Infracciones laborales más frecuentes en pymes y sus sanciones en 2026
Marcos Vidal
Imagina una pyme de 18 empleados dedicada al transporte de mercancía local. La Inspección de Trabajo se presenta sin previo aviso un martes por la mañana. El responsable administrativo busca los registros de jornada de los últimos meses y los encuentra dispersos entre hojas de cálculo, mensajes de WhatsApp y algunos papeles firmados a mano. El inspector solicita los cuatro últimos años de registros. Lo que empieza como un procedimiento de comprobación rutinario termina en un acta de infracción grave por falta de registro horario adecuado y en una propuesta de sanción de 7.500 euros.
Esta situación hipotética no es un caso extremo. Es el tipo de escenario que se repite con regularidad en empresas que gestionan bien su actividad principal pero descuidan la parte documental y de cumplimiento laboral. Y el problema no es solo el dinero de la sanción: es la distracción, el tiempo dedicado a responder al expediente y el daño reputacional frente a clientes y proveedores.
Este artículo recorre las infracciones laborales más frecuentes que detecta la Inspección de Trabajo en pymes, las sanciones económicas que pueden derivarse y los criterios que determinan su cuantía. También explica qué medidas concretas reducen el riesgo antes de que llegue la inspección.
La norma de referencia es la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), aprobada mediante el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto. Esta ley clasifica las infracciones en tres niveles —leves, graves y muy graves— y establece los rangos de sanción para cada uno. El importe concreto dentro del rango depende de factores como la negligencia o intencionalidad del empresario, el número de trabajadores afectados, la capacidad económica de la empresa o la reincidencia.
Los rangos vigentes para 2026, que se actualizan periódicamente mediante la Ley de Presupuestos Generales del Estado, son los siguientes:
Dentro de cada categoría existen tres grados —mínimo, medio y máximo—, lo que amplía el abanico considerablemente. Una infracción grave en grado máximo puede superar los 6.000 euros por un solo incumplimiento. Y si hay varios trabajadores afectados, la sanción puede multiplicarse.
Puedes consultar el texto consolidado de la LISOS en el BOE (Real Decreto Legislativo 5/2000).
Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 introdujo la obligación de registro diario de la jornada para todas las empresas, la falta de un sistema adecuado es una de las infracciones que más actas levanta la Inspección de Trabajo. La obligación está recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
El incumplimiento no se limita a la empresa que no registra nada. También afecta a quienes registran de forma incompleta, con datos manipulados, sin garantía de integridad o sin conservar los registros durante cuatro años. Un libro de firmas en papel sin horas de entrada y salida claras, por ejemplo, no cumple con el requisito.
La sanción por esta infracción se califica como grave y puede oscilar entre 626 y 6.250 euros por cada trabajador afectado si la inspección así lo considera. En plantillas de más de diez empleados, el importe acumulado puede ser muy significativo.
Un matiz importante: la Inspección también valora si la empresa ha hecho un esfuerzo real por cumplir. Tener un sistema implantado con errores menores no tiene el mismo tratamiento que no tener ningún sistema.
Las horas extras que no se compensan económicamente ni en tiempo de descanso equivalente constituyen otra fuente frecuente de infracciones. El problema suele venir de empresas donde las horas adicionales se dan por asumidas culturalmente pero no se formalizan, no se registran y no se retribuyen conforme al convenio colectivo aplicable.
Si la inspección detecta horas extraordinarias no declaradas ni compensadas, la empresa se enfrenta a una infracción grave. Pero hay más: si esas horas no se han cotizado, la Seguridad Social puede reclamar las cotizaciones no ingresadas más los correspondientes recargos e intereses.
El uso incorrecto de los contratos temporales sigue siendo una fuente persistente de conflictos. Contratar bajo una modalidad temporal cuando la causa no existe, encadenar contratos de forma fraudulenta o no comunicar los contratos al SEPE en plazo son infracciones que la Inspección detecta con relativa frecuencia.
La reforma laboral de 2021 (Real Decreto-ley 32/2021) endureció las condiciones para la contratación temporal y reforzó la presunción de indefinición cuando no se acredita la causa. Un contrato por circunstancias de la producción que se prorroga sin justificación objetiva puede convertirse en contrato indefinido y, adicionalmente, derivar en una sanción por uso fraudulento de la temporalidad, calificada como infracción grave o muy grave según el caso.
La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece obligaciones que con frecuencia se subestiman en pymes: evaluación de riesgos, planificación preventiva, formación e información a los trabajadores, vigilancia de la salud y coordinación de actividades empresariales cuando hay contratas o subcontratas.
Las infracciones en materia de prevención pueden ser graves o muy graves. La falta de evaluación de riesgos actualizada, no haber dado formación específica al puesto o no disponer de un plan de emergencia son ejemplos de incumplimientos que la inspección puede sancionar incluso sin que haya ocurrido ningún accidente. Cuando hay un accidente y se detectan deficiencias previas, las sanciones suben de categoría y se pueden acumular varias.
La gestión de datos de los empleados está sujeta al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Las pymes que implantan sistemas de control horario, geolocalización o videovigilancia sin informar correctamente a los trabajadores ni documentar las bases legales del tratamiento están incumpliendo sus obligaciones.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede imponer sanciones independientes de las laborales. En el ámbito laboral, los incumplimientos del RGPD relacionados con el tratamiento de datos de empleados pueden derivar en infracciones que van desde apercibimientos hasta multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual para las infracciones más graves, aunque en la práctica las sanciones a pymes suelen ser proporcionadas a su tamaño.
Un caso concreto: una empresa que instala un sistema de fichaje con geolocalización sin informar previamente a los trabajadores y sin negociar con la representación legal cuando exista incumple tanto la normativa laboral como el RGPD. El cumplimiento requiere documentar el tratamiento, la base legal (normalmente el contrato de trabajo o el interés legítimo) y garantizar que los trabajadores reciben información clara.
La documentación que una empresa debe mantener accesible y correctamente archivada es más extensa de lo que suele percibirse: contratos, nóminas, recibos de liquidación, comunicaciones de modificación de condiciones, registros de formación, registros de jornada, documentación de prevención de riesgos, comunicaciones al SEPE y registros de vacaciones, entre otros.
La falta de documentación no siempre genera una sanción directa por sí sola, pero agrava cualquier otro incumplimiento que detecte la inspección. Si la empresa no puede demostrar que entregó determinada información al trabajador o que formalizó correctamente una modificación contractual, la carga de la prueba recae sobre el empresario y el margen de defensa se estrecha considerablemente.
La Ley 10/2021 de trabajo a distancia establece obligaciones concretas para las empresas que tienen trabajadores en modalidad de teletrabajo regular: acuerdo escrito de trabajo a distancia, derecho a la dotación de medios, cobertura de gastos relacionados con el trabajo en remoto, evaluación de riesgos adaptada al puesto en el domicilio y registro horario igualmente aplicable.
Muchas pymes que adoptaron el teletrabajo durante la pandemia no formalizaron los acuerdos o lo hicieron de forma incompleta. La inspección puede requerir estos acuerdos y sancionar su ausencia como infracción grave. El registro horario en teletrabajo presenta además una dificultad adicional: el sistema debe garantizar que los datos son fiables sin implicar una vigilancia desproporcionada del domicilio del trabajador, lo que exige un equilibrio entre control y privacidad.
La LISOS establece criterios de graduación que el inspector aplica para determinar el importe concreto dentro del rango. Los principales factores que agravan la sanción son:
En sentido contrario, colaborar con la inspección, acreditar que se tomaron medidas correctoras antes del acta o demostrar que el incumplimiento fue puntual y no sistemático puede contribuir a reducir la cuantía propuesta. No elimina la sanción, pero puede rebajarla significativamente.
La mejor posición ante una inspección no es reaccionar cuando ocurre, sino haber reducido los flancos de incumplimiento antes. Un checklist operativo para una pyme debería incluir:
Este tipo de revisión no requiere necesariamente un auditor externo. En muchos casos, una asesoría laboral con acceso a la documentación actualizada puede identificar los puntos débiles antes de que lo haga la inspección.
De todas las obligaciones anteriores, el registro horario ocupa una posición central por varias razones. Es la prueba documental que acredita o desmiente el cumplimiento de la jornada pactada, el pago de horas extras, el respeto a los descansos y la distribución irregular de la jornada. Es también el documento que la Inspección solicita de forma casi sistemática en cualquier visita.
Un sistema de fichaje digital —desde móvil o desde navegador, con o sin geolocalización opcional según la naturaleza del puesto— aporta una ventaja concreta: los datos quedan registrados con marca de tiempo, son difícilmente manipulables y pueden exportarse para su presentación ante la inspección o para la gestión por parte de la asesoría. La conservación automática durante cuatro años elimina además el riesgo de pérdida de registros en papel o de versiones de Excel sin control de cambios.
Si tu empresa aún gestiona el registro horario con hojas de cálculo o apuntes informales, el salto a una herramienta digital es el cambio con mayor impacto inmediato sobre el riesgo de sanción. Fitxa permite implantarlo en pocos días, con una prueba gratuita de 30 días que incluye todas las funcionalidades necesarias para cumplir con la normativa vigente.
