Registro horario: errores más comunes que provocan sanciones
Las asesorías laborales se han convertido, en la práctica, en el filtro de calidad del control horario en España.
Cuando un cliente implanta un sistema deficiente, quien acaba revisando errores, corrigiendo datos y asumiendo riesgos es la asesoría.
Por eso la pregunta correcta no es:
“¿Qué software usan mis clientes?”
Sino:
“¿Qué requisitos mínimos debe cumplir un software para que yo pueda trabajar con tranquilidad?”
Esta guía está pensada para despachos profesionales y asesorías que gestionan múltiples empresas y necesitan un sistema fiable, ordenado y compatible con su operativa real.
Lo primero no es la interfaz, ni el precio, ni las automatizaciones.
Es el cumplimiento legal.
Un software de control horario debe garantizar:
Registro diario real de entrada y salida.
Conservación de los datos durante 4 años.
Acceso inmediato a históricos.
Identificación individual de cada trabajador.
Trazabilidad de modificaciones.
Si el sistema permite alterar fichajes sin dejar rastro, la asesoría asume un riesgo innecesario.
Una asesoría no quiere datos “bonitos”, quiere datos utilizables.
El software debe permitir:
Exportar fichajes en Excel o CSV.
Diferenciar jornadas, ausencias y bajas.
Identificar claramente horas extra.
Descargar informes por empresa.
Trabajar con formatos compatibles con A3, Sage, NominaSOL u otros programas habituales.
Si el despacho tiene que “limpiar” el archivo cada mes, el problema no es la asesoría, es el software.
Muchas herramientas están pensadas para una sola empresa.
Una asesoría necesita algo distinto.
Un software adecuado debe permitir:
Gestionar varias empresas desde un mismo panel.
Cambiar de cliente sin cerrar sesión.
Mantener datos totalmente separados.
Asignar accesos por empresa.
Exportar informes individuales.
La gestión multiempresa no es un extra, es una necesidad estructural.
No todo el mundo debe ver todo.
El sistema debe permitir:
Empleados con acceso solo a sus datos.
Responsables con acceso limitado a su empresa.
La asesoría con visión global de clientes asignados.
Esto no es solo organización interna.
Es cumplimiento del RGPD.
Cuando hay una inspección, la asesoría suele ser la primera llamada.
El software debe permitir demostrar:
Cuándo se realizó cada fichaje.
Si se modificó y por qué.
Quién hizo la modificación.
Que los datos no se rellenaron a posteriori.
Sin trazabilidad, la defensa ante inspección se debilita.
Algunas empresas necesitan geolocalización.
Otras no.
Un buen sistema debe:
Permitir activarla solo cuando esté justificado.
Registrar ubicación únicamente en el momento del fichaje.
Informar adecuadamente al trabajador.
La asesoría no debería tener que explicar por qué un cliente usa un sistema intrusivo sin justificación.
El control horario no vive aislado.
Debe conectar con:
Vacaciones.
Bajas médicas.
Permisos retribuidos.
Turnos rotativos.
Si las ausencias no están integradas, los datos enviados a nómina nunca cuadrarán del todo.
Un despacho puede necesitar consultar datos de hace 2 o 3 años.
El software debe permitir:
Acceder a cualquier periodo dentro del plazo legal.
Descargar informes históricos sin depender del cliente.
Evitar que la empresa tenga que “reconstruir” información.
Una asesoría trabaja mejor cuando el cliente entiende el sistema.
Si el software es complejo:
Los empleados fichan mal.
Se generan errores constantes.
La asesoría acaba haciendo soporte técnico.
Un sistema sencillo reduce incidencias y llamadas innecesarias.
El despacho necesita saber que:
El proveedor es estable.
El servicio no desaparece en un año.
Los datos están protegidos.
Existe soporte real.
El control horario no es una app secundaria: es documentación laboral obligatoria.
Como asesoría, conviene desconfiar si:
Solo permite Excel manual.
No deja rastro de cambios.
No conserva datos automáticamente 4 años.
No tiene multiempresa real.
No diferencia claramente ausencias y jornada trabajada.
No explica dónde se almacenan los datos.
Estas carencias acaban generando trabajo extra al despacho.
Fitxa está diseñada con este contexto en mente:
Cumplimiento legal claro y trazable.
Exportaciones limpias y rápidas.
Modo multiempresa real para asesorías.
Gestión integrada de ausencias y turnos.
Conservación automática de registros.
Roles y permisos diferenciados.
No es un ERP complejo.
Es una herramienta pensada para que asesorías y pymes trabajen sin fricción.
Cuando un cliente elige un software inadecuado, el impacto lo sufre la asesoría.
Por eso es razonable exigir estándares mínimos antes de aceptar trabajar con una herramienta.
Un buen software de control horario no solo cumple la ley.
Facilita la operativa mensual, reduce errores y protege al despacho ante inspecciones.
📊 Si gestionas varias empresas y quieres evitar correcciones constantes cada mes, empieza por revisar el software que están usando tus clientes.
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