Registro horario: errores más comunes que provocan sanciones
El control horario lleva años siendo obligatorio en España, pero en la práctica sigue generando dudas, errores y mucha inseguridad en pymes y asesorías.
No tanto por falta de voluntad, sino por falta de claridad: qué hay que registrar exactamente, cómo hacerlo bien y qué espera realmente la Inspección de Trabajo.
Esta guía está pensada para eso:
explicar de forma clara, práctica y actualizada cómo funciona el control horario en España en 2026, sin tecnicismos innecesarios ni interpretaciones confusas.
El control horario es el registro diario de la jornada laboral de cada trabajador.
No es una recomendación ni una buena práctica: es una obligación legal.
Desde el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas deben:
Registrar la hora de inicio y fin de la jornada.
Hacerlo cada día, para cada trabajador.
Conservar los registros durante 4 años.
Tenerlos disponibles ante una inspección.
El objetivo no es controlar a la plantilla, sino garantizar el cumplimiento de la jornada, los descansos y las horas extra.
La obligación es mucho más amplia de lo que a veces se cree.
Deben fichar:
Trabajadores a jornada completa.
Trabajadores a tiempo parcial.
Personal en teletrabajo.
Empleados con horarios flexibles.
Turnos rotativos.
Personal desplazado o móvil.
No deben fichar (con matices):
Alta dirección.
Autónomos reales (no falsos autónomos).
Si existe relación laboral, existe obligación de registro.
Aquí es donde muchas empresas fallan.
Un registro válido debe incluir, como mínimo:
Identificación del trabajador.
Fecha.
Hora real de entrada.
Hora real de salida.
Además, es muy recomendable:
Registrar pausas relevantes.
Mantener coherencia con el horario pactado.
Poder justificar modificaciones.
Un Excel rellenado “a final de mes” no cumple este criterio.
La ley es clara: 4 años.
Durante ese tiempo, los registros deben:
Estar accesibles.
Ser legibles.
Mantener su integridad.
Poder exportarse o mostrarse ante inspección.
Guardar archivos sueltos en un ordenador local o depender de copias manuales es un riesgo innecesario.
Cuando hay una inspección, el foco no está en el software, sino en los datos.
El inspector suele comprobar:
Que el registro existe y es diario.
Que las horas son coherentes (no “clonadas”).
Que no se rellenan a posteriori.
Que hay históricos.
Que se pueden justificar cambios.
Que cuadran con contratos y nóminas.
Si el registro no es fiable y trazable, puede considerarse inexistente.
Las sanciones no son teóricas.
Un registro inexistente o inválido puede suponer:
Multas desde 626 €.
Hasta 6.250 € en función de la gravedad.
Requerimientos adicionales.
Inspecciones recurrentes.
En muchos casos, el problema no es no fichar, sino fichar mal.
La ley no impone un método concreto, pero sí exige resultados.
Software de control horario digital.
Fichaje desde navegador o app.
Punto de fichaje en dispositivo compartido (kiosko).
Sistemas con identificación individual.
Hojas en papel rellenadas después.
Excels sin control de cambios.
Sistemas genéricos sin trazabilidad.
Declaraciones semanales de horas.
La diferencia está en la fiabilidad del dato, no en el formato.
No.
La geolocalización no es obligatoria y debe usarse con criterio.
Puede tener sentido en:
Trabajo móvil.
Técnicos en desplazamiento.
Multisede.
Pero siempre:
Solo al fichar.
Con información previa al trabajador.
Respetando el principio de proporcionalidad (RGPD).
Usarla sin justificación puede generar más problemas que beneficios.
El control horario trata datos personales, por lo que debe cumplir el RGPD.
Buenas prácticas mínimas:
Recoger solo los datos necesarios.
Limitar accesos según rol.
Informar al trabajador del tratamiento.
Definir plazos de conservación.
Evitar sistemas intrusivos.
Un sistema correcto registra tiempo, no comportamiento.
A lo largo de los años, estos son los fallos que más se repiten:
“Todos hacen el mismo horario, no pasa nada”.
“Si hay inspección, lo preparamos”.
“Lo rellenamos luego con calma”.
“Es solo para cumplir”.
“Ya lo guarda la gestoría”.
Son atajos que no aguantan una revisión.
Una implantación sencilla suele seguir este orden:
Definir horarios y reglas claras.
Elegir un sistema fácil para el empleado.
Explicar cómo y cuándo fichar.
Revisar los datos periódicamente.
Corregir errores con trazabilidad.
Exportar informes de forma regular.
Cuando el sistema es simple, el rechazo desaparece.
Un software como Fitxa está pensado para cubrir exactamente lo que pide la normativa y lo que necesita una pyme o una asesoría:
Fichaje desde móvil, navegador o dispositivo compartido.
Gestión de ausencias, vacaciones y turnos.
Exportación rápida de datos.
Conservación legal durante 4 años.
Trazabilidad de cambios.
Cumplimiento RGPD.
Modo multiempresa para asesorías.
Sin módulos innecesarios ni proyectos largos.
El control horario no es un problema legal, es un problema de cómo se aplica.
Cuando se entiende bien y se implanta con sentido común, deja de ser una carga y se convierte en una rutina más.
Esta guía no pretende asustar, sino dar claridad.
Porque en 2026, cumplir con el control horario no debería ser complicado, ni caro, ni generar estrés.
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