, puedes:
Revisar horas trabajadas, ausencias y retrasos.
Generar informes automáticos.
Detectar sobrecargas o desequilibrios en los turnos.
Esto convierte el control horario en una herramienta de eficiencia y productividad, no solo de cumplimiento.
Si llega una inspección o auditoría, no necesitas buscar papeles ni hojas de cálculo.
Con un clic, Fitxa te permite:
Exportar los registros de jornada en formato legal.
Filtrar por empleado, fecha o centro de trabajo.
Compartir la información con tu asesoría o gestoría laboral.
Cumplir la ley nunca había sido tan sencillo.
El control horario implica manejar datos personales, por lo que también debes cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Fitxa almacena todos los datos en servidores seguros dentro de la UE, con cifrado y acceso controlado, garantizando la privacidad de empleados y empresas.
Una pyme que implanta un sistema de fichaje digital consigue mucho más que evitar multas:
✅ Cumplimiento legal garantizado.
🧭 Transparencia con los empleados.
⏱️ Ahorro de tiempo administrativo.
📈 Datos útiles para mejorar la productividad.
💾 Seguridad y respaldo ante inspecciones.
Y todo con una herramienta simple, económica y legalmente actualizada.
Una empresa de 15 empleados usaba hojas Excel para registrar los fichajes.
Cada mes, el responsable de RRHH tardaba unas 8 horas en recopilar y revisar datos.
Al implantar Fitxa:
Todos los empleados fichan desde el móvil.
Los managers revisan en tiempo real.
Los informes se generan automáticamente.
El ahorro de tiempo supera las 6 horas semanales.
Además, ahora cumplen con la ley sin estrés y con mayor control.
Implantar un sistema de control horario no tiene por qué ser una odisea.
Con un poco de planificación y la herramienta adecuada, puedes pasar de un proceso manual a una gestión automatizada en cuestión de días.
Fitxa es la solución ideal para pymes que buscan cumplir la ley sin complicaciones, mejorar la organización y ganar tranquilidad.
👉 Descubre Fitxa y digitaliza el control horario, las vacaciones y la documentación de tu empresa fácilmente.
