Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo en 2026 (checklist completo)
El 2026 marcará una nueva etapa en la gestión laboral en España.
El Gobierno y la Inspección de Trabajo seguirán reforzando la digitalización, trazabilidad y transparencia en las relaciones laborales, especialmente en el control horario, la gestión documental y la protección de datos.
Para las pymes, cumplir con todos los requisitos legales será fundamental no solo para evitar sanciones, sino también para ganar eficiencia y confianza en la gestión de empleados.
En esta guía te dejamos un checklist actualizado para 2026 con todo lo que debes cumplir —y cómo hacerlo fácilmente con herramientas digitales como Fitxa.
El control horario digital seguirá siendo una de las principales obligaciones laborales.
Desde la aprobación del Real Decreto de registro de jornada, las empresas están obligadas a registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada empleado.
Y en 2026, la Inspección exigirá que estos sistemas sean totalmente digitales y trazables.
Registro diario de inicio, fin y pausas.
Almacenamiento seguro durante 4 años.
Acceso inmediato para trabajadores e inspectores.
Registros inmutables, sin posibilidad de manipulación manual.
Con Fitxa, los empleados fichan desde su app móvil o navegador, los datos quedan almacenados automáticamente en la nube y se pueden exportar en segundos para auditorías o inspecciones.
🧾 Cumple la ley sin papeles, sin errores y sin complicarte.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) continúa siendo uno de los puntos más sensibles para cualquier empresa.
En 2026, las inspecciones se centrarán especialmente en el tratamiento digital de los datos laborales.
Informar al empleado sobre el tratamiento de sus datos.
Garantizar accesos limitados por rol o responsabilidad.
Almacenar los datos en servidores dentro de la UE.
Proteger la información con cifrado y copias seguras.
Fitxa cumple con el RGPD desde su diseño:
Cifrado extremo a extremo.
Control de accesos y trazabilidad.
Servidores europeos y copias automáticas.
Datos siempre accesibles y protegidos.
🔒 Cumplimiento total sin depender de hojas o correos inseguros.
En 2026 se consolidará la exigencia de mantener toda la documentación laboral en formato digital y centralizado: contratos, nóminas, justificantes y bajas.
Documentación accesible en todo momento.
Conservación durante los plazos legales.
Control de acceso según el rol de cada usuario.
Disponibilidad inmediata ante inspección.
Fitxa permite subir, clasificar y compartir documentos laborales desde un único panel.
Cada empleado tiene su propio espacio con acceso seguro a sus contratos y nóminas, y los responsables pueden gestionar todo en segundos.
💼 Centraliza toda tu documentación y olvídate del caos de carpetas o correos.
La jornada laboral y los descansos seguirán bajo vigilancia en 2026.
La Inspección de Trabajo ha anunciado que intensificará el control sobre horas extraordinarias y pausas no registradas.
Registro de todas las horas extra trabajadas.
Aprobación previa por parte del responsable.
Descansos mínimos de 12 h entre jornadas y 36 h semanales.
Compensación o pago conforme al convenio.
Con Fitxa puedes:
Detectar automáticamente las horas extra.
Generar avisos automáticos a los managers.
Exportar informes oficiales de cumplimiento.
⏱️ Evita multas y gestiona las jornadas de forma justa y legal.
Todas las contrataciones, modificaciones y bajas deben comunicarse correctamente al SEPE y la Seguridad Social.
El retraso o la falta de comunicación puede derivar en sanciones o pérdida de bonificaciones.
Formaliza todos los contratos por escrito.
Conserva copias digitales seguras.
Asegúrate de registrar altas y bajas dentro de los plazos legales.
Con Fitxa puedes organizar todos los contratos por empleado, garantizando accesibilidad inmediata y trazabilidad completa.
El Estatuto de los Trabajadores establece derechos mínimos de descanso, vacaciones y permisos retribuidos.
En 2026, la Inspección de Trabajo priorizará la gestión transparente y trazable de estas ausencias.
Registrar y aprobar todas las solicitudes de vacaciones.
Garantizar 30 días naturales anuales como mínimo.
Registrar permisos por enfermedad, maternidad o cuidado familiar.
Los empleados solicitan vacaciones desde su app.
Los managers aprueban o rechazan en un clic.
El sistema genera un registro legal verificable.
🧘♂️ Menos burocracia, más equilibrio y cumplimiento.
La igualdad salarial sigue siendo obligatoria, y en 2026 aumentarán las revisiones.
Toda empresa debe mantener un registro retributivo actualizado, e implantar un plan de igualdad si supera los 50 empleados.
Fitxa facilita esta gestión permitiendo exportar datos laborales y de jornada, útiles para la elaboración de los informes de igualdad.
⚖️ La transparencia retributiva ya no es opcional: es una obligación legal.
Todas las empresas deben integrar la Prevención de Riesgos Laborales (PRL) en su gestión.
Esto incluye mantener los planes de emergencia y certificados formativos actualizados.
Fitxa te ayuda a mantener toda la documentación de PRL organizada y accesible desde un mismo panel, evitando pérdidas o sanciones por caducidad.
Cada vez más, las inspecciones laborales se realizan de forma digital y remota.
Por eso es esencial poder generar informes instantáneos y verificables sobre el control horario y la documentación.
Con Fitxa puedes:
Exportar informes de jornada, ausencias y documentos.
Consultar el historial completo de cada empleado.
Acreditar el cumplimiento de todas tus obligaciones laborales.
📈 En 2026, la trazabilidad será tu mejor defensa ante cualquier inspección.
El futuro de la gestión laboral pasa por la automatización.
En 2026, las empresas que sigan usando métodos manuales estarán en desventaja frente a las que digitalicen sus procesos.
Con Fitxa puedes reducir el tiempo administrativo hasta un 60 %, evitar errores humanos y centralizar toda la gestión en una sola herramienta.
🚀 Cumplir con la ley es el mínimo. Automatizar es tu ventaja competitiva.
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Requisito legal 2026 |
¿Cumples? |
|---|---|
|
Registro de jornada digital |
☐ |
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Cumplimiento del RGPD |
☐ |
|
Gestión documental laboral |
☐ |
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Registro de horas extra |
☐ |
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Comunicación de contratos |
☐ |
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Vacaciones y permisos |
☐ |
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Igualdad retributiva |
☐ |
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Prevención de riesgos |
☐ |
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Informes trazables |
☐ |
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Automatización de RRHH |
☐ |
Cuantos más ✅ marques, más preparada estará tu empresa para 2026.
El 2026 será el año en que la gestión laboral digital deje de ser una ventaja y se convierta en una obligación.
Cumplir con todos los requisitos legales es más fácil cuando cuentas con una herramienta diseñada para simplificar el trabajo diario.
Con Fitxa, podrás cumplir la ley, automatizar procesos y mejorar la productividad de tu empresa desde un solo lugar.
👉 Descubre Fitxa y gestiona el control horario, los documentos y las vacaciones de tus empleados fácilmente y sin complicaciones.
