Por qué las microempresas también deben digitalizar su control horario en 2026
El control horario digital será obligatorio en 2025 para todas las empresas en España.
Y aunque pueda parecer otro trámite más, en realidad es una oportunidad para modernizar la gestión del tiempo y evitar sanciones que pueden alcanzar los 7.500 € por incumplimiento.
En este artículo te explicamos de forma sencilla qué exige la nueva normativa, a quién afecta, qué cambios introduce y cómo puedes adaptarte fácilmente con herramientas digitales como Fitxa, diseñadas para cumplir con la ley sin complicaciones ni costes excesivos.
El registro de jornada no es nuevo. Desde 2019, todas las empresas españolas están obligadas a registrar diariamente las horas de trabajo de sus empleados.
Sin embargo, hasta ahora la ley era ambigua en algunos puntos: no se especificaba cómo debía realizarse el control, qué formatos eran válidos o qué grado de digitalización era necesario.
Eso ha cambiado.
La nueva ley laboral de 2025 busca homogeneizar y digitalizar el sistema de fichaje, garantizando transparencia, trazabilidad y seguridad de los datos.
En otras palabras: el control horario en papel o Excel dejará de ser válido.
El objetivo del Ministerio de Trabajo con esta nueva regulación es que las empresas dispongan de un sistema fiable, accesible y seguro para registrar el tiempo de trabajo.
Según el borrador del Real Decreto (que se aprobará durante 2025), las principales exigencias son:
Todas las empresas deberán implementar un sistema digital de registro horario.
Esto incluye el fichaje de entrada y salida, pausas y horas extraordinarias, con almacenamiento seguro durante al menos 4 años.
El empleado podrá consultar sus registros en cualquier momento, y la Inspección de Trabajo podrá requerir los datos digitalmente sin necesidad de desplazamientos o copias físicas.
El sistema deberá garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos personales, cumpliendo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Esto descarta el uso de hojas compartidas o documentos locales sin control.
Aunque no será obligatoria, la geolocalización del fichaje se recomienda para trabajadores en movilidad o teletrabajo, siempre con el consentimiento del empleado.
Los registros deberán reflejar la jornada real y estar disponibles para el trabajador, evitando modificaciones no autorizadas o firmas masivas a posteriori.
A partir de la entrada en vigor de la ley:
❌ Las hojas Excel o documentos manuales.
❌ Las plantillas firmadas al final del mes.
❌ Los sistemas no trazables (por ejemplo, emails o WhatsApp para fichar).
❌ Cualquier formato sin almacenamiento seguro o sin acceso en tiempo real.
En resumen: si tu empresa todavía usa métodos manuales o archivos locales, tendrás que migrar a una solución digital certificada.
La ley se aplicará a todas las empresas con empleados, independientemente de su tamaño o sector.
Eso incluye:
Pymes y autónomos con personal contratado.
Empresas de trabajo temporal (ETT).
Subcontratas y proveedores.
Asesorías laborales que gestionen plantillas de terceros.
⚠️ Incluso si solo tienes un empleado a tiempo parcial, deberás contar con un sistema digital de registro horario.
La Inspección de Trabajo será especialmente estricta a partir de 2025.
Las sanciones por incumplir el registro horario digital se clasifican como infracciones graves:
|
Tipo de infracción |
Importe |
|---|---|
|
Leve |
Hasta 750 € |
|
Grave |
De 751 € a 7.500 € |
|
Muy grave |
Más de 7.500 € en casos de reincidencia |
Además, las inspecciones podrán realizarse de forma telemática, accediendo directamente al sistema digital de la empresa. Si no dispones de uno, la sanción será inmediata.
La buena noticia es que adaptarse no tiene por qué ser complicado.
Con un software como Fitxa, puedes cumplir con todos los requisitos legales sin gastar miles de euros ni contratar una consultoría externa.
A continuación te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
Haz una revisión interna:
¿Dónde registras ahora las horas?
¿Quién valida las ausencias y las vacaciones?
¿Dónde guardas los datos?
Esto te ayudará a detectar si tu método actual cumple la nueva normativa (en la mayoría de casos, no).
Busca un software que cumpla estos criterios:
Registro digital automático.
Acceso para empleados y managers.
Geolocalización (opcional).
Exportación de informes legales.
Cumplimiento con RGPD.
Coste asumible para una pyme.
Fitxa cumple con todos ellos.
Además, es más económico que las grandes plataformas y está pensado para empresas que necesitan soluciones simples y efectivas.
Dedica 15 minutos a explicar cómo fichar desde el móvil o el ordenador.
Cuanto más fácil lo perciban los empleados, menos incidencias tendrás.
En Fitxa, el fichaje se realiza con un solo clic, incluso desde el teléfono, y los responsables pueden revisar turnos, vacaciones y horas en tiempo real.
Con Fitxa puedes:
Controlar las entradas y salidas con geolocalización.
Gestionar vacaciones y ausencias desde el mismo panel.
Subir y organizar documentos laborales (nóminas, contratos…).
Exportar informes en Excel o PDF para auditorías o gestorías.
Gestionar varias empresas o centros desde una única cuenta.
Así, además de cumplir con la ley, mejoras la eficiencia de todo el departamento de RR. HH.
Uno de los grandes temores de muchas empresas es el cumplimiento del RGPD.
Fitxa está desarrollado para cumplir con la normativa europea y garantiza la privacidad de todos los registros.
Los datos se almacenan en servidores seguros dentro de la UE y se conservan el tiempo que exige la ley (4 años), sin riesgo de manipulación.
El Real Decreto está previsto para su aprobación durante el primer semestre de 2025, con un período transitorio de 3 a 6 meses para que las empresas adapten sus sistemas.
Eso significa que, antes de que acabe el año 2025, todas deberán tener implementado un sistema de control horario digital.
👉 El momento de prepararte es ahora, no cuando la ley ya esté activa.
Implantar un sistema de fichaje digital antes de que sea obligatorio te permite:
✅ Evitar sanciones y estrés de última hora.
✅ Mejorar la organización interna y la transparencia.
✅ Reducir tiempo administrativo.
✅ Facilitar el teletrabajo y la movilidad.
✅ Proyectar una imagen moderna y profesional.
Y, sobre todo, ahorrar dinero al elegir una solución económica y 100 % legal como Fitxa.
El control horario digital obligatorio en 2025 no es solo un requisito legal: es una oportunidad para digitalizar la gestión de personas en tu empresa y ganar tiempo, orden y tranquilidad.
Con Fitxa puedes cumplir con la ley sin complicarte:
una herramienta sencilla, económica y adaptada a la realidad de las pymes.
👉 Descubre Fitxa y digitaliza el control horario, las vacaciones y la documentación de tus empleados en minutos.
