Cómo centralizar la información de empleados sin perder el control
Uno de los errores más habituales en pymes no es no guardar datos, sino no saber cuánto tiempo deben conservarse ni cuáles son realmente obligatorios.
Un software de Recursos Humanos no es solo una herramienta operativa.
Es también un repositorio de documentación laboral que puede ser requerida en cualquier momento por:
Inspección de Trabajo.
Seguridad Social.
Agencia Tributaria.
El propio trabajador.
Por eso es clave entender qué datos deben conservarse y durante cuánto tiempo, especialmente en 2026, donde la trazabilidad y la protección de datos son cada vez más relevantes.
El caso más claro es el registro de jornada laboral.
La normativa exige conservar:
Hora de entrada.
Hora de salida.
Fecha.
Identificación del trabajador.
Durante un periodo mínimo de 4 años.
Deben estar:
Accesibles.
Íntegros.
Disponibles ante inspección inmediata.
Si el software no garantiza esta conservación automática, el riesgo es real.
Los contratos y sus modificaciones deben conservarse mientras exista relación laboral y, posteriormente, durante varios años por posibles reclamaciones.
Aunque la ley no fija siempre un único plazo uniforme, es prudente conservar:
Contrato inicial.
Prórrogas.
Anexos.
Modificaciones de jornada o salario.
Durante al menos 4 años tras la finalización de la relación laboral, y en algunos casos más tiempo si puede haber responsabilidades derivadas.
Las nóminas forman parte de la documentación laboral esencial.
Deben conservarse, como referencia habitual:
Durante 4 años por posibles comprobaciones laborales.
Hasta 6 años en el ámbito contable, según normativa mercantil.
Un software de RR. HH. que gestione documentación laboral debe permitir conservar estos archivos con seguridad y acceso controlado.
Documentación relacionada con:
Altas y bajas.
Bases de cotización.
Comunicaciones a la Seguridad Social.
También deben conservarse durante varios años ante posibles revisiones o reclamaciones.
En la práctica, conservarlos al menos 4 años es coherente con el resto de documentación laboral.
Aunque no siempre se perciben como documentación crítica, los registros de:
Vacaciones disfrutadas.
Permisos retribuidos.
Bajas médicas.
Ausencias justificadas.
Deben mantenerse vinculados al histórico del empleado, especialmente si afectan al cómputo de jornada o a la nómina.
Un software de RR. HH. trata datos personales como:
Nombre y apellidos.
DNI/NIE.
Dirección.
Teléfono.
Email.
Información contractual.
Según el RGPD, los datos deben conservarse:
Mientras exista la finalidad que justifica su tratamiento.
Y posteriormente durante los plazos legales necesarios para atender posibles responsabilidades.
No se pueden conservar indefinidamente “por si acaso”.
El RGPD establece el principio de limitación del plazo de conservación.
Esto significa:
No conservar más tiempo del necesario.
Pero tampoco eliminar antes de que expire el plazo legal.
Un software de RR. HH. debe permitir aplicar políticas claras de conservación y eliminación controlada.
No basta con guardar información.
Debe guardarse de forma segura.
El sistema debe garantizar:
Accesos por roles (empleado, responsable, asesoría).
Protección frente a accesos no autorizados.
Copias de seguridad.
Integridad de la información.
La pérdida de datos también puede suponer incumplimiento.
Algunas prácticas que generan problemas:
Eliminar registros antiguos antes de los 4 años.
No tener acceso a históricos tras cambiar de software.
Guardar documentos solo en carpetas locales sin respaldo.
No saber exactamente dónde están almacenados los datos.
Estos fallos suelen detectarse cuando ya es tarde.
En la práctica, un sistema adecuado debe:
Conservar automáticamente el registro horario durante 4 años.
Permitir acceso sencillo a históricos.
Gestionar documentación laboral digitalizada.
Ofrecer exportaciones claras.
Aplicar controles de acceso por rol.
En el caso de Fitxa, por ejemplo, los registros de jornada se conservan automáticamente durante el periodo legal, facilitando el cumplimiento sin depender de copias manuales.
Cuando una asesoría gestiona varios clientes, necesita:
Acceso rápido a históricos.
Seguridad en la conservación de datos.
Claridad en los plazos legales.
No poder recuperar documentación de hace tres años puede suponer un problema profesional importante.
Un software de RR. HH. no debería limitarse a gestionar el día a día.
Debe garantizar que la información laboral se conserva correctamente y durante el tiempo que exige la ley.
El equilibrio está en:
Cumplir los plazos legales.
Proteger los datos personales.
Mantener trazabilidad.
Evitar acumulación innecesaria.
📂 Si no tienes claro cuánto tiempo se conservan los datos laborales en tu sistema actual, conviene revisarlo antes de que alguien te lo pregunte en una inspección.
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