Registro horario: errores más comunes que provocan sanciones
El control horario es obligatorio en España desde 2019, pero en 2026 sigue siendo uno de los puntos donde más errores cometen pymes y autónomos con empleados.
No suele ser por mala fe, sino por desconocimiento, interpretaciones incorrectas o sistemas mal implantados.
Esta checklist está pensada como un documento práctico:
no para aprender la teoría, sino para comprobar rápidamente si tu empresa cumple o no con lo que exige la normativa laboral actual.
Puedes leerla de principio a fin o usarla como lista de verificación.
☐ Sí
☐ No
El registro debe ser diario, no semanal ni mensual.
Rellenar horas “a posteriori” invalida el control horario ante una inspección.
👉 Si la respuesta es “no”, hay riesgo claro de sanción.
☐ Sí
☐ No
No basta con indicar “8 horas trabajadas”.
La ley exige hora concreta de inicio y fin de la jornada.
Ejemplo incorrecto:
“Jornada completa: 8 h”
Ejemplo correcto:
Entrada: 08:12
Salida: 16:21
☐ Sí
☐ No
Cada fichaje debe estar vinculado a una persona concreta.
Usuarios genéricos o fichajes compartidos no son válidos.
Esto aplica tanto a:
fichaje desde móvil,
navegador,
como a puntos de fichaje compartidos (kiosko).
☐ Sí
☐ No
El registro debe hacerse cuando empieza y termina la jornada, no después.
Sistemas que permiten “reconstruir” horarios generan problemas en inspección.
☐ Sí
☐ No
☐ No aplica
No todas las pausas deben ficharse, pero sí aquellas que afectan al cómputo de la jornada (pausas largas, descansos no retribuidos, etc.).
La clave es la coherencia entre:
horario pactado,
fichajes reales,
y nóminas.
☐ Sí
☐ No
Este punto es obligatorio.
Los registros deben conservarse durante 4 años, completos y accesibles.
Guardar solo el último año o depender de copias manuales no es suficiente.
☐ Sí
☐ No
Ante una inspección, no vale decir:
“lo buscamos y lo enviamos”
Los registros deben estar disponibles en el momento, en formato legible.
☐ Sí
☐ No
Los errores existen.
Lo importante es que cualquier corrección:
quede registrada,
tenga fecha,
y se sepa quién la hizo.
Modificar fichajes sin trazabilidad es uno de los motivos más habituales de sanción.
☐ Sí
☐ No
☐ No tenemos teletrabajo
El teletrabajo no elimina la obligación de fichar.
Los empleados que trabajan desde casa deben registrar su jornada igual que los presenciales.
☐ Sí
☐ No
Comprueba que:
recoges solo los datos necesarios,
informas al trabajador del tratamiento,
limitas accesos por rol,
no usas sistemas intrusivos.
El control horario registra tiempo, no comportamiento.
☐ Sí
☐ No
☐ No usamos geolocalización
La geolocalización:
no es obligatoria,
debe usarse solo si el puesto lo justifica,
y únicamente en el momento del fichaje.
Usarla “por si acaso” puede vulnerar el RGPD.
☐ Sí
☐ No
En una inspección, los fichajes se comparan con:
tipo de contrato,
jornada pactada,
horas extra,
nóminas.
Las incoherencias son una señal de alerta inmediata.
✔ Todas o casi todas en “sí”
→ Tu control horario está bien implantado.
⚠️ Varias respuestas en “no”
→ Hay riesgo legal y conviene corregirlo cuanto antes.
🚨 Muchos “no” o dudas
→ El sistema actual no es fiable ante inspección.
Fichar solo “para cumplir”.
Usar Excel sin control de cambios.
No registrar teletrabajo.
No conservar históricos completos.
Corregir fichajes sin dejar rastro.
Son errores comunes, pero evitables.
La checklist no sirve de mucho si el sistema no ayuda.
Un software como Fitxa facilita que todos estos puntos se cumplan de forma natural:
Fichaje en tiempo real desde móvil, navegador o kiosko.
Identificación individual.
Registro y trazabilidad de cambios.
Conservación automática durante 4 años.
Exportación rápida para asesorías.
Cumplimiento RGPD.
Sin procesos manuales ni improvisaciones.
El control horario no se revisa cuando todo va bien, sino cuando hay una inspección o un conflicto.
Tener esta checklist cubierta es una forma sencilla de reducir riesgos y ganar tranquilidad.
Si tu empresa o tus clientes son pymes o autónomos con empleados, esta lista te da una referencia clara de qué revisar y qué corregir.
📋 Si al pasar esta checklist te han surgido dudas, mejor resolverlas ahora que en una inspección.
Descubre cómo cumplir el control horario de forma clara y sin fricción con Fitxa en fitxa.es
