Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no es una opción, sino una obligación para todas las empresas que gestionan información personal de empleados.
Contratos, nóminas, vacaciones, bajas o fichajes… toda esa información se considera dato personal y debe ser tratada conforme a la ley.
En este artículo te contamos cómo un software de RRHH como Fitxa puede ayudarte a cumplir el RGPD de forma automática, evitando errores humanos, sanciones y pérdidas de tiempo.
El RGPD es la normativa europea que regula cómo deben gestionarse los datos personales dentro de la UE.
Entró en vigor en 2018, pero sigue siendo uno de los puntos más sensibles para las empresas, especialmente en el área de Recursos Humanos, donde se manejan datos confidenciales a diario.
En RRHH se tratan datos como:
DNI, direcciones y teléfonos.
Nóminas, contratos y números de cuenta.
Registros de jornada y fichajes.
Bajas médicas, vacaciones o permisos especiales.
Esto convierte al departamento de personal en uno de los más expuestos a incumplimientos del RGPD, sobre todo si la información se guarda en papel o en sistemas no protegidos.
Muchas pymes no son conscientes de los riesgos de una mala gestión de los datos laborales.
Estos son algunos de los errores más frecuentes:
Enviar nóminas por correo sin cifrar.
Guardar datos en hojas Excel sin contraseñas.
No informar a los empleados sobre cómo se usan sus datos.
No contar con una política de acceso ni trazabilidad.
Perder documentación por no tener copias seguras.
Cualquiera de estas acciones puede considerarse una infracción grave, con multas que van desde los 600 € hasta los 20.000 € o más, según la gravedad y el tamaño de la empresa.
La mejor forma de garantizar el cumplimiento del RGPD es automatizar los procesos y dejar de depender de archivos locales o documentos manuales.
Ahí es donde un software de RRHH como Fitxa marca la diferencia.
Veamos cómo:
Con Fitxa, todos los datos personales —contratos, fichajes, vacaciones o bajas— se guardan en una plataforma en la nube, protegida con cifrado y accesible solo para usuarios autorizados.
Esto evita:
Que los datos se pierdan o se dupliquen.
Que se compartan sin control.
Que empleados no autorizados accedan a información sensible.
Además, todo queda registrado: quién accede, cuándo y desde qué dispositivo, algo esencial para auditorías o inspecciones.
El RGPD exige que cada persona solo pueda acceder a los datos que necesita para su trabajo.
En Fitxa puedes definir roles y permisos personalizados:
Los empleados ven solo su propia información.
Los managers acceden a los datos de su equipo.
Los administradores controlan el conjunto de la empresa.
Esto garantiza una trazabilidad total y evita filtraciones accidentales.
Los servidores de Fitxa están ubicados dentro de la Unión Europea, cumpliendo con el marco legal europeo de protección de datos.
Además, se realizan copias de seguridad automáticas, lo que asegura que la información esté protegida incluso ante incidencias o ataques informáticos.
El área de RRHH maneja contratos, nóminas y documentos confidenciales.
Fitxa permite subir, organizar y compartir documentos laborales con total seguridad:
Cada archivo tiene un registro de subida.
Se puede controlar quién lo ve o descarga.
Se evita el envío por email o el uso de carpetas compartidas sin control.
En 2025, esta funcionalidad será aún más potente con la incorporación de firmas digitales integradas, lo que permitirá cumplir con la normativa de forma aún más ágil.
El control horario digital, obligatorio a partir de 2025, también entra en el ámbito del RGPD, ya que implica el tratamiento de datos personales (incluso geolocalización).
Fitxa gestiona este proceso cumpliendo con todas las garantías:
Registro horario cifrado y accesible solo por usuarios autorizados.
Geolocalización opcional y siempre con consentimiento del trabajador.
Almacenamiento seguro durante 4 años, como exige la ley.
De este modo, el fichaje digital no solo cumple la normativa laboral, sino también la de protección de datos.
El RGPD obliga a las empresas a informar a los trabajadores sobre el tratamiento de sus datos: quién los gestiona, con qué finalidad y durante cuánto tiempo.
Con Fitxa, esa transparencia se consigue fácilmente:
Cada usuario puede ver y descargar su historial laboral.
Acceder a sus fichajes, vacaciones y documentos personales.
Solicitar la eliminación o rectificación de datos cuando lo desee.
Esto genera confianza y evita conflictos legales.
Si gestionas el área de personal de tu empresa, asegúrate de cumplir con estos puntos básicos:
|
Elemento |
Descripción |
|---|---|
|
Registro de actividades de tratamiento |
Define qué datos recopilas y con qué fin. |
|
Consentimiento informado |
Notifica al empleado sobre el uso de sus datos. |
|
Accesos controlados |
Cada usuario debe tener permisos limitados. |
|
Copias de seguridad |
Haz backups automáticos en servidores seguros. |
|
Política de conservación |
Conserva los datos solo el tiempo necesario. |
|
Herramienta segura |
Usa un software de RRHH conforme al RGPD. |
Con Fitxa, todos estos puntos están cubiertos automáticamente desde el momento en que activas tu cuenta.
Adoptar un software de RRHH no solo te ayuda a cumplir la ley, sino que también te aporta beneficios reales:
💾 Reducción del papeleo y errores humanos.
🔐 Mayor seguridad y control sobre la información.
⏱️ Ahorro de tiempo en tareas administrativas.
🤝 Más confianza por parte de empleados y auditores.
💸 Menos riesgo de sanciones.
En definitiva: cumples la ley y mejoras la eficiencia de tu empresa al mismo tiempo.
Imagina una pyme de 20 empleados que gestiona fichajes, vacaciones y contratos con hojas Excel y correos.
Cada mes, los documentos se duplican, las nóminas se envían sin cifrar y el responsable de RRHH pierde horas buscando información.
Al implantar Fitxa:
Todo queda centralizado y protegido.
Los empleados fichan y consultan sus documentos desde la app.
La empresa pasa de dedicar 10 horas semanales a solo 2.
Y lo más importante: cumple con el RGPD sin esfuerzo.
Cumplir con el RGPD no tiene por qué ser un dolor de cabeza.
Con un software de RRHH como Fitxa, puedes automatizar la protección de datos, garantizar la transparencia con tus empleados y evitar sanciones sin complicarte la vida.
👉 Descubre Fitxa y gestiona el control horario, los documentos y las vacaciones de forma segura y 100 % legal.
